Faça listas de compras no Excel
Por Maria Isabel Moreira
28 de setembro de 2009
Maria Rius
Um recurso muito prático, mas pouco explorado, do
Excel são as caixas de combinação. Elas são indicadas para simplificar a elaboração de documentos quando há itens que se repetem em um ou mais campos. Com o uso das caixas de combinação, em vez de obrigar o usuário a digitar as informações, ele simplesmente escolhe uma opção. Fica muito mais fácil, concorda? Além disso, evitam-se erros no preenchimento.
Para demonstrar o recurso, vamos montar uma lista de compras no Excel 2007, composta das seguintes colunas: produto (variável), quantidade, unidade de medida, preço unitário e observações. As caixas de combinação serão usadas nas colunas que se referem a produtos e unidade de medidas. Você pode usar as instruções para criar outros formulários, como uma lista de pedidos, caso tenha uma empresa. Se não quiser ter nenhum trabalho, faça o download da lista de compras de supermercado no Downloads INFO.
1 - Listas de produtos
O primeiro passo é definir as listas de produtos. Como vamos organizar o formulário por categoria para facilitar a busca no supermercado, criaremos listas separadas por categoria também. Essa organização tem outra vantagem: ela não deixa as caixas de combinação muito longas, o que poderia ser um transtorno na hora da seleção. Se preferir, no entanto, você poderá criar uma lista única com todos os produtos.
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2 - Primeira lista
Crie a primeira lista na planilha Plan2. Na coluna A, linha 1, escreva o título: Higiene pessoal. Deixe em branco a linha seguinte (A2) e escreva a especificação de cada item começando pela linha A3 e continuando nas linhas A4, A5 e assim por diante. Volte para a planilha Plan1. Nela, vamos começar a montar o formulário de compras – ou seja, inserir as caixas de combinação para a seleção dos produtos de higiene pessoal.
3 - Desenho da caixa
Em Plan1, escreva um título para o formulário (Lista de Compras de Supermercado, por exemplo) e abaixo desse nome, digite Higiene pessoal. Se a guia Desenvolvedor não estiver aparente em seu Excel, clique no Botão Office e, na nova janela, acione Opções do Excel. Clique na categoria Mais Usados à direita, ative a caixa Mostrar Guia Desenvolvedor na Faixa de Opções à direita. Dê OK para fechar as Opções do Excel. Na guia Desenvolvedor, clique em Inserir > Caixa de Combinação no grupo Controles de Formulário. Trace a caixa na primeira célula, logo abaixo do título Higiene pessoal.
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4 - Inserção do conteúdo
A caixa de combinação está criada, porém vazia. É hora de incluir nela a lista de produtos. Clique na caixa com o botão direito e, no menu, escolha Formatar Controle. Na guia Controle dessa caixa de diálogo, clique no botão ao lado da caixa Intervalo de Entrada. Com isso, a janela se retrai. Clique então na planilha Plan2, marque a lista de produtos, de A2 até a última célula (no nosso exemplo, A31). Com esse intervalo marcado, clique de novo no botão ao lado do campo e depois dê OK na janela Formatar Objeto.
5 - Teste e cópia
Feito isso, abra a caixa de combinação e você verá a lista. A linha em branco é a primeira opção. Por que essa linha? Ela poderá ser escolhida quando você quiser cancelar a inclusão de um item selecionado erroneamente. O próximo passo é copiar a caixa de combinação. Clique nela com o botão direito do mouse e selecione Copiar. Em seguida, posicione o cursor na linha abaixo e dê o comando para colar. Repita esse procedimento para copiar para quantas linhas julgar necessário.
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6 - Lista elástica
O procedimento adotado nos passos anteriores funciona, mas têm um problema. Se você tiver de acrescentar algum item nos campos A32, A33, A34 etc. da lista da Plan2 precisará voltar posteriormente à planilha Plan1 e alterar a referência de células em todas as caixas para incluir aquelas que contêm os novos itens. Então, vamos usar outro truque antes de dar sequência às outras listas. É a função DESLOC. Esse recurso do Excel define uma região da planilha de forma elástica. Para ver como ela funciona, volte a Plan2, selecione toda a lista de produtos de higiene pessoal, incluindo a linha em branco, mas deixando de fora o título (A1). Na guia Fórmulas, clique em Definir Nome. Na tela seguinte, na caixa Nome, digite Higiene_pessoal e no campo Refere-se A, digite a fórmula =DESLOC(Plan2!$A$2;0;0;CONT.VALORES(Plan2!$A:$A);1). Clique em OK.
