A idéia é a seguinte: usar uma planilha Excel para criar um formulário de pedido, ou de orçamento, com cálculos automatizados. Em vez de oferecer um espaço para o usuário digitar a descrição dos produtos, o documento exibe caixas de combinação com a lista dos itens disponíveis. Quando o usuário escolhe um produto nessa lista, o preço e o peso do produto aparecem na mesma linha. Em seguida, quando ele digita uma quantidade, o documento calcula o total parcial e o valor do frete para aquele item. Com a seleção de outros produtos, o pedido se recalcula. A solução mostrada aqui usa recursos comuns da planilha e macros em Visual Basic (VBA). Acompanhe, a seguir, a montagem dessa folha de pedido.

1. Lista de produtos

Para começar, vamos definir o corpo da tabela. O pedido tem cinco colunas: Produto, Preço Unitário, Peso, Quantidade e Total. A coluna Produto é formada por uma série de caixas de combinação (controles combo box), alojadas nas células normais. Essas caixas vão conter a lista dos produtos. De onde vem essa lista? Vem de uma tabela que pode estar em outra planilha ou na própria folha de cálculo, em área diferente. Em nosso modelo, vamos colocá-la numa planilha separada, Plan1. Nela, construa uma tabela com três colunas: Produtos, Preço e Peso. Cada linha dessa tabela vai conter a descrição de um produto, seu preço e o peso em gramas. Detalhe importante: a primeira linha deve conter os títulos das colunas e a segunda uma descrição de produto deixada em branco, com preço e peso equivalentes a zero. A célula vazia vai corresponder à opção em que a linha não tem nenhum produto selecionado.

2. Opções na caixa

Deixe a planilha Plan1 e parta para Plan2. Aí vamos construir a planilha do pedido (veja a ilustração nesta página). Formate as colunas Preço Unitário e Total para duas casas decimais e as colunas Peso (vamos trabalhar com gramas) e Quantidade para números inteiros. Agora, defina quantos itens serão suportados em seu pedido. São cinco em nosso exemplo, mas você pode optar por um número maior. Passemos à inclusão das caixas de combinação na planilha.

Com o comando Exibir/Barras de Ferramentas, deixe visível a barra Caixa de Ferramentas de Controle e trace, na coluna Produto, uma caixa de combinação (combo box).

Ajuste a altura e o comprimento do objeto. Clique com o botão direito na caixa de combinação (o nome-padrão dela será ComboBox1) e escolha, no menu, a opção Propriedades. Na janela Propriedades, ajuste a linha List-FillRange para a faixa de células de Plan1 que contém a lista de opções que vão aparecer na caixa. A indicação é feita no seguinte formato: Plan1!A2:A12

A região indicada corresponde à lista dos produtos, sem incluir a primeira linha (título). Agora, copie o objeto e cole-o na célula imediatamente abaixo. Repita essa colagem conforme o número de linhas operacionais que pretenda incluir no pedido. Automaticamente, elas recebem nomes seqüenciais: ComboBox1, ComboBox2 etc. Todas as caixas de combinação contêm a mesma lista de produtos. Para fechar a estrutura da planilha, crie, na coluna Total, um totalizador parcial, que conterá o somatório dos valores dos produtos. Na próxima linha, deixe um espaço para o valor do frete — a ser calculado — e, por fim, vem o total geral, que corresponde à soma dos produtos mais o valor do frete. Um lembrete: o botão com o esquadro azul, na Caixa de Ferramentas de Controle, alterna entre o modo de desenvolvimento e o modo de ação da planilha.

3. Automação do cálculo

A parte externa do documento está pronta. Agora, precisamos adicionar os recursos de automação. Nosso objetivo, definido no início, é preencher automaticamente as informações de preço e peso, assim que o usuário escolha o produto. Entramos, então, no Visual Basic. Precisamos montar uma rotina, associada ao clique numa opção da caixa de combinação, que leia o preço e o peso do produto escolhido em Plan1 e os escreva, na linha da caixa de combinação acionada, em Plan2. O procedimento é idêntico para qualquer uma das caixas de combinação. Para conferir o código, baixe a planilha de exemplo no site da INFO: ftp://ftp.info.abril.com.br/pedido_auto.zip. Quando a opção escolhida na caixa de combinação é o espaço em branco, são zerados o preço e o peso naquela linha. Uma função em VBA calcula o valor do frete com base no peso total do pedido. Essa função aplica a política de frete adotada pela empresa. Em nosso exemplo fictício, o frete não é cobrado para pedidos com peso menor que 200 gramas.

Mercadorias pesando entre 200 e 1 000 gramas pagam 5 reais de envio; entre 1 000 e 5 000 gramas, 10 reais; e acima de 5 000 gramas, 30 reais. A função Frete recebe o total do peso das mercadorias e aplica essas regras para determinar o valor do frete. Ela é chamada pela fórmula:=Frete(peso_total)

4. Botão Zerar

Na planilha-pedido, adicionamos ainda um botão de comando chamado Zerar, que limpa todas as anotações já feitas num pedido. Para que a planilha não fique cheia de zeros, acione Ferramentas/Opções e, na orelha Exibir, desmarque a caixa Valores Zero. Assim, as linhas de pedido não utilizadas ficarão em branco.

O botão Zerar fica fora da área de impressão do pedido. Para determinar a região a ser impressa, basta selecioná-la e dar o comando Arquivo/Área de Impressão/Definir Área de Impressão. Conclua o documento, incluindo o espaço para os dados da pessoa ou empresa que faz a encomenda. No cabeçalho, insira também um logotipo de sua empresa. No exemplo, há ainda o botão Limpar, que apaga as informações do cliente. Conforme as características reais da atividade, é possível criar muitos outros recursos para esse documento. Bom trabalho.