Quando a formatação–padrão usada do Excel não traz resultados satisfatórios, a solução é utilizar um dos formatos opcionais predefinidos ou criar um novo com os códigos de formatação. Se você quiser transformar uma data no dia da semana por extenso, por exemplo, terá de criar um novo formato. Veja, a seguir, um roteiro para trabalhar com formatos personalizados no Excel.

1. Personalizando uma data

Crie uma nova planilha no Excel e digite a data 1/1/2005 numa das células. Clique com o botão direito na célula, escolha Formatar Células e ative a aba Número. No quadro Categoria, selecione Personalizado. No campo Tipo, você deverá digitar um dos códigos de formatação aceitos pelo Excel. Insira o código dddd nesse campo. Veja, então, no quadro Exemplo, logo acima, como ficará a célula nesse formato. Para aplicar a formatação, clique em OK. O Excel passa a mostrar a palavra “sábado” na célula, o dia da semana correspondente ao primeiro dia de 2005.

Experimente formatar uma outra célula da mesma maneira. Depois de escolher a opção Personalizado no quadro Categoria, examine a lista de formatos que aparece sob o campo Tipo. No final dessa lista, você vai encontrar o formato que acabamos de criar, “dddd”. Basta selecioná-lo e clicar em OK para aplicar essa formatação à célula. Toda a vez que você criar um formato novo, o Excel vai acrescentá-lo à lista. Se você quiser eliminar algum formato da lista, basta selecioná-lo e clicar no botão Excluir.

2. Mais formatos

Há uma variedade de códigos que podem ser usados no campo Tipo para especificar um formato de data, número ou texto.

Dias
d - O dia do mês, entre 1 e 31.
dd - O dia do mês, entre 01 e 31, ou seja, com zero à esquerda dos números com um único algarismo.
ddd - O dia da semana abreviado em três letras (seg, ter, qua...).
dddd - O dia da semana por extenso.

Meses
m - O número do mês entre 1 e 12.
mm - O número do mês entre 01 e 12.
mmm - O mês em três letras (jan, fev).
mmmm - O mês escrito por extenso.

Anos
aa - O ano em dois dígitos, de 00 a 99.
aaaa - O ano em quatro dígitos.

Horas
h - A hora entre 0 e 24, em um ou dois algarismos.
hh - A hora entre 00 e 24, sempre em dois algarismos.
m - Junto com o h, indica minutos, de 0 a 59.
mm - Minutos entre 00 e 59.
ss - Segundos, de 00 a 60.

3. Preenchendo a célula com traços

Às vezes, pode ser interessante preencher com traços o espaço não usado na célula. Para completar uma célula com traços depois de digitado um texto nela, use o código de formatação @*-. Se quiser deixar um espaço entre o texto e o primeiro traço, escreva @* - (com espaço entre o asterisco e o hífen). Números em planilhas são alinhados à direita. Nesse caso, os traços devem ser colocados à esquerda do número para preencher a célula. Para isso, use o código *-#. Também nesse caso, você pode deixar um espaço em branco entre o último traço e o número, inserindo-o entre o hífen e o sustenido. Note que o “#” toma o lugar do número, e, o “@”, o do texto.

4. Ocultando valores

Muitas vezes, algumas células da planilha são usadas para cálculos intermediários, mas você não quer que elas fiquem visíveis ao usuário. Para ocultar o conteúdo de uma célula que contém um número, use o formato ;; (duas vezes ponto-e-vírgula). Se a célula contiver texto, use ;;; para ocultar o conteúdo. Note que, no caso desses dois códigos, o Excel não mostra nada no campo Exemplo.

5. A receita dos formatos

Cada código de formatação criado pode ter até três seções para número e uma quarta seção para texto. Essas seções determinam o formato para números positivos, números negativos, zeros e texto, respectivamente. Se você incluir apenas duas seções para números, a primeira será usada tanto para números positivos quanto para zeros, e a segunda para números negativos. Se usar apenas uma seção para números, todos os números usarão aquele formato. As seções são separadas por ponto-e-vírgula, como neste exemplo:

#.###,00;[vermelho]
(#.###,00);0,00;“Info ”@

Com esse formato, nossos números terão duas casas depois da vírgula e um ponto separando os milhares. Números negativos vão aparecer em vermelho e entre parênteses. Se a célula contiver texto, ele será antecedido pela palavra “Info” e por um espaço em branco.

6. Texto e número juntos

Para exibir tanto texto quanto números numa célula, coloque os caracteres de texto entre aspas (“ ”) ou preceda um único caractere com uma barra invertida (). Inclua os caracteres na seção apropriada dos códigos de formato. Experimente este formato para datas: d/mmm. As datas serão exibidas na forma 25/jan, 13/mai etc. Vejamos mais um exemplo:

R$ 0,00 “ Crédito”;
R$ -0,00 “ Débito”

O Excel vai exibir uma quantia positiva como “R$ 324,76 Crédito” e uma negativa como “R$ -234,76 Débito”.

7. Cores nos números

Para definir a cor dos caracteres numa seção do formato, digite o nome de uma destas oito cores entre colchetes ([ ]) na seção: Preto, Ciano, Magenta, Branco, Azul, Verde, Vermelho e Amarelo. O código de cor deve ser o primeiro item da seção. Veja o exemplo: [azul]#; [vermelho]#; [preto]#; [verde]#

8. Condições na formatação

É possível definir formatos de número que serão aplicados apenas se o número atender a uma condição especificada. Para isso, inclua a condição entre colchetes. A condição consiste num operador de comparação e num valor. O formato a seguir, por exemplo, exibe números menores ou iguais a 200 em vermelho e números maiores que 200 em azul: [Vermelho][<=200];[Azul][>200]