Por dentro da DESLOC
A fórmula DESLOC usado durante a nomeação das listas de produtos define a região de células de cada lista. A Função CONT.VALORES, por sua vez, conta as células preenchidas na coluna A, sem o título. A função DESLOC usa essa contagem para definir o intervalo. Com isso, as áreas chamadas Higiene_pessoal, Limpeza etc. vão refletir o total de produtos das respectivas listas, independentemente do número de itens incluído.
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Novo intervalo
Volte à Plan1 porque essa mudança feita exige a alteração da referência nas caixas de combinação. Pressione a tecla Ctrl e clique com o mouse em cada uma das caixas de combinação criadas. Com todas elas selecionadas, abra a guia Desenvolvedor e clique em Propriedades. Na guia Controle da caixa de diálogo que aparecerá, em Intervalo de Entrada, escreva Higiene_pessoal e dê OK. Se você abrir qualquer caixa de combinação verá que a lista continua lá. E se voltar à Plan 2 e incluir um item na relação de produtos, ao voltar para Plan1 poderá conferir que ele já faz parte da lista suspensa.
7 - Listas adicionais
Crie outras listas em Plan3, Plan4, Plan5 etc que reflitam suas necessidades. Neste projeto, criamos as listas Limpeza (Plan3), Laticínios e carnes (Plan4), Bebidas (Plan5), Congelados (Plan6), Frutas (Plan7), Verduras, legumes e temperos (Plan8), Matinais (Plan9) e Outros alimentos (Plan10), sempre colocando um título, deixando uma linha em branco e iniciando na célula A3 a relação de produtos. Para todas elas, usamos a mesmo procedimento para dar um nome para o intervalo de células e inserir nele a função DESLOC. È preciso apenas tomar o cuidado de mudar o nome atribuído (cada categoria deverá ter seu nome, sem espaços, no campo correspondente) e a referência da planilha na fórmula (onde antes havia Plan2, vai ficar Plan3, Plan4 e assim por diante).
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8 - Caixas restantes
Na Plan1, crie novas caixas de combinação para as demais categorias de produtos usando as instruções dadas anteriormente. Não deixe de adotar o mesmo procedimento indicado no tópico Novo intervalo para referir-se aos novos intervalos definidos. Para melhorar a visualização da lista depois de impressa, distribua as categorias de modo que nenhuma fique entre uma divisão de página. O Excel facilita isso ao incluir uma linha que assinala a quebra de página. Se ela não estiver aparente, clique no Botão Office > Opções do Excel > Avançado. Localize a área Exibir Opções Para Esta Planilha e marque o item Mostrar Quebras de Páginas.
9 - Colunas finais
A lista de compras ainda não está pronta. Falta adicionar as colunas referentes a quantidade, unidade de medida, preço unitário e observações. Delas, a unidade de medida é a única que também receberá caixa de combinação. A de quantidade será usada durante o preenchimento da lista e a de observações poderá ser usada caso seja necessário fazer alguma indicação de marca ou outro comentário. A de preço poderá ser preenchida no próprio supermercado, caso seja do seu interesse efeturar algum controle. Para a coluna de medida, criamos a lista na planilha Plan11, com itens como litro, pacote, quilo, frasco, caixa etc. e procedemos do mesmo modo como indicado anteriormente com os produtos para criar nome, incluir a função DESLOC, desenhar a caixa de combinação e informar a referência de células na Plan1.
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10 - Salve como modelo
Com a estrutura da tabela pronta, é hora de cuidar da formatação. Aplique as fontes, cores e tamanhos de fonte e padrão de preenchimento que julgar mais interessantes. Como a lista será impressa, não é muito bom abusar no uso de fundos para economizar tinta ou toner. Quando tudo estiver pronto, salve sua lista como modelo e use-a quando avaliar o estoque doméstico antes de ir ao supermercado.
ORDEM ALFABÉTICA
Uma dica para facilitar a localização de itens na lista é classificá-la por ordem alfabética. Assim, na hora do preenchimento, não é preciso ficar procurando aleatoriamente os itens desejados. Basta seguir a sequência do alfabeto. Para classificar as listas, selecione o conjunto de células, deixando de lado a primeira linha em branco, acione a guia Dados e clique em Classificar de A a Z no grupo Classificar e Filtrar. Repita a operação toda vez que inserir um novo item a uma lista.
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NÚMERO DE ITENS
Por padrão, as caixas de combinação exibem apenas oito itens, mas você pode alterar esse valor para que, uma vez clicadas, elas exponham mais elementos e não exijam tanto o uso da barra de rolagem. Clique com o botão direito de mouse na caixa de combinação e selecione Formatar Controle. No campo Linhas Suspensas da guia Controle, altere o número para a quantidade de itens que deseja exibir.
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