Por Eric Costa

Apesar de estar espremido entre a boa versão 2007 do Microsoft Office e o avanço dos pacotes de escritório online, o OpenOffice vem ganhando ótimos recursos nas últimas versões, consolidando-se como o melhor pacote gratuito de aplicativos para escritório. Para quem quiser embrenhar-se nas opções de configuração e nos ajustes escondidos no OpenOffice, há diversas surpresas legais, como a geração automática de PDFs e um sistema de backup de documentos. Separamos aqui sete truques interessantes para empregar o OpenOffice de novas maneiras ou simplesmente usar o software de forma mais produtiva.

Backup automático
Um recurso pouco explorado do OpenOffice é o de criação automatizada de backups. Ao salvar um texto ou planilha, o OpenOffice pode criar uma cópia de backup em uma pasta separada. As principais configurações a serem feitas são definir a pasta de backups e ligar o recurso para todos os arquivos. Para isso, no Writer, acesse o menu Ferramentas > Opções. Depois, abra Carregar/Salvar > Geral. Marque a opção Sempre Criar Cópia de Backup. Não feche a janela ainda. Acesse OpenOffice.org > Caminhos. Clique no item Backups e depois em Editar. Escolha, então, a pasta onde ficarão os backups e clique em OK.

Assinatura rápida
Para quem usa uma assinatura padrão, até com algum elemento gráfico, como um logotipo, é possível criar um atalho rápido no Writer. Comece criando a assinatura ou abrindo um arquivo com ela. Depois, selecione tudo, incluindo os elementos gráficos. Acesse Editar > AutoTexto. Na janela que surge, escolha uma categoria, tecle um nome e um atalho curto. Depois, clique no botão AutoTexto e escolha Novo. Para entrar com a assinatura, tecle o atalho e depois F3.

PDFs em bloco
Um recurso bastante útil no OpenOffice é o de converter um lote de arquivos para PDF. Curiosamente, essa opção fica escondida no assistente de páginas web. Primeiro, acesse Arquivo > Assistentes > Página da Web. Clique em Avançar e depois em Adicionar. Escolha os arquivos que serão convertidos. Depois, para cada um deles, selecione no campo Exportar Para Formato de Arquivoo item PDF – Impressão Otimizada. Vá clicando em Avançar até chegar ao item Visualização. Marque Em Uma Pasta Local e clique no botão com reticências. Escolha uma pasta vazia para os PDFs e clique em Concluir. Daí, basta copiar os PDFs e deletar os outros itens.

Impressão em lote
Além de gerar PDFs de uma só vez, o OpenOffice também pode imprimir vários documentos com um só comando. Para isso, abra a linha de comando, navegue para a pasta com os documentos e tecle: C:\Arquivos de Programas\OpenOffice.org 2.3\program\soffice.exe -p nome_do_arquivo1

O caminho da pasta pode ser diferente, conforme o escolhido na instalação do OpenOffice. O exemplo acima imprime só um arquivo, mas basta listar todos os que forem desejados separando-os com um espaço. Vale a pena também ver todas as opções de linha de comando, teclando C:\Arquivos de Programas\ OpenOffice.org 2.3\program\soffice.exe -?

Texto vira tabela
Tem uma tabela em formato CSV (valores separados por vírgulas) e quer adicioná-la a um documento? Não é preciso abrir o CSV em uma nova planilha do Calc e depois copiar para o Writer. Simplesmente abra o CSV com o bloco de notas e copie os dados para o texto em edição. Depois, selecione-os com o mouse. Acesse, então, o menu Tabela > Converter > De Texto Para Tabela. Marque o separador de dados apropriado (em regra, a vírgula) e também Título, se a primeira linha dos dados é usada como cabeçalho. Clique em OK e pronto. O CSV virou uma tabela prontinha.

Expressões regulares
A planilha Calc conta com o recurso de expressões regulares para ajudar na seleção de células com base em seu conteúdo. Os principais caracteres usados nas expressões são o ponto, o asterisco e o sinal de mais. O ponto substitui qualquer caractere, com o asterisco indicando uma repetição de zero ou mais vezes do que lhe antecede e o sinal de mais, o mesmo que o asterisco, mas sem a seqüência vazia. Por exemplo, a fórmula COUNTIF(A1:A10; “..”) retorna o número de células no intervalo com só dois caracteres de texto. Já COUNTIF(A1:A10; “INFO.*”) retorna as células com texto iniciado por “INFO”.

Nomes de uma só vez
Quem é fera nas planilhas sabe que criar nomes ajuda bastante ao montar fórmulas complexas. A planilha Calc conta com um recurso que cria automaticamente nomes correspondentes às colunas de uma tabela de dados. Para fazer essa operação, comece selecionando toda a tabela (incluindo a linha com os cabeçalhos). Depois, acesse o menu Inserir > Nomes > Criar. Na janela que aparece, marque o item Linha Superior e clique em OK. Depois, é só usar os nomes em novas fórmulas ou acessar as células correspondentes escolhendo a Caixa de Nome (canto superior esquerdo da janela).

MAIS RECURSOS
Como o Firefox e o Thunderbird, o OpenOffice também pode receber extensões, que adicionam recursos interessantes, como integração com o Google Docs, redução do tamanho das apresentações do Impress, entre outros. Há uma seção do site oficial do OpenOffice (localizada em http://extensions.services.openoffice.org/) que lista as extensões, contando com 61 opções até o momento.