A importância da simplicidade nas aplicações

SÃO PAULO - Esforços para simplificar um portfólio de aplicações por meio da consolidação podem resultar em aplicações mais complexas entregues aos usuários.

É fundamental compreender como os usuários definem simplicidade, já que o crescente apetite por autonomia na seleção de aplicações e as oportunidades para satisfazer este desejo podem corroer objetivos de consolidação.

Considerações Básicas

A insatisfação do usuário com aplicações complexas é um dos fatores que levam à duplicação e à fragmentação do portfólio de aplicação da organização.

Para um usuário, uma aplicação é pouco mais do que um conjunto de funções necessárias à execução de processos corporativos específicos ou como suporte à produtividade colaborativa.

Os esforços para consolidação de aplicações que compactam diversas exigências funcionais simples em poucas soluções efetivas podem aumentar a complexidade do sistema para os usuários. Este é especialmente o caso em que a solução racional não oferece valor agregado por meio de áreas como aumento da consistência de processos, melhores relatórios ou uma nova interface de usuário considerada por estes uma melhora significativa.

Recomendações

Todo esforço de consolidação de aplicação visando aplicações contextuais (especialmente quando são usadas estratégias de redução de aplicações ou de migração de aplicações) deve ser acompanhado de esforços discretos que garantam a simplicidade da aplicação para o usuário.

ANÁLISE

Consolidação e racionalização são temas comuns no cenário de TI. Organizações de TI estão frequentemente no processo de consolidação de data centers, servidores e provedores de serviços, repositórios de conteúdo e gerenciamento de ativos, além de, obviamente, o portfólio de aplicações.

Talvez uma das mais interessantes dinâmicas de qualquer esforço de consolidação, principalmente o de consolidação de aplicações, seja a sua natureza perpétua. Os esforços para consolidar um portfólio de aplicação são normalmente aquilo que motiva as organizações a criarem soluções únicas. Isso, consequentemente, leva a uma proliferação insustentável de aplicações que precisam de esforços de consolidação renovados.

O ciclo sempre existirá. Entretanto, não é ilógico tentar reduzi-lo (minimizando a extensão dos fragmentos resultantes e impedir que os esforços de consolidação se tornem obrigações penosas). Há várias facetas para conseguir atingir este objetivo. Um que não pode ser negligenciado é a necessidade de gerenciar melhor o impacto da consolidação de aplicações nos usuários. Embora não seja uma regra, existem muitas situações nas quais os usuários sentem um crescente desejo de obter autonomia na seleção de aplicações e em que há cada vez mais oportunidade de satisfazê-los.

Consolidação, simplificação e o usuário

A consolidação é uma abordagem efetiva para lidar com a complexidade que contamina os sistemas de TI. O estudo científico de sistemas complexos identificou que esta complexidade é basicamente uma função do número de componentes interconectados em um sistema, e não do número real de componentes. Essa dinâmica está provocando um crescimento na área de gerenciamento de complexidade. Uma conclusão é que a simplicidade do sistema e a capacidade do sistema não são mutuamente exclusivas. A simplicidade é alcançada tratando das interconexões entre os componentes, mas não necessariamente exige que os componentes sejam eliminados.

A perspectiva é consistente com a forma como a complexidade se integra ao portfólio de aplicações. Muitas aplicações encontram seu caminho para o portfólio de TI de uma maneira oportunista. Muitas vezes, essas aplicações acabam exigindo uma integração funcional ou de dados com outras aplicações e subcomponentes do sistema. Conforme cresce o número de aplicações, o número de interconexões aumenta exponencialmente.

Portanto, um dos principais objetivos de qualquer esforço de consolidação é a simplificação. Quando simplificamos a consolidação, é provável que aumentemos sua eficácia e reduzamos custos. Esses benefícios tradicionalmente vem em forma de ganhos de produtividade ou em valor corporativo geral. No caso dos ganhos de produtividade de TI, os benefícios poderiam ser o fim da sobreposição de componentes de middleware, a redução de depósitos de dados duplicados ou uma melhor posição de negociação com fornecedores. O valor corporativo é frequentemente o resultado de uma melhor consistência na execução do processo por meio da padronização. 

Porém, existe uma terceira dimensão que também deve ser considerada: as necessidades dos usuários. Essas necessidades são distintas das melhorias em valor corporativo e produtividade de TI.

Muitas organizações aceitarão a contragosto o fato de que os usuários de tecnologia não consideram os ganhos de produtividade de TI necessariamente importantes. Não é que esses ganhos não sejam relevantes, é simplesmente que os usuários não estão preocupados com isso. Mas ocorre exatamente o mesmo com melhorias de valor corporativo. Com a exceção de poucos executivos, os usuários não são avaliados pela eficiência em um processo continuado. Eles geralmente são avaliados pelo seu componente específico. Apesar de um ganho de produtividade na organização ser uma boa notícia, isso não significa muito para um usuário se a sua produtividade específica permanece igual ou piora.

Gostemos disso ou não, no final das contas é por meio de uma visão individualista que os usuários criticam uma aplicação. Na prática, isso significa que, para um usuário, a aplicação é pouco mais do que um conjunto de funções necessárias para executar processos corporativos específicos ou para dar suporte a sua produtividade pessoal ou colaborativa. Estamos começando a entender que os usuários são incrivelmente menos tolerantes com funções supérfluas às suas necessidades diretas. O conceito “tudo para todo”, as aplicações desnecessariamente sofisticadas são uma fonte de frustração que está levando os usuários a procurar alternativas simples.

