Um roteiro para criar um formulário no Acrobat 7.0

Veja como criar um formulário no Acrobat 7.0 para reduzir o uso de papel no escritório

Por Redação, de INFO Online
• 8 de março de 2007
Quando a Adobe permitiu que formulários fossem criados no formato PDF ela deu uma grande contribuição para reduzir o uso de papel nos escritórios. Formulários em PDF são preenchidos na tela do computador. Depois, os dados podem ser enviados automaticamente para um endereço de e-mail. Para criar o formulário, é necessário ter o Acrobat na versão Professional, Standard ou 3D. Já para preencher o documento basta o visualizador gratuito Adobe Reader. Neste tutorial, vamos mostrar como criar um formulário em PDF. Como exemplo, vamos utilizar um formulário a ser usado para devolver, ao fornecedor, uma mercadoria com defeito. Vamos empregar o Adobe LiveCycle Designer 7.0, o editor de formulários que acompanha o Acrobat Professional 7.0. Note que existem várias maneiras de construir um formulário. Você pode digitalizar um existente em papel e trabalhar com ele no Designer, fazer um partindo de um modelo existente ou criá-lo do zero. Nós seguiremos este último método para mostrar em detalhes os recursos do Designer.

1. Definições básicas
Para começar, inicie o Adobe Designer clicando em Iniciar/Programas/Adobe Designer 7.0. Quando o programa é aberto, ele exibe uma tela de boas-vindas. Nela, clique no botão Novo Formulário. Um assistente irá guiá-lo por algumas definições do formulário. Selecione a opção Novo Formulário em Branco e clique em Avançar. No passo seguinte, você seleciona o tamanho do papel, a orientação e a quantidade de páginas do formulário. Vamos escolher tamanho letter (carta), orientação retrato e uma página apenas. Clique novamente em Avançar.

2. Método de envio
Chegou a hora de escolher o método de retorno das informações preenchidas no formulário. Existem quatro opções. Se a opção Preencher e Submeter for escolhida, o usuário vai preencher o formulário na tela e enviar os dados por e-mail. Se a opção for Preencher e Imprimir, o formulário será impresso depois de preenchido. Preencher e Submeter/Imprimir faz com que o formulário preenchido seja enviado por e-mail e também impresso. Por fim, a opção Imprimir é para formulários que serão preenchidos no papel depois de impressos. Vamos escolher Preencher e Submeter. Depois, clicamos em Avançar.

3. Envio por e-mail
Como você escolheu transmitir os dados por e-mail, o sistema pede o endereço para o qual o formulário será enviado. Digite-o no campo Endereço de E-mail para Retorno. Clique em Concluir. Um formulário com o botão Submeter por E-mail é mostrado na janela de trabalho. Essa janela contém duas abas, uma chamada Páginas do Corpo, para editar o formulário, e outra chamada Pré-Visualização de PDF, onde você pode ver e testar seu formulário. Como padrão, o formulário é criado com um elemento chamado Área de Conteúdo, que abrange o espaço útil onde você pode colocar os demais itens que quer utilizar. Agora vamos criar esses objetos.

4. Logotipo
Primeiro, vamos inserir o logotipo da nossa empresa. Vá ao painel Biblioteca, à direita. Acione a aba Padrão e selecione o elemento Imagem. Arraste-o e solte-o no documento na posição desejada. Um quadrado mostra a posição do objeto. Clique com o botão direito nele e selecione Escolher Imagem. Uma janela é mostrada. Navegue até o arquivo com o logotipo e clique no botão Abrir. Selecione o objeto e amplie-o para o tamanho desejado arrastando os manipuladores — os quadradinhos pretos em volta da imagem — com o mouse.

5. Instruções e título
Agora vamos inserir uma orientação para o preenchimento do formulário. Selecione o elemento Texto na janela Biblioteca, aba Padrão. Arraste-o e solte-o no documento na posição desejada. Um quadrado mostra o lugar do elemento. Dê um duplo clique nele. A palavra “texto” ficará selecionada. Na barra de ferramentas Fonte, no alto da tela, escolha a fonte e o tamanho desejados. Note que essa alteração pode também ser feita no painel Fonte, à direita (se ele não estiver visível, clique em Janela/Fonte para exibi-lo). Em seguida, clique no quadro que criamos e digite o texto com as instruções. Depois, selecione esse quadro e arraste-o para o local desejado no formulário. Seguindo esse mesmo procedimento, criamos um quadro de texto para o título do formulário. No nosso exemplo, ele se chama Devolução de Produtos.

