Controle seus gastos diários com o Excel

Com uma planilha de despesas diárias fica mais fácil manter o orçamento doméstico sob controle

Por , de INFO Online
• 10 de novembro de 2009 - 08h02
Afonso Lima

Você sabe quanto gasta com a prestação da casa, com a faculdade e com o financiamento do carro. Mas não tem nenhum controle sobre as despesas miúdas. Apesar de parecerem insignificantes, essas despesas do dia-a-dia podem ter grande impacto no orçamento se não forem comedidos. Com a planilha que vamos montar você anota todos os valores despendidos com itens como estacionamento, gorjeta, almoços fora de casa, cafezinho etc. Cada planilha da pasta de trabalha conterá as despesas de uma semana e, uma quinta planilha, consolida os dados das outras. Se preferir, baixe a planilha pronta no Downloads INFO.



Cabeçalho
Depois de dar um título à planilha – Controle diário de despesas, no nosso exemplo – acrescentamos um cabeçalho para a anotação do período de dias, mês e ano controlado. O período – de 7 a 13, por exemplo – deverá ser digitado, mas acrescentamos duas caixas de combinação: uma para o mês e outra para o ano. Assim, durante o preenchimento, você ou outra pessoa que for usar a planilha poderá selecionar esses dados em vez de digitá-los. Para os meses, crie uma lista em Plan5. Para isso, você terá de acrescentar mais duas planilhas à pasta de trabalho, já que vamos usar as três existentes e mais uma, a Plan4, para nosso controle. No Excel 2007, acione Início > Inserir > Planilha ou simplesmente clique no ícone ao lado da última planilha existente para criar uma nova.


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Lista de meses
A lista em Plan 5 deverá ter o nome Meses na primeira linha da coluna A, uma linha em branco e depois a relação de janeiro a dezembro. Feito isso, selecione toda a coluna, exceto a linha 1 do título, e acione Fórmulas > Definir Nome. O título Meses deverá aparecer no campo Nome e, em Refere-se A, o intervalo de células selecionado. Clique em OK. Volte a Plan 1, abra a guia Desenvolvedor (se ele não estiver aparente, clique no Botão Office, selecione Opções do Excel e, na categoria Mais Usados, marque a opção Mostrar Guia Desenvolvedor na Faixa de Opções e clique em OK), clique em Inserir e, no leque de opções que surgirá, clique em Caixa de Combinação, na área Controles de Formulário (é o seguindo item, da esquerda para a direita, da primeira linha de ferramentas). Trace, em seguida, a caixa na célula desejada. Clique nela com o botão direito do mouse, selecione Formatar Controles e, no campo Intervalo de Entrada, digite Meses, que é o intervalo nomeado anteriormente. Aproveite para trocar o valor em Lista Suspensa para 13, assim você não terá de usar a barra de rolagem para fazer a seleção


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Opções de ano
Para a seleção do ano, usaremos um controle de formulário diferente. Acione a guia Desenvolvedor > Inserir mais uma vez, mas agora escolha Botão de Rotação em Controles de Formulário. Deixe uma célula em branco ao lado da caixa de combinação dos meses e, na seguinte, desenho o botão de rotação. Clique nele com o botão direito do mouse e escolha Formatar Controle. Abra a guia Controle e, no campo Valor Mínimo, digite 2009, que é o primeiro ano que aparecerá na lista de opções. Em Valor Máximo, escolha o último ano que deseja exibir – selecionamos 2015 no nosso exemplo. Em Alteração Incremental, mantemos o valor 1 porque queremos que ele exiba a sequencia 2009, 2010, 2011 e assim por diante. Em Vínculo de Célula, clique no quadrado ao lado do campo e, depois que a tela se retrair, clique na célula reservada ao lado do botão de controle. Por fim, dê OK. Teste o botão. Você verá que o ano muda.



Lista de itens
O próximo passo é relacionar os gastos comuns no dia a dia. Na planilha de exemplo, incluímos despesas como feira, padaria, açougue, estacionamento, jornais e revistas, almoços, jantares etc., mas é importante que você inclua os desembolsos que faz com frequência para que a planilha dê realmente conta de seus gastos. Não deixe de incluir também uma categoria Outros para gastos que, eventualmente, não estejam previstos em nenhuma outra. Abaixo de Outros, digite Total. Essa linha apresentará o resultado das despesas diárias


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Dias da semana
Na coluna ao lado da coluna de categorias ficarão os totais de gastos para cada dia da semana. Escreva, na linha acima, na primeira coluna a contar daquela que contém as categorias, os nomes dos dias da semana. Depois do último dia, escreva Total Semanal para somar todos os gastos por categoria efetuados nos últimos sete dias. Como todas essas células receberão dados monetários, formate o intervalo adequadamente. Selecione todas as células que correspondem a cada dia da semana, para cada categoria, clique na seleção com o botão direito do mouse, selecione Formatar Células, abra a guia Número e escolha Moeda. Em nosso projeto, optamos por não exibir nenhum símbolo.