Isso tem um impacto direto no esforço de consolidação de aplicação. Como vimos, reduzir o número de aplicações simplifica o portfólio e gera benefícios para a produtividade de TI e para o valor corporativo geral. Muitas vezes, contudo, isso resulta em uma maior complexidade para os usuários. Tenha em mente que a complexidade é uma função do número de componentes interconectados em um sistema. Baseando-nos na perspectiva de aplicação restrita de um usuário, esses componentes são as funções efetivas. Por isso, as interconexões entre esses componentes aumentam quando eles são consolidados em menos aplicações.

Este é o x da questão: frequentemente, os usuários não se dão conta dos benefícios da simplificação quando as aplicações estão consolidadas. A perspectiva de simplicidade do usuário basicamente não é fatorada. Em vez disso, os usuários acabam com as mesmas soluções desnecessariamente sofisticadas que produzem o desejo de buscar alternativas mais simples, deste modo estimulando um dos fatores que fragmentam o portfólio de aplicações. Essa não é uma conseqüência universal.

Há variadas reações de usuários à consolidação. Um bom exemplo é a solução para previsão de vendas que se transforma em um complexo sistema de CRM. Esse cenário específico gera férteis oportunidades de vendas para provedores de CRM como SaaS. Os usuários de vendas e marketing desejam acesso comum a dados de clientes, e tendem a não querer usar uma aplicação em um pacote com ferramentas relevantes para outros usuários. Entretanto, o gerente de RH pode ser mais do que feliz por ter uma discreta aplicação de folha de pagamentos consolidada com uma solução de ERP mais ampla, caso ela ajude a transmitir de volta os dados para o livro de registros gerais, a executar a distribuição de tarefas e enviar as informações novamente ao sistema de folha de pagamentos. Existem também aplicações que gerenciam processos altamente complexos resultantes de exigências legislativas ou de conformidade. Nesses casos, as chances de uma tomada de decisão autônoma dos usuários são extremamente limitadas.

Lidar com essa situação depende do tipo da atividade de consolidação. O Gartner identificou quatro modelos de consolidação de aplicações.

• Consolidação específica

• Redução de aplicação

• Padronização de aplicação

• Migração de aplicação

Também definimos duas categorias de tipos de aplicação: aplicações nucleares suportam (ou deveriam suportar) uma diferenciação competitiva positiva, e aplicações contextuais são necessárias para gerir o negócio, mas não produzem diferenciação competitiva.

Conforme notamos, as aplicações contextuais estão mais expostas às duplicações. É nesta área que o foco precisa ser mantido para gerenciar a reação do usuário às atividades de consolidação. Isso é importante quando a estratégia de consolidação depende da redução de aplicações e da migração de aplicações, porque essas abordagens aumentam a probabilidade de os usuários terem que lidar com soluções mais complexas.

O ideal seria que as organizações de TI começassem a implementar um processo de design conceitual explícito. Um processo deste tipo é necessário para identificar “cenários de uso”. Esses, por sua vez, são razões intuitivamente válidas para querer utilizar uma aplicação, e podem funcionar como sinalizadores para determinar a base funcional necessária para satisfazer os usuários, enquanto se minimiza o potencial de capacidades supérfluas. Como a ajuda de um cenário de uso, a organização de TI deve, inicialmente, garantir que a consolidação de aplicações contextuais está conectada com variadas potenciais estratégias de simplificação:

• Considere composições de aplicação leves. Em situações específicas em que a consolidação de aplicação pode levar a um ambiente orientado a serviço mais robusto, o benefício associado da composição do serviço pode ser usado para construir soluções com bases menores e mais particularmente funcionais. Este é especialmente o caso em que uma aplicação é padronizada para um ambiente com uma arquitetura SOA.

• Alinhe a consolidação de aplicação com decisões de racionalização de entrada. Duplicações de aplicações e de entradas são problemas paralelos em muitas organizações. Relacionando a consolidação de aplicações com o processo de racionalização “compre, mantenha, venda” pode diminuir o número de aplicações, enquanto contextualiza conteúdo e aplicações para os usuários.

• Procure fornecedores que compreendam essa dinâmica. Os fornecedores estão começando a explorar diferentes maneiras de contextualizar aplicações gerais. Um exemplo é o que a SAP está fazendo com sua oferta de Business ByDesign. Com este produto, a SAP está oferecendo uma interface de usuário totalmente baseada. Outro exemplo é a Salesforce.com, que fornece uma abordagem inovadora para que os usuários explorem, aprendam e adotem as capacidades funcionais do produto por meio de instruções de melhores práticas e de painéis de análise de conta pessoal.

• Obrigado por ignorar minha contribuição. A propósito, "Any" não se traduz como "Todo"
  enviado por: Jansen Brilhante de Albuquerque em 01/09/2010 - 11:07
• Caros, o trecho que estava inglês já foi traduzido para o português. Peço desculpas pelo inconveniente.
  enviado por: Kátia Arima em 30/08/2010 - 18:41
• "deve ser seguido de esforços discretos para garantir a simplicidade da aplicação para o usuário." Desculpe, após revisar, vi que ficaria melhor: "deve ser acompanhado de esforços discretos para garantir a simplicidade da aplicação para o usuário."
  enviado por: Jansen Brilhante de Albuquerque em 30/08/2010 - 16:29
• Esqueceram de traduzir uma parte: "Recomendações Any application consolidation effort targeting contextual applications — specifically where application reduction or application migration strategies are used — must be coupled with discrete efforts to ensure the simplicity of the application for the user." Qualquer esforço para consolidação de aplicações com alvo em aplicações contextuais - especificamente onde estratégias de redução de aplicação ou migração de aplicação são usadas - devem ser seguido de esforços discretos para garantir a simplicidade da aplicação para o usuário.
  enviado por: Jansen Brilhante de Albuquerque em 30/08/2010 - 16:26
• O 6º parágrafo ainda está em inglês...
  enviado por: Fábio Alves Corrêa em 30/08/2010 - 15:27

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