Faça listas de compras no Excel

Use os controles de formulário da planilha eletrônica para criar uma lista de compras prática e eficiente

Por , de INFO Online
• 28 de setembro de 2009 - 06h08
Maria Rius

Um recurso muito prático, mas pouco explorado, do Excel são as caixas de combinação. Elas são indicadas para simplificar a elaboração de documentos quando há itens que se repetem em um ou mais campos. Com o uso das caixas de combinação, em vez de obrigar o usuário a digitar as informações, ele simplesmente escolhe uma opção. Fica muito mais fácil, concorda? Além disso, evitam-se erros no preenchimento.

Para demonstrar o recurso, vamos montar uma lista de compras no Excel 2007, composta das seguintes colunas: produto (variável), quantidade, unidade de medida, preço unitário e observações. As caixas de combinação serão usadas nas colunas que se referem a produtos e unidade de medidas. Você pode usar as instruções para criar outros formulários, como uma lista de pedidos, caso tenha uma empresa. Se não quiser ter nenhum trabalho, faça o download da lista de compras de supermercado no Downloads INFO.



1 - Listas de produtos
O primeiro passo é definir as listas de produtos. Como vamos organizar o formulário por categoria para facilitar a busca no supermercado, criaremos listas separadas por categoria também. Essa organização tem outra vantagem: ela não deixa as caixas de combinação muito longas, o que poderia ser um transtorno na hora da seleção. Se preferir, no entanto, você poderá criar uma lista única com todos os produtos.
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2 - Primeira lista
Crie a primeira lista na planilha Plan2. Na coluna A, linha 1, escreva o título: Higiene pessoal. Deixe em branco a linha seguinte (A2) e escreva a especificação de cada item começando pela linha A3 e continuando nas linhas A4, A5 e assim por diante. Volte para a planilha Plan1. Nela, vamos começar a montar o formulário de compras – ou seja, inserir as caixas de combinação para a seleção dos produtos de higiene pessoal.



3 - Desenho da caixa
Em Plan1, escreva um título para o formulário (Lista de Compras de Supermercado, por exemplo) e abaixo desse nome, digite Higiene pessoal. Se a guia Desenvolvedor não estiver aparente em seu Excel, clique no Botão Office e, na nova janela, acione Opções do Excel. Clique na categoria Mais Usados à direita, ative a caixa Mostrar Guia Desenvolvedor na Faixa de Opções à direita. Dê OK para fechar as Opções do Excel. Na guia Desenvolvedor, clique em Inserir > Caixa de Combinação no grupo Controles de Formulário. Trace a caixa na primeira célula, logo abaixo do título Higiene pessoal.


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4 - Inserção do conteúdo
A caixa de combinação está criada, porém vazia. É hora de incluir nela a lista de produtos. Clique na caixa com o botão direito e, no menu, escolha Formatar Controle. Na guia Controle dessa caixa de diálogo, clique no botão ao lado da caixa Intervalo de Entrada. Com isso, a janela se retrai. Clique então na planilha Plan2, marque a lista de produtos, de A2 até a última célula (no nosso exemplo, A31). Com esse intervalo marcado, clique de novo no botão ao lado do campo e depois dê OK na janela Formatar Objeto.



5 - Teste e cópia
Feito isso, abra a caixa de combinação e você verá a lista. A linha em branco é a primeira opção. Por que essa linha? Ela poderá ser escolhida quando você quiser cancelar a inclusão de um item selecionado erroneamente. O próximo passo é copiar a caixa de combinação. Clique nela com o botão direito do mouse e selecione Copiar. Em seguida, posicione o cursor na linha abaixo e dê o comando para colar. Repita esse procedimento para copiar para quantas linhas julgar necessário.


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6 - Lista elástica
O procedimento adotado nos passos anteriores funciona, mas têm um problema. Se você tiver de acrescentar algum item nos campos A32, A33, A34 etc. da lista da Plan2 precisará voltar posteriormente à planilha Plan1 e alterar a referência de células em todas as caixas para incluir aquelas que contêm os novos itens. Então, vamos usar outro truque antes de dar sequência às outras listas. É a função DESLOC. Esse recurso do Excel define uma região da planilha de forma elástica. Para ver como ela funciona, volte a Plan2, selecione toda a lista de produtos de higiene pessoal, incluindo a linha em branco, mas deixando de fora o título (A1). Na guia Fórmulas, clique em Definir Nome. Na tela seguinte, na caixa Nome, digite Higiene_pessoal e no campo Refere-se A, digite a fórmula =DESLOC(Plan2!$A$2;0;0;CONT.VALORES(Plan2!$A:$A);1). Clique em OK.



