15 Coisas que você precisa saber sobre o Excel 2007
Software bom em versão nova parece casa recémreformada. A curiosidade em saber o que o pessoal da obra aprontou é enorme, mas entramos devagar, observando nada detalhe e avaliando se o serviço foi feito direito. A sensação ao começar a trabalhar com o Excel 2007 é semelhante. Instalados os 605 MB do Office Enterprise 2007, escarafunchamos cada canto do Excel e selecionamos 15 dos melhores acréscimos produzidos pela Microsoft. Acompanhe.
POR LUCIA REGGIANI
1 - Porta principal
O primeiro choque do usuário ao abrir o Excel 2007 é a ausência das barras de menus e ferramentas. Elas foram substituídas pela Faixa, uma barra equipada com ferramentas e opções que mudam de acordo com a aba selecionada. O segundo choque é a ausência do menu Arquivo. Agora, o ponto de partida para criar, abrir, salvar, publicar e imprimir planilhas e pastas de trabalho do Excel é o botão Office, que abre um menu com opções similares aos do antigo Arquivo. Uma das novidades dessa porta de entrada é o verificador de compatibilidade, que identifica recursos não suportados por versões anteriores do Excel. Mas se você não abre mão dos ícones Abrir e Salvar, por exemplo, pode personalizar a barra de acesso rápido, acima das abas da Faixa.
2 - Inspeção de documento
Antes de publicar a planilha na web ou compartilhar, convém verificar se ficou alguma informação oculta que não deve ser acessada por outra pessoa. No Excel 2007, a verificação é feita pelo Inspetor de Documentos. Para acioná-lo, clique no botão Office, aponte Preparar e selecione Inspecionar Documento. O Inspetor verifica se há comentários e anotações, linhas, colunas e planilhas ocultas e informações pessoais, entre outros itens, e apresenta um relatório do que encontrou.
3 - Haja dados
Quem reclamava das dimensões das planilhas do Excel vai nadar de braçada na nova versão. O número de colunas saltou de 256 para 16 384, e o de linhas passou de 65 536 para 1 048 576. A largura da coluna comporta 255 caracteres, e a altura da linha vai a 409 pontos. As quebras de página possíveis somam 1 026 na horizontal e na vertical, e cada célula pode conter um total de 32 767 caracteres. O tamanho supermegaplus só foi possível, segundo a Microsoft, graças aos novos formatos de arquivo e às mudanças nas entranhas do programa.
4 - Novos formatos
Os formatos-padrão de arquivo mudaram no Excel 2007. Baseados em XML, esses novos formatos produzem arquivos mais enxutos. Veja quais são eles:
Pasta de trabalho: .xlsx
Pasta de trabalho habilitada para macro: .xlsm
Pasta de trabalho binária: .xlsb
Modelo: .xltx
Modelo habilitado para macro: .xltm
Suplemento: .xlam
5 - Trabalho em grupo
O Excel não foi feito para o trabalho em grupo, mas ganhou recursos úteis para o compartilhamento de arquivos e o controle de alterações. Numa rede com Windows Server 2003, servidor web IIS, ASP.Net, .NET Framework 2.0 e o Windows SharePoint Services, é possível rodar a planilha no servidor, permitir alterações por vários usuários e identificar quem, quando e quais dados modificou. A configuração do compartilhamento não tem mistério. Abra a planilha, acione o menu Revisão e escolha Compartilhar Pastas de Trabalho. Na aba Editar da caixa de diálogo, marque a opção Permitir alterações por vários usuários. Na aba Avançadas, defina o tempo de manutenção do histórico de mudanças e o de atualização das alterações, regras para conflito e exibição dos dados e dê OK. Ainda no menu Revisão, acione Controlar Alterações e Realçar Alterações. Marque a opção Controlar Alterações ao Editar, desmarque as caixas Quando, Autor e Onde, mantenha habilitada a opção Realçar Alterações na Tela e dê OK. A planilha agora mostra as células modificadas em realce. Ao clicar em uma delas, o programa abre uma janelinha com o nome, data, horário de quem mexeu ali, o dado original e o modificado. Importante: se alguém começou a mexer no arquivo, uma notificação aparecerá e será preciso esperar o outro salvar para você ver o que foi feito.
6 - Gráficos caprichados
Revista e melhorada, a ferramenta de construção de gráficos do Excel acrescentou novos efeitos tridimensionais e de transparência aos modelos de sempre, dando um aspecto mais profissional a eles. Dá para aplicar efeitos 3D, sombras e gradientes com vários graus de transparência até no preenchimento da área de gráfico. Para mudar o tipo, o layout e as combinações de cores basta um clique nas opções oferecidas pela faixa específica da ferramenta.
7 - Acerto de margens
Aqueles ajustes que você sempre quis fazer na planilha antes de imprimir tornaram-se possíveis na versão 2007. Em vez de ficar digitando números na base da tentativa e erro para ajustar as margens, agora dá para fazer os acertos utilizando opções pré-configuradas. Como? Acione a aba Layout de página, clique em Margens e escolha entre a configuração personalizada mais recente e as opções Normal, Larga e Estreita. Também é possível alterar as quebras de página simplesmente arrastando-as com o mouse. Na aba Exibição, escolha a opção Visualização da quebra de página e ponha o mouse para trabalhar.
