Tarefas no prazo com a ajuda do Excel

Um gráfico de Gantt dá a maior força na hora de acompanhar o desenvolvimento de projetos

Por , de INFO Online
• 18 de janeiro de 2010 - 07h45
Qualquer gerente de projeto sabe como é árduo controlar prazos e recursos. O atraso em uma das etapas pode comprometer todo o cronograma e impactar os custos. Se o projeto é vultoso, o uso de uma ferramenta como o Project pode ser indispensável. Com trabalhos mais simples, no entanto, o Excel dá conta do recado, possibilitando a criação de um gráfico para acompanhar visualmente o andamento das tarefas de um projeto. O Excel não dispõe de um gráfico específico para esse trabalho, conhecido como gráfico de Gantt, mas é possível simular uma representação desse tipo usando um gráfico de barras empilhadas e lançando mão de alguns pequenos truques.

Entrada de dados



O primeiro passo para criar um gráfico de Gantt é entrar com os dados corretamente na planilha. Ela conterá três colunas – descrição das tarefas, início previsto das atividades e tempo de duração. A descrição das tarefas fica na coluna A. Deixe a célula A1 em branco para que o Excel reconheça que a primeira linha contém os nomes das séries e a primeira coluna as etiquetas de categoria. A partir da linha 2, liste as tarefas necessárias à execução do projeto. Na célula B1, escreva Início e, a partir da B2, insira as datas em que cada tarefa tem de começar a ser desenvolvida. Na coluna C, escreva Duração na primeira linha e, nas seguintes, o intervalo de tempo estimado para a conclusão de cada etapa.
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Esconda parte da barra



Concluído o preenchimento da tabela, selecione todo o conjunto de células, abra a guia Inserir e, no grupo de ferramentas Gráfico, clique na opção Barras para abrir a galeria correspondente. Escolha a segunda opção – Barras Empilhadas – para que o Excel monte o gráfico. Clique sobre a legenda e delete-a. Em seguida, clique na categoria do eixo vertical – a lista de tarefas – com o botão direito do mouse e selecione Formatar Eixo. Marque o item Categorias Em Ordem Inversa para apresentar as tarefas em sequência, começando do topo. Na área Eixo Horizontal Cruza Em, marque o item Na Categoria Máxima. Esse passo é necessário para que o Excel apresente as datas na parte inferior do gráfico. Clique em Fechar.

Feito isso, clique com o botão direito do mouse na série de dados Data de Início – é a parte mais à esquerda das barras – e leve e solte o mouse até Formatar Série de Dados. Nesta caixa de diálogo, defina a sobreposição de séries em 100%. Abra a categoria Preenchimento e marque a opção Sem Preenchimento. Na categoria Cor de Borda, escolha Sem Linha. Todas essas definições fazem com que a série de dados Data do Início fique escondida no gráfico.
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Formate as datas
Na sequência, selecione o eixo horizontal (as datas de início propriamente ditas) com o botão direito do mouse e escolha Formatar Eixo. Nos campos Mínimo e Máximo, você terá de informar as datas que deseja mostrar no gráfico. O problema aqui é que esses números precisam estar no formato de data interpretado internamente pelo Excel (vejo abaixo, em Qual é a data?, como descobrir a equivalência numérica de uma data). No exemplo, digitamos 39085, que corresponde a 03/01/2007, no Mínimo e 39142, que se refere a 01/03/2007, no campo Máximo. Em Unidade Principal, digitamos 7 para exibir intervalos de uma semana. Para habilitar esses três campos para a digitação dos valores é necessário marcar antes as opções Fixo. Quer mostrar a data em que formato? Clique na categoria Número na mesma caixa de diálogo Formatar Eixo e eleja o formato de sua preferência – no exemplo, optamos pelo formato 14/3. Clique em Fechar para sair.

Aprimore o layout



Para finalizar, dedique alguns minutos a formatar o gráfico para torná-lo ao mesmo tempo mais atraente e mais útil, já que o objetivo é acompanhar visualmente o andamento das tarefas. Para mudar a fonte, o tamanho da fonte, a cor e o estilo das tarefas, clique no eixo horizontal e use as ferramentas do grupo Fontes da guia Início. Para incrementar a apresentação das barras, clique nelas com o botão direito do mouse, escolha Formatar Série de Dados. Para o gráfico de exemplo, usamos as opções das categorias Preenchimento e Opções de Série. Na primeira categoria, selecionamos Preenchimento Gradual. Em Cores Predefinidas, optamos por Oceno, em Tipo, definimos Linear e, em Cor, elegemos Azul-claro. Na categoria Opções de Preenchimento, alteramos a Largura de Espaçamento para 82% para que as barras ficassem ligeiramente mais largas. Você pode experimentar outras combinações e explorar as opções nas outras categorias dessa caixa de diálogo até encontrar o layout de gráfico que julgue mais agradável. Quando concluir, clique em Fechar.
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QUAL É A DATA?
Quando você digita uma data qualquer no Excel, o programa exibe a informação na tela, mas, internamente, converte essa data para uma sequência numérica. Essa sequência representa o número de dias transcorridos desde a data de referência do programa, que é 1⁰ de janeiro de 1990. Assim, a data 15 de fevereiro de 2007, por exemplo, é representada pelo número 39128. Como chegamos a este número? Simples. Usamos a fórmula =DATA.VALOR("15/2/2007") .

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