Por dentro da DESLOC
A fórmula DESLOC usado durante a nomeação das listas de produtos define a região de células de cada lista. A Função CONT.VALORES, por sua vez, conta as células preenchidas na coluna A, sem o título. A função DESLOC usa essa contagem para definir o intervalo. Com isso, as áreas chamadas Higiene_pessoal, Limpeza etc. vão refletir o total de produtos das respectivas listas, independentemente do número de itens incluído.
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Novo intervalo
Volte à Plan1 porque essa mudança feita exige a alteração da referência nas caixas de combinação. Pressione a tecla Ctrl e clique com o mouse em cada uma das caixas de combinação criadas. Com todas elas selecionadas, abra a guia Desenvolvedor e clique em Propriedades. Na guia Controle da caixa de diálogo que aparecerá, em Intervalo de Entrada, escreva Higiene_pessoal e dê OK. Se você abrir qualquer caixa de combinação verá que a lista continua lá. E se voltar à Plan 2 e incluir um item na relação de produtos, ao voltar para Plan1 poderá conferir que ele já faz parte da lista suspensa.



7 - Listas adicionais
Crie outras listas em Plan3, Plan4, Plan5 etc que reflitam suas necessidades. Neste projeto, criamos as listas Limpeza (Plan3), Laticínios e carnes (Plan4), Bebidas (Plan5), Congelados (Plan6), Frutas (Plan7), Verduras, legumes e temperos (Plan8), Matinais (Plan9) e Outros alimentos (Plan10), sempre colocando um título, deixando uma linha em branco e iniciando na célula A3 a relação de produtos. Para todas elas, usamos a mesmo procedimento para dar um nome para o intervalo de células e inserir nele a função DESLOC. È preciso apenas tomar o cuidado de mudar o nome atribuído (cada categoria deverá ter seu nome, sem espaços, no campo correspondente) e a referência da planilha na fórmula (onde antes havia Plan2, vai ficar Plan3, Plan4 e assim por diante).


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8 - Caixas restantes
Na Plan1, crie novas caixas de combinação para as demais categorias de produtos usando as instruções dadas anteriormente. Não deixe de adotar o mesmo procedimento indicado no tópico Novo intervalo para referir-se aos novos intervalos definidos. Para melhorar a visualização da lista depois de impressa, distribua as categorias de modo que nenhuma fique entre uma divisão de página. O Excel facilita isso ao incluir uma linha que assinala a quebra de página. Se ela não estiver aparente, clique no Botão Office > Opções do Excel > Avançado. Localize a área Exibir Opções Para Esta Planilha e marque o item Mostrar Quebras de Páginas.



9 - Colunas finais
A lista de compras ainda não está pronta. Falta adicionar as colunas referentes a quantidade, unidade de medida, preço unitário e observações. Delas, a unidade de medida é a única que também receberá caixa de combinação. A de quantidade será usada durante o preenchimento da lista e a de observações poderá ser usada caso seja necessário fazer alguma indicação de marca ou outro comentário. A de preço poderá ser preenchida no próprio supermercado, caso seja do seu interesse efeturar algum controle. Para a coluna de medida, criamos a lista na planilha Plan11, com itens como litro, pacote, quilo, frasco, caixa etc. e procedemos do mesmo modo como indicado anteriormente com os produtos para criar nome, incluir a função DESLOC, desenhar a caixa de combinação e informar a referência de células na Plan1.


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10 - Salve como modelo
Com a estrutura da tabela pronta, é hora de cuidar da formatação. Aplique as fontes, cores e tamanhos de fonte e padrão de preenchimento que julgar mais interessantes. Como a lista será impressa, não é muito bom abusar no uso de fundos para economizar tinta ou toner. Quando tudo estiver pronto, salve sua lista como modelo e use-a quando avaliar o estoque doméstico antes de ir ao supermercado.



ORDEM ALFABÉTICA
Uma dica para facilitar a localização de itens na lista é classificá-la por ordem alfabética. Assim, na hora do preenchimento, não é preciso ficar procurando aleatoriamente os itens desejados. Basta seguir a sequência do alfabeto. Para classificar as listas, selecione o conjunto de células, deixando de lado a primeira linha em branco, acione a guia Dados e clique em Classificar de A a Z no grupo Classificar e Filtrar. Repita a operação toda vez que inserir um novo item a uma lista.


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NÚMERO DE ITENS
Por padrão, as caixas de combinação exibem apenas oito itens, mas você pode alterar esse valor para que, uma vez clicadas, elas exponham mais elementos e não exijam tanto o uso da barra de rolagem. Clique com o botão direito de mouse na caixa de combinação e selecione Formatar Controle. No campo Linhas Suspensas da guia Controle, altere o número para a quantidade de itens que deseja exibir.



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