8 - XPS ou PDF?
Quando se fala em formato de arquivo de layout fixo, fácil de compartilhar e imprimir e difícil de modificar, a escolha mais comum é o PDF (Portable Document Format, da Adobe). Uma outra opção que estréia no Office 2007 é o formato XPS (XML Paper Specification, da Microsoft). Mas para salvar ou exportar arquivos do Excel em PDF ou XPS é preciso primeiro instalar o plug-in Save As PDF and XPS. Os 935 KB do suplemento estão disponíveis para download em www.info.abril.com.br/download/4719.shtml. Se preferir, clique no botão Office, aponte para Salvar Como e escolha Localizar suplementos.
9 - Mais modelos
Mesmo o usuário mais traquejado em Excel vai querer aproveitar os novos modelos prontos de planilha que acompanham a versão 2007. Entre os modelos mais úteis está a pasta de trabalho Orçamento Mensal Pessoal, que traz colunas para receitas e despesas projetadas e reais, dando uma boa medida do acerto ou não do planejamento. Outro modelo bacana é o Controlador de Pressão Sangüínea, feito de encomenda para os hipertensos. Mais modelos estão disponíveis no site da Microsoft. Todos podem ser personalizados e salvos como modelo novo, só que agora em três formatos diferentes, como você viu no item 4.
10 - Texto em coluna
Inserir texto numa célula e fazê-lo ocupar mais linhas na mesma coluna ficou bem mais fácil na encarnação 2007. Escreva o texto, acione a aba Início e clique no botão Quebrar Texto Automaticamente. Se o texto for longo e puder se estender à célula da coluna vizinha, selecione as duas células e acione o botão Mesclar e centralizar. Ops, não funcionou? Verifique se a célula está com altura fixa. No canto esquerdo da planilha, clique no número da linha com o botão direito do mouse, escolha Altura da linha e faça a alteração.
11 - Macros seguras
Todo mundo concorda que as macros são ótimos recursos para automatizar tarefas repetitivas. O problema é que, como elas são escritas em código VBA (Visual Basic for Applications), acabam abrindo portas para os hackers espalharem vírus. Como saber quais macros são confiáveis? Por padrão, o Centro de Confiabilidade do Office 2007 avalia a macro considerando a assinatura digital, o certificado e o editor. Se quiser ajustar as opções de segurança da macro, clique no botão Office e escolha Opções do Excel. No painel da esquerda, selecione Central de Confiabilidade e clique no botão Configurações da Central de Confiabilidade. Na tela seguinte, fique com Configurações de Macro, marque o que deseja
12 - Rolagem fácil
Trabalhar com planilhas repletas de linhas e colunas é complicado, uma vez que as referências dos dados ficam muito distantes da informação. Comparar os dados de planilhas enormes é mais complicado ainda. Para facilitar essas tarefas, o Excel incluiu novas funcionalidades no painel Janela, na aba Exibição. É possível criar novas janelas do mesmo documento, abrir outra planilha na mesma janela, sincronizar a rolagem de duas planilhas numa janela e alternar janelas.
13 - Célula com estilo
O Excel 2007 vem recheado de estilos de célula predefinidos para vários tipos de dados, incluindo os hiperlinks. Para mudar a aparência das células, acione a aba Início e clique na seta ao lado de Estilos de Célula. Experimentar cada estilo é simplérrimo: selecione uma ou mais células e passe o cursor sobre o modelo de estilo para visualizar a aplicação no ato.
14 - Formatação condicional
Um jeito de deixar a planilha dar o seu recado de forma mais visual é aplicar a formatação condicional, que permite que o valor da célula defina a sua forma. Com os recursos de formatação condicional do Excel 2007, dá para mudar a cor de fundo, inserir ícones e até mesmo criar um gráfico de barras dentro das células. Por exemplo, você pode determinar que o volume semestral de vendas seja exibido em vermelho se for maior que 90. Para isso, selecione a célula ou um intervalo delas, acione a aba Início, clique no botão Formatação condicional e aponte para Realçar Regras das Células. Escolha a regra de comparação que deseja aplicar, especifique o critério e clique em OK.
15 - Tabelas a toda prova
Uma planilha, um conjunto de células ou vários conjuntos de células de uma mesma planilha podem ser convertidos em tabela. Nesse formato, fica mais fácil analisar, classificar e filtrar um grupo de dados em linhas e colunas. Para criar uma tabela, primeiro selecione o grupo de células, incluindo o cabeçalho. Depois, na aba Inserir, clique no botão Tabela. Se quiser criar a tabela com opções de estilo, selecione as células, acione a aba Início e clique no botão Formatar Como Tabela.
Matriz da TIM é acusada de truste (03/04/2009, 07h46)
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