Dublê de gerenciador de banco de dados

Por Maria Isabel Moreira

25 de agosto de 2009

Planilha é planilha e banco de dados é banco de dados, certo? Depende. Apesar de ser um programa de planilhas, o Excel pode muito bem assumir o papel de aplicativo para gerenciar bases de dados não muito complexas. O segredo está no recurso dos filtros de dados. Pouca gente conhece e usa essa funcionalidade do produto da Microsoft. Com os filtros, fica fácil identificar grupos de informações, classificá-las em diferentes categorias e fazer pesquisas. Para mostrar o recurso, vamos montar um banco de dados para controlar uma coleção de discos de vinil e CDs. Apesar de simples, um inventário desse tipo pode ser útil principalmente no caso de coleções muito grandes. Uma consulta antes de ir às compras pode evitar a aquisição de um item em duplicidade. Como incluímos também um campo para anotar os empréstimos, você poderá controlar muito bem os itens da sua coleção que estão circulando por aí. Dificuldades? Nenhuma. Os filtros de dados são extremamente fáceis de usar.

Linha de títulos

O primeiro passo para gerar um banco de dados no Excel é criar uma planilha comum. A primeira linha dessa planilha deve conter os títulos. No nosso projeto, vamos organizar a planilha de modo que tenha colunas para artista, álbum, ano de lançamento, ano de aquisição, tipo (CD ou vinil), gravadora, empréstimo, mês do empréstimo e preço. Então a linha de títulos contém esses itens. O Excel não exige nenhum registro, mas para verificar logo o resultado, insira pelo menos algumas informações.
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Colocação dos filtros

Com a estrutura inicial da planilha definida, clique numa de suas células, abra a guia Dados e clique em Filtros. Se você quiser ganhar tempo e aproveitar para aplicar um formato à tabela, tente os passos a seguir em vez do anterior: selecione todo o intervalo de dados que contém informações, incluindo o cabeçalho, abra a guia Início, clique em Formatar Como Tabela e escolha um dos estilos de tabela. Na caixa de diálogo, marque o item Minha Tabela Tem Cabeçalhos e clique em OK. Feito isso, cada item do cabeçalho vira uma caixa de combinação. Se você optou pela segunda alternativa, como fizemos, ela terá também uma formatação especial.

Teste os filtros

Verifique se os filtros funcionam. Clique, por exemplo, na seta Artista e você verá uma lista de todos os artistas ou bandas que aparecem na planilha. O mesmo acontecerá nas outras colunas. Agora desmarque o item Selecionar Tudo e marque um dos itens da lista logo abaixo. Você verá que a lista diminui automaticamente, apresentando somente as informações referentes ao artista selecionado. Note que a seta ao lado do título da coluna muda, mostrando que a listagem que está sendo exibida é baseada num critério dessa coluna. Para remover esse filtro, clique no seu ícone, ao lado do nome da coluna, e clique em Limpar Filtro de “Nome da Coluna”.
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Explore os filtros

É possível também classificar os resultados em ordem alfabética crescente ou decrescente e por cor, se tiver sido aplicado uma cor de preenchimento à célula (a cor adotada quando se usa o recurso Formatar Como Tabela não é levada em conta nessa classificação). No caso das colunas que contenham números, a classificação por ordem alfabética é substituída pelas classificações do maior para o menor e vice-versa.

Filtros combinados

O Excel permite que se combinem dois ou mais filtros. Clique, por exemplo, em Artista, selecione um artista ou banda e, depois, em clique em Tipo e selecione CD. Se você tem trabalhos do mesmo artista em CD e em vinil, no primeiro estágio ele mostrará todos os álbuns do artista selecionado e, no segundo estágio, mostrará apenas as produções desse artista da sua coleção que estão disponíveis em CD. Neste caso, tanto o ícone ao lado da coluna Artista quanto o da coluna Tipo serão alterados para indicar que critérios das duas colunas foram usados como filtro. O jeito mais simples de remover os critérios de filtragem é abrir a guia Dados e clicar em Limpar no grupo Classificar e Filtrar.
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Vários critérios

Outra forma de usar mais de um critério para filtrar as informações é clicar no botão Classificar no grupo Classificar e Filtrar da faixa de opções Dados. Ela abre a caixa de diálogo Classificar. Nela, é possível usar uma classificação simples ou adicionar vários níveis de classificação (clique, para isso em Adicionar Nível). Para cada nível, é necessário selecionar a coluna que será usada como filtro, no que consistirá a classificação e em que ordem será apresentada. Para mudar a ordem dos níveis, use as setas para cima e para baixo até posicionar o nível no lugar desejado.

