Microsoft Excel 2007

Usar o novo Excel, da Microsoft, é uma sequência de choques. O primeiro choque do usuário ao abrir o Excel 2007 é a ausência das barras de menus e ferramentas. Elas foram substituídas pela Faixa, uma barra equipada com ferramentas e opções que mudam de acordo com a aba selecionada.

O segundo choque é a ausência do menu Arquivo. Agora, o ponto de partida para criar, abrir, salvar, publicar e imprimir planilhas e pastas de trabalho do Excel é o botão Office, que abre um menu com opções similares aos do antigo Arquivo. Uma das novidades dessa porta de entrada é o verificador de compatibilidade, que identifica recursos não suportados por versões anteriores do Excel. Mas se você não abre mão dos ícones Abrir e Salvar, por exemplo, pode personalizar a barra de acesso rápido, acima das abas da Faixa.

Inspeção de documento

Antes de publicar a planilha na web ou compartilhar, convém verificar se ficou alguma informação oculta que não deve ser acessada por outra pessoa. No Excel 2007, a verificação é feita pelo Inspetor de Documentos. Para acioná-lo, clique no botão Office, aponte Preparar e selecione Inspecionar Documento. O Inspetor verifica se há comentários e anotações, linhas, colunas e planilhas ocultas e informações pessoais, entre outros itens, e apresenta um relatório do que encontrou.

Haja dados

Quem reclamava das dimensões das planilhas do Excel vai nadar de braçada na nova versão. O número de colunas saltou de 256 para 16 384, e o de linhas passou de 65 536 para 1 048 576. A largura da coluna comporta 255 caracteres, e a altura da linha vai a 409 pontos. As quebras de página possíveis somam 1 026 na horizontal e na vertical, e cada célula pode conter um total de 32 767 caracteres. O tamanho supermegaplus só foi possível, segundo a Microsoft, graças aos novos formatos de arquivo e às mudanças nas entranhas do programa.

Trabalho em grupo

O Excel não foi feito para o trabalho em grupo, mas ganhou recursos úteis para o compartilhamento de arquivos e o controle de alterações. Numa rede com Windows Server 2003, servidor web IIS, ASP.Net, .NET Framework 2.0 e o Windows SharePoint Services, é possível rodar a planilha no servidor, permitir alterações por vários usuários e identificar quem, quando e quais dados modificou. A configuração do compartilhamento não tem mistério. Abra a planilha, acione o menu Revisão e escolha Compartilhar Pastas de Trabalho. Na aba Editar da caixa de diálogo, marque a opção Permitir alterações por vários usuários. Na aba Avançadas, defina o tempo de manutenção do histórico de mudanças e o de atualização das alterações, regras para conflito e exibição dos dados e dê OK. Ainda no menu Revisão, acione Controlar Alterações e Realçar Alterações. Marque a opção Controlar Alterações ao Editar, desmarque as caixas Quando, Autor e Onde, mantenha habilitada a opção Realçar Alterações na Tela e dê OK. A planilha agora mostra as células modificadas em realce. Ao clicar em uma delas, o programa abre uma janelinha com o nome, data, horário de quem mexeu ali, o dado original e o modificado. Importante: se alguém começou a mexer no arquivo, uma notificação aparecerá e será preciso esperar o outro salvar para você ver o que foi feito.

Gráficos caprichados

Revista e melhorada, a ferramenta de construção de gráficos do Excel acrescentou novos efeitos tridimensionais e de transparência aos modelos de sempre, dando um aspecto mais profissional a eles. Dá para aplicar efeitos 3D, sombras e gradientes com vários graus de transparência até no preenchimento da área de gráfico. Para mudar o tipo, o layout e as combinações de cores basta um clique nas opções oferecidas pela faixa específica da ferramenta.

Rolagem fácil

Trabalhar com planilhas repletas de linhas e colunas é complicado, uma vez que as referências dos dados ficam muito distantes da informação. Comparar os dados de planilhas enormes é mais complicado ainda. Para facilitar essas tarefas, o Excel incluiu novas funcionalidades no painel Janela, na aba Exibição. É possível criar novas janelas do mesmo documento, abrir outra planilha na mesma janela, sincronizar a rolagem de duas planilhas numa janela e alternar janelas.

Formatação condicional

Um jeito de deixar a planilha dar o seu recado de forma mais visual é aplicar a formatação condicional, que permite que o valor da célula defina a sua forma. Com os recursos de formatação condicional do Excel 2007, dá para mudar a cor de fundo, inserir ícones e até mesmo criar um gráfico de barras dentro das células. Por exemplo, você pode determinar que o volume semestral de vendas seja exibido em vermelho se for maior que 90. Para isso, selecione a célula ou um intervalo delas, acione a aba Início, clique no botão Formatação condicional e aponte para Realçar Regras das Células. Escolha a regra de comparação que deseja aplicar, especifique o critério e clique em OK.

Um detalhe importante: para testar o Excel, é necessário baixar a suíte completa do Microsoft Office 2007. 

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