Inclusão das fórmulas
Chegou o momento de incluir as fórmulas que cuidarão dos cálculos. Neste projeto, as fórmulas são bem simples. Na célula correspondente ao total de gastos da segunda-feira, digite a fórmula =SOMA(C9:C30), sendo que C9:C30 deve ser alterado para corresponder ao intervalo de células em sua planilha que receberá os registros dos gastos da segunda-feira. Em seguida, copie essa fórmula para as demais células correspondentes à linha Total diário para os demais dias da semana. Repita o procedimento na célula de Total semanal referente ao primeiro item de despesa. Neste caso, o intervalo selecionado conterá as células referentes aos dias da semana. No nosso exemplo, a fórmula ficou =SOMA(C9:I9).


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Formato personalizado
Agora reserve um tempinho para dar um trato no visual da planilha. Para nosso projeto, optamos por um visual limpo, destacando com fundo a linha de total diário e a coluna de total semanal. Colocamos borda nas células nas quais os gastos serão registrados, mas eliminamos a linha de grade da tabela (para isso, clique no Botão Office, selecione Opções do Excel, abra a categoria Avançada e, na área Exibir Opções Para Esta Planilha, desmarque Mostrar Linhas de Grade). Escolha a formatação que achar mais agradável.



Novas planilhas
Com a tabela pronta, selecione todo o conjunto de células, incluindo eventuais colunas e linhas em branco que você tenha deixado à esquerda da lista de categorias e acima do título, dê Ctrl + C para copiá-la. Abra a planilha Plan2, posicione o curso em A1 e dê Ctrl + V para colá-la. Repita o procedimento nas planilhas Plan2, Plan3 e Plan4, que vão comportar os controles para as outras semanas do mês. Nesse procedimento, a cópia não é exata. Talvez você tenha de ajustar largura de colunas e, se optou por esconder as linhas de grade como indicamos, terá de refazer o passa em cada uma das planilhas.


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Consolidação do mês
O próximo passo é a construção da tabela de consolidação dos dados. Ela pegará os totais de cada categoria em cada semana para que você saiba o que gastou com cada tipo de despesa ao longo do mês e, depois, somará todos esses gastos para fornecer o resultado final. Copiamos e colamos a lista de itens exatamente no mesmo endereço na planilha Plan5 e substituímos o Total diário por Total Mensal. Para facilitar os resultados, nomeamos essa planilha para Consolidação. Trocamos os nomes das outras também. Copie também o título e o cabeçalho, mas retire a informação referente ao período, deixamos apenas os controles para escolha do mês e do ano.



Fórmulas finais
Feitas todas essas mudanças, a planilha Consolidação está pronta para receber as fórmulas que buscarão as informações das outras planilhas e permitirão a soma dos gastos mensais por categoria e o total geral. A fórmula que deve ser inserida na primeira linha de total é ='Primeira_semana'!J9+'Segunda_semana'!J9+'Terceira_semana'!J9+'Quarta_semana'!J9, no nosso exemplo. Nessa fórmula, os argumentos “Primeira_semana”, “Segunda_semana” etc. indicam os endereços das planilhas e J9, a célula de cada uma delas que está sendo considerada. Como a fórmula está extraindo dados das quatro tabelas, é necessário referir-se a cada uma delas. O ponto de exclamação (!) indica o vínculo a uma referência externa. Concluída a inserção, copiamos o conteúdo da célula para os outros campos, incluindo o do resultado mensal.


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Analise com o gráfico
Nosso controle de despesas pode ter mais um recurso. Como não há nada melhor do que um gráfico para visualizar números, vamos criar um a partir da planilha de consolidação. Selecione a lista e os valores dessa planilha, menos o nome da coluna Total mensal e o próprio total. Acessamos a guia Inserir e selecionamos um gráfico de pizza. Ele até poderia ficar posicionado nessa planilha de consolidação, mas decidimos migrá-lo para uma nova planilha. Para isso, selecione o gráfico, abra a guia Design e clique em Mover Gráfico. Na caixa de diálogo seguinte, marque Nova Planilha e, em seguida, dê um nome para ela e clique em OK. O gráfico é transferido para a nova planilha criada. Use os recursos abordados em Vire um ás nas barras e nas pizzas para formatar o gráfico como quiser.




Proteção opcional

A planilha de controle de gastos diários está pronta. Para usá-la a cada mês, a melhor sáída é salvá-la como um modelo. Se preferir que ninguém mude a estrutura da pasta de trabalho, você pode protegê-la. Para isso, acesse Revisão e clique em Proteger Pasta de Trabalho. Marque os itens Estrutura e Janela e se quiser, forneça uma senha.



Confira também:
- Faça listas de compras no Excel
- Fique atento às despesas com o Excel
- Dublê de gerenciador de banco de dados

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>> Baixe modelos de planilha e programas de finanças pessoais no Downloads INFO.

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