Filtros adicionais

Mas essas possibilidades não são as únicas. É interessante clicar em Filtros de Texto, no caso das colunas com texto, Filtro de Números, nas colunas com valores numéricos, e Filtro de Datas, nas colunas preenchidas com esse tipo de conteúdo. Essas opções abrem novo leque de possibilidades. No caso dos textos, por exemplo, é possível encontrar um único elemento do nome, localizar registros que não contenham um determinado elemento, procurar pelos textos que comecem ou terminem de uma determinada forma e localizar os que são iguais ou diferentes a uma informação fornecida
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Personalizar AutoFiltro

Se nenhum desses filtros for suficiente, o Excel oferece ainda uma opção de personalização. Clique em Personalizar Filtro do menu Filtro de Texto, Filtro de Número ou Filtro de Data. Na caixa de diálogo correspondente, é possível fazer indicações para pesquisar um mesmo registro com dois critérios. Por exemplo, pode-se pesquisar todos os álbuns que contenham a palavra jazz, mas não contenham blues.

Habilite o recurso

Até o Excel 2003, bastava clicar em Dados > Formulário para ver um ficha com todos os dados de uma entrada. No Excel 2007, o recurso continua à disposição. Antes de usá-lo, porém, é preciso incluir o botão Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para isso, clique no Botão Office e, em Opções do Office, selecione Personalizar. No menu Escolher Comandos Em, selecione Todos os Comandos e, na lista abaixo, encontre a opção Formulário, marque-a e clique em Adicionar e em OK.
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Formulários

Com o botão Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, explore esse recurso. Selecione qualquer célula da tabela e clique no botão Formulário. Ele abre uma espécie de ficha com todos os dados da linha da célula selecionada. Se, antes de clicar em Formulário, você selecionar apenas algumas colunas da tabela, somente os dados das colunas escolhidas aparecerão no formulário. Por meio desse recurso, é possível também acrescentar novas linhas à tabela. Para isso, clique em Novo e preencha o formulário e em branco. Se clicar em Critérios e fornecer um parâmetro – o nome de um artista, por exemplo –, você poderá usar os botões Localizar Anterior e Localizar Próxima para avançar ou retroceder em todos os registros que obedecem ao critério fornecido.

Acréscimos na tabela

Os filtros são atualizados à medida que novos dados são inseridos imediatamente abaixo do último da lista ou se uma nova linha for acrescentada entre as existentes. No caso de uma nova coluna, se ela tiver de ser posicionada entre duas colunas existentes, o recurso de filtro é automaticamente aplicado a ela. Se a melhor posição para a coluna nova for depois da última, simplesmente coloque o novo título e clique em Dados > Filtro. Isso eliminará os filtros em todas as colunas. Clique em Dados > Filtro mais uma vez e o Excel colocará o filtro de volta em todas as colunas, incluindo a nova.
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Formatação ampliada

Mas o que fazer para expandir a formatação? Para repetir a formatação aplicada pelo recurso Formatar Como Tabela, posicione o mouse no canto inferior direito da tabela (você perceberá que esse canto tem o contorno demarcado, ao contrário dos outros) e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste-o para baixo para crescê-la na altura, para o lado se quiser aumentar sua largura ou na diagonal se quiser aumentá-la nas duas direções. A vantagem desse recurso é que ela já cria uma nova coluna com filtro. Aí é só dar um novo nome a ela de acordo com seu interesse.

CÁLCULOS COM FÓRMULAS
É possível usar fórmulas para ajudar na análise de dados com filtros. Vamos supor que você queira saber quantos dos seus CDs foram adquiridos em 2008. Neste caso, use a fórmula =CONT.SE(D5:D632;”2008”), sendo D5:D632 o intervalo de células em que a informação sobre as datas de aquisição estão armazenadas. Se você acrescentasse uma coluna I para registrar o valor pago por CD ou vinil e quisesse saber, por exemplo, quando já gastou com as obras de Paulinho da Viola, poderia usar a fórmula =SOMASE(A5:A632; “Paulinho da Viola”;I5:I632).

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