Como o CIO deve lidar com o uso de tecnologias pessoais na empresa?

A proibição pura e simples do uso de tecnologias pessoais dentro da companhia pode ser uma decisão errada dos CIOs. Diante do problema, o melhor a fazer é perguntar “Por que?” e não simplesmente dizer “Não”. Uma política de transparência terá um impacto muito maior sobre os funcionários.

Por David Mitchell Smith e Donna Taylor

Descobertas Chave

- Os CIOs podem lidar mais eficazmente com as tendências se pararem de tentar controlar o uso da tecnologia de consumo direto na empresa e, ao invés disso, desenvolver abordagens para administrá-la.

- A restrição geral do uso de tecnologia de consumo direto na empresa não alcança os objetivos desejados da empresa e poderá fazer mais mal do que bem. A transparência nas políticas e diretrizes terá um impacto maior sobre parte dos funcionários.

- Administrar o uso da tecnologia de consumo direto pode reduzir custos e melhorar a segurança em termos quantitativos e qualitativos.

Recomendações

Os CIOs deveriam:

- Rever periodicamente suas políticas sobre o uso da TI de consumo direto. Validar os motivos subjacentes para essas políticas e ajustá-los se necessário.

- Tornar o processo de estabelecimento de políticas mais aberto, transparente e amplamente inclusivo.

- Avaliar o uso da tecnologia de consumo direto na empresa, documentando ao mesmo tempo seu impacto sobre os custos, a segurança e os fatores intangíveis, como a moral, a produtividade e a taxa de retenção de funcionários.

- Estabelecer um programa onde certos funcionários de confiança que precisam de novas abordagens e possam demonstrar seu valor corporativo possam realizar experimentos apoiados na tecnologia de consumo direto, com a ajuda da TI.

O que você precisa saber

Banir as tecnologias de consumo direto na empresa ignora o fato de que seu uso ainda é válido. As empresas atingirão melhor seus objetivos, incluindo aqueles relativos à segurança, se ao invés de banir simplesmente decidam planejar e administrar o uso das tecnologias de consumo direto. Um melhor processo de contratação de funcionários, de retenção e incentivo moral poderá também resultar de tal abordagem.

Análise

Os CIOs freqüentemente usam o custo e a segurança como desculpas para dizer "não" para o uso corporativo de tecnologias de consumo direto. Os CIOs nunca deveriam deixar de levar a sério as questões sobre segurança, e eles devem sempre ter os custos em mente. Mas ao usarem a segurança ou o custo como desculpas, ao invés de terem motivos legítimos para que as tecnologias de consumo direto não sejam permitidas, podem gerar um grande malefício:

- Eles podem fazer um desserviço para as verdadeiras questões de segurança.

- Eles podem alienar os usuários que desejam usar as tecnologias de consumo direto para realizar suas tarefas.

- Eles podem rejeitar sumariamente tecnologias que podem ter um valor real para a empresa. Mais trabalhadores estão usando tecnologias de consumo direto na empresa porque elas são mais baratas, mais fáceis de usar e solucionam seus problemas.

Esse uso continuará a crescer, mesmo se a empresa o proibir. Monitorar e planejar a integração dessas tecnologias nas operações diárias da empresa provavelmente gerará resultados mais positivos do que uma restrição geral do seu uso.

Consumo direto vs. Custo

Os CIOs freqüentemente pensam que o uso de tecnologias pessoais significa simplesmente maiores custos de TI para a empresa. De fato essas tecnologias geram custos e valor, diretos e indiretos:

- O uso por funcionários de tecnologias de consumo direto talvez não tenha nenhum impacto significativo sobre os custos diretos da empresa. Isso é especialmente verdade se o próprio funcionário adquirir a tecnologia, a menos que isso faça parte de um esforço para transferir os custos aos funcionários, como no caso dos notebooks de propriedade dos funcionários.

- Ter funcionários insatisfeitos poderá resultar em custos indiretos em termos de ineficiência e rotatividade.

- A tecnologia de consumo direto poderá proporcionar um fator tipo "nossa!" que permita aos funcionários criar um valor significativo para os clientes.

Os custos da consumerização combinam elementos do tangível e do intangível. Embora esses custos sejam difíceis de mensurar, muito menos de comparar, os CIOs podem atribuir valores aos fatores intangíveis com base nas circunstâncias únicas da empresa para dar peso aos custos e aos potenciais benefícios.

Para se obter um quadro preciso dos reais custos das tecnologias de consumo direto, os CIOs deveriam:

- Conhecer as finanças: O setor de TI presume que a tecnologia de consumo direto será custosa, mas ele geralmente não faz uma análise da relação custo-benefício do seu impacto. Essas tecnologias poderão economizar dinheiro ou custar dinheiro, e elas poderão ter expectativas de vida curta ou longa. Por exemplo, um trabalhador poderá adquirir uma pequena impressora para ter em sua mesa e poderá adquirir sua própria tinta, assim o custo para a empresa será irrisório. O setor de TI deveria obter dados firmes sobre os custos para que suas decisões possam ser transparentes.

- Estudar os potenciais benefícios: Dinheiro não é tudo quando falamos das tecnologias de consumo direto. Um dispositivo de consumo direto poderá ter um custo total de propriedade (TCO) maior do que um dispositivo corporativo, mas poderá também tornar o trabalhador mais feliz e mais eficiente. Essa satisfação do usuário poderá até mesmo resultar em outras economias de custos, como uma diminuição da força de trabalho ou tempos de retorno mais rápidos. Uma tecnologia de consumo direto poderá também tornar a empresa mais atraente para trabalhadores mais jovens, os chamados "nativos digitais" que serão os líderes corporativos do futuro.

