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Explore o recurso das caixas de combinação do Excel para criar listas de opções e reduzir o trabalho de digitação

As caixas de combinação em planilhas do Excel constituem um recurso muito prático que poucos usuários utilizam. Essas caixas — que contêm uma lista de opções — facilitam a elaboração do documento quando há itens que se repetem em determinados campos. Então, em vez de digitar, escolhe-se uma opção. Além disso, as caixas de combinação do Excel são fáceis de usar e não exigem conhecimento avançado. Veja no passo-a-passo a seguir como utilizá-las em suas planilhas.

1. Lista de produtos: Vamos usar como exemplo uma planilha para orçamento de venda com as seguintes colunas: Produto, Preço Unitário, Quantidade e Total. As caixas de combinação vão ser usadas no campo Produto. A primeira tarefa é definir o conteúdo dessas caixas, que será a lista de produtos disponíveis. Para organizar o trabalho, crie essa lista numa planilha separada. Na coluna A da planilha Plan2, coloque o título; Produtos, na linha 1. Deixe em branco a linha seguinte e escreva a especificação de cada item.

2. Desenho da caixa: Volte para a planilha Plan1. Nela, construa o formulário de orçamento. Agora, vamos incluir as caixas de combinação nas células da coluna Produto. Dê o comando Exibir > Barras de Ferramentas e deixe visível a barra Caixa de Ferramentas de Controle. Nessa barra, clique no controle Caixa de Combinação e desenhe o objeto. Ajuste a caixa para que coincida com as dimensões da primeira célula da coluna Produto. Aumente a altura das linhas (18 é um bom número para a altura).

3. Conteúdo da caixa: A caixa de combinação está vazia. Vamos incluir nela a lista de produtos. Clique com o botão direito na caixa de combinação e, no menu, escolha a opção Propriedades. Na caixa Propriedades, localize a linha ListFillRange. Digite a região da lista de produtos. Assim: Plan2!A2:A19. Observe: na lista foi incluída uma célula em branco, A2. O objetivo é deixá-la como a primeira linha da lista. Assim, o usuário poderá escolhê-la quando quiser cancelar a inclusão de uma linha no orçamento.

4. copiar e colar: Cada linha da coluna Produto deve conter uma caixa de combinação com o mesmo conteúdo. Então, em vez de repetir o que foi feito no bloco anterior, vamos por um atalho. Copie a caixa de combinação. Agora, selecione a célula imediatamente abaixo e dê o comando colar. Repita esse processo para todas as linhas. Na barra Caixa de Ferramentas de Controle, clique no botão com o esquadro azul. Ele alterna entre o modo de desenvolvimento e o modo de ação da planilha.

5. Salvar como modelo: Falta, agora, adicionar fórmulas à coluna Valor e formatar os números. Além disso, se você quiser, pode adicionar o logotipo da empresa, endereço etc. Um formulário para a apresentação de orçamentos é o tipo de documento para ser utilizado muitas vezes. Portanto, em vez de armazená-lo como um arquivo comum (XLS), o melhor é salvá-lo como modelo (XLT). Assim, toda vez que você abrir o modelo, terá um formulário em branco, pronto para ser preenchido.

6. Um novo problema: A planilha já está pronta. Mas vamos pensar um pouco. Cada caixa de combinação contém a lista de produtos, que ocupa o intervalo de células A2:A19, no exemplo. E como ficarão as coisas se a lista incorporar novos itens, nas células A20, A21 etc.? Sempre que você aumentar a lista, será obrigado a atualizar o endereço dela em cada uma das caixas. Que trabalhão. O Excel tem uma função chamada DESLOC que pode ajudar a resolver o problema.

7. A solução, em tese: O que faz a função DESLOC? Ela define uma região da planilha de forma elástica. Vamos usá-la junto com o recurso de nomear a coluna A de Plan2. Batizaremos essa coluna com o nome Produtos. Mas, ao mesmo tempo, vamos dizer ao Excel que Produtos não equivale a toda a coluna A, mas somente ao intervalo que vai de A2 (a célula em branco) até onde a coluna estiver preenchida. Desse modo, vai ser possível aumentar a lista sem precisar mexer nas caixas de combinação.

8. região automática: A solução é redefinir automaticamente o intervalo da lista de produtos. Para isso, acione Inserir > Nome > Definir. Na caixa Definir Nome, digite: em cima, Produtos; e embaixo: =DESLOC(Plan2!$A$2;0;0;CONT.VALORES(Plan2!$A:$A)). Dê OK. Isso define uma região chamada Produtos. A função CONT.VALORES conta as células preenchidas na coluna A. DESLOC usa esse número para definir o intervalo. Agora, em cada caixa, em vez de um endereço (A2:A19), escreva Produtos.

9. mais expansões: Você pode automatizar ainda mais a planilha de orçamento. É possível, por exemplo, incluir uma coluna de preços na lista de produtos (Plan2). Assim, quando se escolher um item, o preço aparecerá na coluna correspondente. Mas para isso é preciso montar um esquema bastante criativo ou programar em linguagem VBA.




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