6. Data de hoje
Vamos inserir, no formulário, um campo para a data de preenchimento. Ele será atualizado automaticamente quando o formulário for preenchido. Clique em Inserir/Personalizado/ Data Atual. Com o mouse, posicione o campo inserido onde preferir. Como você pode notar, é possível acrescentar objetos ao formulário usando o painel Biblioteca ou o menu Inserir. No pequeno quadro que criamos, selecione, com o mouse, a palavra “atual”. Em seu lugar, digite “de preenchimento”. O texto fica sendo “Data de Preenchimento”. Você notará que o texto não cabe no espaço existente. Você precisa primeiro aumentar o quadro arrastando os manipuladores. Depois, deverá diminuir o campo onde aparece a data para poder escrever o texto completo. Para isso, clique com o mouse sobre a borda esquerda do campo da data e arraste-a para a direita. Agora temos espaço para preencher o nome do campo.

7. Nome e endereço
É hora de colocar os campos necessários para o preenchimento dos dados para o retorno do produto. Vamos começar definindo um campo de texto para o nome do usuário. Selecione o objeto Campo de Texto na janela Biblioteca, aba Padrão. Arraste-o para o formulário. Como aconteceu com a data, você precisa ajustar o tamanho do campo e do nome do campo. Substitua a expressão “Campo de texto” pela palavra “Nome”.

O preenchimento desse campo será obrigatório. Vamos definir isso usando o painel Objeto. Se esse painel não estiver visível, clique em Janela/Objeto para exibi-lo. Selecione o campo Nome no formulário. No painel Objeto, ative a aba Valor. No menu Tipo, selecione a opção Usuário Inserido — Requerido. Assim, estamos estabelecendo que o valor desse campo deverá ser inserido pelo usuário e que isso é obrigatório. Preencha o campo Mensagem Vazia com a mensagem que você quer que o usuário receba se não preencher o campo Nome. Digite algo como “O preenchimento do campo Nome é obrigatório”.

Ainda falta um ajuste no campo Nome. Quando o dado for preenchido no formulário, ele será enviado no formato XML para o endereço de e-mail que configuramos no início do projeto. Cada campo é criado com um nome-padrão. Devemos modificar esse nome para um mais óbvio de modo a identificar facilmente, no código XML, cada dado fornecido. Certifique-se de que o campo Nome continua selecionado no formulário. No painel Objeto, clique na aba Vínculo. No item Nome, digite o nome que identificará esse item no código XML. Como estamos configurando o campo Nome, vamos chamar esse item de Nome.

Repita os procedimentos descritos neste passo para criar os campos Endereço, Cidade, Estado e CEP. Tenha o cuidado de dar um nome diferente a cada um deles para uso no XML.

8. Telefone
Precisamos do telefone para entrar em contato com quem está devolvendo o produto. Vamos inserir um campo especial para o telefone. Na janela Biblioteca, ative a aba Personalizado. Selecione o objeto Telefone/Internacional e arraste-o para o formulário. Com o novo objeto selecionado no formulário, no painel Objeto, acione a aba Campo. No item Máximo de Caracteres, altere o limite para 10. Em seguida, no item Padrão de Exibição, escolha a opção '('999')'999-9999 e altere esse código para '('99') '9999-9999. Estamos informando ao formulário como queremos que o número do telefone seja exibido, ou seja, com dois dígitos para o código DDD e mais oito para o número propriamente dito.

No painel Objeto, acione, agora, a aba Valor. No campo Tipo, selecione Usuário Inserido — Requerido. Preencha o campo Mensagem Vazia com a mensagem que você quer que o usuário receba se não preencher o campo. Depois, no campo Padrão de Validação, selecione (999) 999-9999 e altere esse código para 9999 999999. No item Mensagem de Padrão de Validação, assinale a opção Erro. No campo logo abaixo, digite uma mensagem a ser exibida em caso de digitação incorreta. Nós utilizamos esta: “Digite um número de telefone com o código da cidade, sem traços ou espaços. Por exemplo: digite (44) 1312-3333 como 4413123333”. O Acrobat vai aceitar apenas números com dez caracteres e vai exibi-los no formato (99) 9999-9999. Para terminar esta etapa, acione a aba Vínculo e mude o nome XML do campo para Telefone.

