Contatos sob controle com o Access

Por Carlos Machado e Eric Costa

9 de junho de 2009

A melhor forma de conhecer um programa, especialmente um software complexo à primeira vista, como o Access, é colocar a mão na massa e fazer alguns testes. Neste tutorial, vamos mostrar como montar um banco de dados útil mas simples: uma agenda de contatos. Ela trará, além das tabelas básicas, algumas consultas, formulários e relatórios. Se você preferir acompanhar o tutorial com o arquivo prontinho na mão (que também inclui outros itens não mostrados aqui), ele pode ser encontrado em www.info.abril.com.br/download/5257.shtml. Pronto? Então, mãos à obra.

1 – Primeira tabela

Para começar, vamos criar a primeira tabela, que receberá os dados dos contatos. Para isso, acesse Criar > Design de Tabela. O Access abre espaço para você digitar, um a um, os campos da tabela. Siga o modelo da imagem, adicionando todos os campos, com a segunda coluna, que identifica o tipo de dados, também como indicado.
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2 – Restrições nos campos

Alguns dos campos precisam ser modificados para que os dados entrados sejam corretos. Clique no campo Estado e, na seção Tamanho do Campo, tecle o valor 2. Dessa forma, só poderão ser usadas duas letras para definir o texto do campo Estado. Outro ajuste útil é usar o ajuste Valor Padrão. Ele indica um valor pré-estabelecido para o campo. Por exemplo, se a maioria dos contatos de nosso banco de dados é de Goiás, podemos teclar GO em Valor Padrão. Agora, passe à aba Pesquisa, selecione Lista de Valores em Tipo de Origem da Linha e, em Origem da Linha, tecle as siglas dos estados brasileiros, separadas por ponto-e-vírgula. Dessa forma, ao editar o dado, será mostrada automaticamente a lista de estados brasileiros. Grave a tabela com o nome tabContatos.

3 – Tabelas ligadas

Agora, vamos usar como origem do campo TipoContato uma outra tabela, que definirá as categorias de contatos em nosso banco de dados. Para isso, acesse Criar > Tabela e crie uma tabela com nome tabTipoContato. Ela só terá uma coluna, denominada TipoContato. Tecle também os registros, conforme a imagem. Volte à tabela de contatos e selecione no campo Tipo de Origem de Linha, na aba Pesquisa, a opção Tabela/Consulta. Acesse Ferramentas de Bancos de Dados > Relações. Na janela que surge, tecle Ctrl, selecione as duas tabelas, pressione Adicionar e feche a janela. Clique, então, no único campo de tabTipoContato e arraste-o sobre o campo Tipo Contato da outra tabela. Na janela Editar Relações, marque as duas primeiras caixas.
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4 – Consulta

Com as tabelas prontas, vamos começar a criar consultas. A primeira delas mostrará todos os contatos que são clientes. Para isso, acesse Criar > Design da Consulta. Na janela que surge, marque tabContatos, pressione Adicionar e depois Fechar. Com a tecla Shift pressionada, escolha todos os campos e arraste-os para a primeira coluna da linha Campo. Agora, na coluna TipoContato, linha Critérios, escreva Cliente. Clique no botão Salvar e grave a consulta como cnsClientes. Depois disso, dê um duplo clique na consulta salva para exibir a lista de contatos que são clientes.

5 – Formulário

Primeiro, vamos construir um formulário para alimentação da tabela tabTipoContato, que será bem simples. Acione Criar > Mais Formulários > Assistente de Formulários. A tabela base é tabTipoContato. Avance duas vezes, escolha um estilo e siga. Escreva um título para o formulário e clique na opção Modificar o Design do Formulário. Pressione Concluir. Clique em uma área livre do formulário e escolha Sim nas propriedades Pop-Up e Janela Restrita. A primeira opção faz a janela ficar em primeiro plano e a segunda mantém o foco até que a janela seja fechada. Feche o formulário, salvando-o como frmTipoContato. Se quiser testá-lo, dê um clique duplo em seu nome e pressione o botão Novo para adicionar um novo tipo de contato.
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6 – Entrada de contados

Como definimos bem os campos da tabela tabContatos, a criação do formulário para entrada de dados nela será bem fácil. Para isso, acesse Criar > Formulário. Note que o Access fez todo o trabalho sozinho. Passe ao modo Design, e faça as mudanças visuais que achar interessantes. Grave o resultado com o nome frmContatos.

7 - Relatório

Vamos começar a montar os relatórios. Para isso, acesse Criar > Assistente de Relatório. Indique a tabela tabContatos e clique em cada campo que entrará no relatório, seguido do botão >. Pressione Avançar e escolha um campo para agrupar as informações. Por exemplo, selecione o campo TipoContato para dividir o relatório pelo tipo de contato. Avance e escolha o campo Nome para classificar os contatos. Avance, escolha um estilo e dê o título relContatos-Geral ao relatório.
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8 - Clientes

Repita o procedimento acima para criar um relatório listando os clientes. No entanto, em vez de escolher uma tabela, selecione a consulta cnsClientes, criada anteriormente. Outra diferença é que não usaremos campos para agrupar os registros, já que, ao contrário do relatório anterior, há somente um tipo de contato, que são os clientes.

9 – Etiquetas

Um tipo especial de relatório é o aplicado para emitir etiquetas de endereçamento. Para criá-lo, acesse Criar > Etiquetas. No assistente que surge, escolha o modelo de etiqueta e indique o fabricante. Avance. Agora, indique a fonte e os detalhes visuais para impressão. Defina o layout das etiquetas e escolha, se quiser, um ou mais campos para classificá-las. Por fim, dê um nome ao relatório, como relEtiquetas, e pressione Concluir. Para imprimir as etiquetas, basta dar um clique duplo no relatório gravado e dar o comando Imprimir.
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10 – Exemplo de botão

Para concluir nosso tutorial, vamos mostrar como adicionar um botão simples, atrelado a uma macro para automatizar algumas tarefas no banco de dados. Clique com o botão direito no formulário frmContatos e escolha Modo Design. Pressione o item Botão, na seção Controles da faixa, e crie um botão no formulário, com o texto Lista de Contatos. Clique duas vezes no botão criado e, à direita da tela, passe à aba Eventos. Abra a caixa da linha Ao Clicar e escolha Construtor de Macros. Na primeira linha, na coluna Ação da janela que aparece, escolha Abrir Relatório. Na seção Argumentos da Ação, escolha, em Nome do Relatório, o item relContatos-Geral e, em Exibir, selecione Visualização de Impressão. Ainda, em Modo Janela, escolha Diálogo.

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