Os CIOs precisam administrar, e não controlar

Os CIOs costumam acreditar que precisam controlar todos os aspectos do uso da TI na empresa, o que gera restrições gerais às tecnologias de consumo direto. Se os CIOs aceitarem o uso inevitável dessas tecnologias, os departamentos de TI poderão parar de tentar controlar e começar a tentar administrar as ferramentas e dispositivos que os funcionários usam.

Boas políticas e procedimentos poderão ajudar os CIOs a distinguir entre administração e controle. A analise periódica dessas mesmas políticas e procedimentos assegurará que a empresa permaneça flexível e receptiva às necessidades de um ambiente sempre em mutação, no qual novas tecnologias levantam diferentes questões sobre custo e segurança. As inovações tecnológicas nos mercados de consumo estão se acelerando. A falta de análises freqüentes poderá deixar uma empresa ainda mais para trás. Mas a maioria dos CIOs raramente, se é que o fazem, analisa suas políticas para a TI de consumo direto.

Para administrar no lugar de controlar, os CIOs deveriam:

- Rever a atuais políticas e determinar se podem justificar eficazmente as políticas com base nas tecnologias de consumo direto disponíveis e no desejo dos usuários por elas.

- Rever suas listas de "não" em intervalos regulares. Reconciliar as políticas com uma lista de tecnologias de consumo direto banidas ajudará a eliminar as provisões injustificadas de exclusão do uso das mesmas.

- Estabelecer as diretrizes para determinar quando as tecnologias de consumo direto ou os os dispositivos pessoais poderão ser usados no trabalho.

- Praticar uma boa liderança, para que as políticas evoluam na medida em que as novas tecnologias se tornem disponíveis e na medida em que as questões de custo e segurança sejam modificadas. O reconhecimento positivo deve ser considerado uma maneira de motivar os inovadores.

A transparência e a confiança podem inspirar a observância e a melhora na segurança

Muitas vezes, os CIOs emitem diretrizes para toda a empresa sem obter insumos das pessoas que esperam que venham seguir essas diretrizes. Pior ainda, os CIOs freqüentemente emitem políticas e procedimentos sem dar explicações. Ambas as abordagens frustram os funcionários e perpetuam a sensação de uma falta de controle e confiança, e uma incapacidade de fazer a diferença na empresa. Várias pesquisas sobre a satisfação de funcionários têm demonstrado que um funcionário que se sinta fortalecido muito provavelmente permanecerá no emprego e contribuirá mais para a empresa.

Os CIOs deveriam usar três abordagens para inspirar um maior observância das políticas e procedimentos e reduzir os riscos para a segurança:

- Comitês abertos para obter opiniões

Os CIOs costumam ter comitês para obter opiniões sobre a política de TI, mas esses comitês geralmente são fechados para as pessoas de fora. Isso é um erro, porque os CIOs precisam saber se as pessoas têm questões a apresentar sobre suas políticas, e porque. Os CIOs devem abrir seus comitês de opiniões e distribuir as minutas eletronicamente. Melhor ainda, o comitê poderá usar um software de colaboração social internamente para tornar seu trabalho mais transparente. Essa abordagem também demonstra uma disposição de usar soluções que possam fazer parte da discussão. Essa abertura gerará um processo mais vigoroso e útil de apresentação de opiniões e sujeitará a política ao escrutínio público, para um exame completo da possibilidade da política evoluir. (Alguns tópicos extremamente sensíveis não poderão fazer parte desse processo.)

- Compreender os desejos dos usuários

Os CIOs deveriam resistir à tentação de serem punitivos quanto ao mau uso das tecnologias de consumo direto. Pelo contrário, eles devem descobrir por que os funcionários estão usando a tecnologia, para que possam explorar as maneiras de satisfazer as necessidades dos usuários. Por exemplo: um funcionário poderá usar um serviço comum de e-mail tal como Gmail no trabalho porque o limite de armazenagem de e-mails da empresa é muito pequeno. Esse é um sinal de que o setor de TI deveria considerar a hipótese de expandir sua capacidade de armazenagem. Os CIOs devem resistir à tentação de punir os transgressores. Essa é mais uma oportunidade para compreender os motivos e reconhecer a habilidade e a possibilidade de cada um de fazer contribuições para melhorar os recursos disponíveis para todos.

- Dedicar confiança onde a confiança for merecida

Adote um mecanismo para identificar se os pioneiros das tecnologias de consumo direto que mereçam a confiança do CIO estão em um cargo de mais alto escalão e tenham demonstrado a necessidade de experimentar novas tecnologias. Encoraje seus experimentos e ofereça ajuda caso necessitem. Essa confiança não tem origem apenas na TI; os pioneiros devem demonstrar algum tipo de valor para a empresa. Essa abordagem poderá gerar grandes projetos, proporcionando ao mesmo tempo oportunidades para as pessoas que poderiam de outro modo estar violando as políticas. Essa abordagem também reforça o direito de aplicar as políticas onde não houver confiança para experimentar.

Diretrizes táticas

- Uma tecnologia de consumo direto se tornará mais preponderante na empresa somente ao longo do tempo. Os CIOs não conseguem mais controlar o ambiente da TI do modo como estavam acostumados a fazer. A transparência de políticas e processos é fundamental para administrar o consumo direto na empresa.

-As soluções do tipo “um tamanho serve para todos" raramente funcionam. Os grupos de usuários variam e precisam ser tratados do mesmo modo. As estratégias de segmentação são uma parte fundamental da estratégia de TI. Por exemplo: as tecnologias de consumo direto podem ser apropriadas para aqueles que trabalham com conhecimento, enquanto que os funcionários com funções fixas, como operadores de máquinas de perfurar cartões, precisam de um ambiente mais padronizado.