9. Escolha o produto
Agora vamos criar um campo para identificação do produto que está sendo devolvido. No painel Biblioteca, acione a aba Padrão. Nela, selecione o objeto Lista Suspensa de Dados e arraste-o para o formulário. No painel Objeto, ative a aba Campo. Clique no botão com o sinal de mais (+) e digite o nome de um produto. Repita isso para cada produto a ser incluído na lista. Vamos permitir que o cliente digite o nome do produto se ele não fizer parte da lista. Para isso, assinale a opção Permitir Entrada de Texto Personalizada. Acione, agora, a aba Valor. Vamos impedir que o usuário deixe de indicar o produto configurando o campo Tipo como Usuário Inserido — Requerido. Em seguida, na aba Vínculo, mude o nome XML do campo para Produto.

10. Indique o motivo
Vamos colocar, no formulário, opções para o usuário indicar por qual motivo está devolvendo a mercadoria. Para isso, no painel Biblioteca acionamos a aba Personalizado, selecionamos o item Pergunta de Pesquisa e o arrastamos para o formulário. Esse item é formado por dois objetos: no lado esquerdo, fica um quadro de texto para a pergunta. À direita, aparecem vários botões de rádio com as respostas. Altere o texto da pergunta para algo como “Indique o motivo para a devolução do produto”. Para modificar as respostas, primeiro clique nelas para selecioná-las. Em seguida, na janela Objeto, acione a aba Campo. Dentro dela você verá as respostas listadas no quadro Item. Dê um duplo clique em cada um dos itens e substitua o texto existente pelo desejado. Depois, na aba Valor, configure esse campo para preenchimento obrigatório, como fizemos com os demais. Para terminar essa etapa, na aba Vínculo, altere o nome XML do campo para Motivo.

11. Assunto no e-mail
Nosso formulário já tem um botão para o envio das informações por e-mail. Vamos fazer alguns ajustes nele. Clique no botão para selecioná-lo. Troque a palavra “submeter” por “enviar”. Em seguida, no painel Objeto, preencha o campo Assunto do E-mail com algo como “Retorno de mercadoria”. Assim, ficará mais fácil identificar, entre as mensagens recebidas, aquelas que foram geradas pelo formulário de devolução de mercadorias.

12. Tudo na ordem
Vamos conferir a ordem em que será feito o preenchimento dos campos do nosso formulário. Para isso, clique em Visualizar/Ordem das Tabulações. Com a tecla Shift pressionada, clique no primeiro campo que deve ser preenchido. Depois libere a tecla Shift e clique nos outros objetos na ordem desejada. Essa é a ordem em que o foco se deslocará quando o usuário teclar Tab. Para terminar, clique novamente em Visualizar/Ordem das Tabulações.

13. Teste final
Vamos visualizar e testar o formulário. Clique na aba Pré-Visualização de PDF e preencha cada campo do formulário. Ao iniciar, o cursor estará posicionado no campo de Nome. Para ir para o próximo campo, pressione a tecla Tab. Por último, clique no botão Enviar Por Email. Uma janela solicitando a forma de envio será mostrada. Mantenha assinalada a opção Aplicativo de E-mail do Computador para enviar usando um programa como o Outlook Express, ou escolha a opção mais apropriada. Clique no botão OK.

A janela Enviando o Arquivo de Dados é mostrada. Clique no botão Enviar Arquivo de Dados para enviar somente os dados para o endereço de e-mail especificado no formulário. Uma mensagem é enviada com os dados anexados no formato XML. Ao término, uma mensagem com duas opções é mostrada — Fechar e Imprimir o Formulário. Você poderá abandonar o formulário ou imprimi-lo para mantê-lo como comprovante. Quando receber a mensagem com os dados, abra o arquivo anexo com algum programa que leia arquivos XML, como o XMLSpy (www.info.abril.com.br/download/4568). Se tudo estiver certo, você encontrará as informações que foram preenchidas no formulário.

Comentários

///

Últimas do como se faz

///

Twitter sem o mouse

por Juliano Barreto

Comprar mais barato

por Juliano Barreto

Acelerar o telemarketing

por Juliano Barreto