5 dicas para organizar mensagens no Gmail

São Paulo - A capacidade praticamente ilimitada do Gmail é um convite à bagunça. As mensagens vão se acumulando e pode ficar difícil distinguir o que é importante de coisas dispensáveis. Esta é uma sequência progressiva de dicas para quem quer por ordem na correspondência no serviço de e-mail do Google.

A primeira dica pode parecer um tanto óbvia, mas ela é um passo necessário para as demais. A cada passo, você usará ferramentas mais avançadas para organizar a correspondência, até automatizar a classificação de mensagens por meio de filtros.

1 - Use marcadores

Suponhamos que você receba mensagens da família, dos amigos e dos colegas de trabalho, além de newsletters sobre vários assuntos. O primeiro passo para organizá-las é criar um marcador para cada grupo de pessoas ou tipo de mensagem. Para isso, basta clicar no botão Marcadores, logo acima da lista de mensagens e selecionar a opção Criar Novo. Depois, digite um nome como “Família” ou “Amigos”. Para atribuir um marcador já existente a uma mensagem que está sendo visualizada, basta acionar o botão Marcadores e escolher o rótulo a ser aplicado. Note que o Gmail vai listar os marcadores na coluna esquerda, abaixo do botão Escrever E-mail. Clicando num deles, somente as mensagens que contêm aquele marcador serão exibidas. Assim, fica fácil, por exemplo, visualizar apenas as mensagens enviadas pelos colegas de trabalho ou pela família.

2 - Acerte as cores

É bastante mais fácil identificar visualmente os marcadores se cada um deles tiver uma cor diferente. Vamos colori-los. O Gmail lista os marcadores na coluna esquerda. Posicionando o cursor do mouse sobre um deles, aparece, à direita, um botão com uma setinha para baixo. Clique nele para abrir um menu que permite escolher o aspecto do marcador e outros detalhes.

3 - Arquive para despoluir

Em alguns casos, é suficiente classificar as mensagens com marcadores para que a caixa Entrada fique visualmente organizada. Mas é possível que você receba muitas mensagens que quer tirar do caminho para não poluir a lista. Se você não quiser apagar essas mensagens (elas podem ter alguma informação útil que vale a pena guardar), uma solução é usar o botão Arquivar, no alto da página. A conversa toda some da lista, mas permanece no servidor do Gmail. Ela ainda pode ser encontrada pelo mecanismo de busca ou clicando em Todas as Mensagens na coluna esquerda.