Questões chave para a otimização de custos

Kurt Potter

15 de abril de 2009

ANÁLISE

Definição e Escopo

A otimização de custos é uma disciplina que inclui as práticas, capacidades e comportamentos assumidos pelos setores de TI e pela empresa para contrabalançar as restrições da redução de despesas, da redução de custos, e da gestão dos níveis de serviço, e demonstrar o valor corporativo da TI no esforço de alcançar os imperativos financeiros da empresa. Essas ações podem ser adotadas com ou sem novos investimentos, sejam eles iniciados no curto ou no longo prazo, ou sejam eles iniciados durante períodos de retração ou expansão econômica. Ora, a maior parte da atenção dedicada à otimização de custos tem a ver com a recessão econômica geral. Porém, estas questões chave sobre a otimização de custos também são relevantes em tempos de expansão econômica, onde certas indústrias ou empresas podem estar respondendo a condições de mercado em mutação, enquanto outras indústrias ou empresas estarão prosperando. A incerteza econômica global transformou a rápida otimização de custos em todas as suas formas uma prioridade para a maioria das empresas e setores de TI.

Visão Geral

O Gartner considera a otimização de custos como sendo uma das principais prioridades para os setores de TI e as empresas de todo o mundo. A agenda da otimização de custos cobre todas as áreas da pesquisa do Gartner, tanto no nível estratégico quanto no nível tático, em todos os domínios do processo para ajudar os clientes a lidar com as atuais condições econômicas. Ela também procura ajudar as empresas a formular suas estratégias de retorno ao crescimento, na medida em que encontrarem mais previsibilidade em suas empresas, em suas indústrias, em seus países e em todo o mundo. Os elementos críticos cobertos em nossa pesquisa sobre otimização de custos incluem os potenciais benefícios, o impacto sobre os clientes, os requisitos de tempo, o grau de risco organizacional, o grau de risco técnico, e os requisitos para investimento das técnicas específicas de otimização de custos.

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Questões Chave
Aqui, analisamos as questões chave que são representativas das perguntas a serem respondidas pela pesquisa sobre otimização de custos da Gartner.

Elementos Fundamentais da Otimização de Custos

Como os líderes de TI deveriam determinar e priorizar as potenciais economias de custos das iniciativas de otimização?

Antecedentes e Contexto: O desafio não está em identificar oportunidades para a otimização de custos, mas em determinar quais áreas gerarão rapidamente os maiores benefícios. Devido à natureza condensada dessas decisões durante um período de retração econômica, um quadro básico para a gestão e priorização de oportunidades é fundamental para o sucesso.

Impacto: Identificar as potenciais oportunidades de economias de custos e a capacidade de priorizá-las testarão a governança da TI e o alinhamento do setor de TI com a empresa. Uma priorização inadequada poderá significar uma menor capacidade de responder às oportunidades de mercado quando for necessário adotar as bases de um retorno ao crescimento.

Amostra de Pesquisa Publicada:
“Equilibrando os Esforços de Otimização de Custos no Curto e Longo Prazos”
“Corte de Custos: cios Podem Explorar as Assimetrias Entre Regiões e Indústrias para Encontrar Novas Oportunidades”
“O Corte de Custos Requer uma Rápida Priorização das Opções Viáveis”
“Como Priorizar os Projetos Ecológicos de TI em um Mundo de Restrições Econômicas”
“Corte de Custos na TI para Lidar Com a Retração Econômica”

Como os líderes de TI deveriam trabalhar com a empresa para coordenar os esforços de otimização?

Antecedentes e Contexto: Embora o setor de TI possa ajudar de forma independente a alcançar as metas orçamentárias no curto prazo, economias de mais longo prazo com maiores retornos sobre os investimentos somente virão das decisões conjuntas corporativas e do setor de TI. Para algumas empresas, a avaliação da carteira de aplicações e dos níveis de serviço em toda a empresa significará consultas com, e a aprovação dos, principais atores corporativos.

Impacto: A credibilidade da TI pode ser incrementada ou reduzida com base no modo como as campanhas de otimização de custos são realizadas. Como as atuais condições econômicas levam a uma reestruturação corporativa estratégica para muitas empresas, o foco da otimização de custos deve estar alinhado aos objetivos estratégicos da empresa.

Amostra de Pesquisa Publicada:

• “Preocupações do CEO em 2009: Lidando Com a Retração”


• “Comunicando o Valor da EA aos cfos”


• “Métricas para o Desempenho de Processos: Diretrizes para o Sucesso do BPM “


• “Otimização de Custos de TI: Como Antecipar Sua Resposta Corporativa à


• Retração Econômica “


• “Expandir Mercados Reduzindo Custos Com Carteiras de Produtos Vencedoras”

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Aprovisionamento da TI

Quais são as estruturas e condições ótimas para contratos?

Antecedentes e Contexto: Sendo geralmente a primeira meta de uma campanha de otimização de custos, as condições e prazos de contratos para a compra de hardware, software e serviços de TI são fundamentalmente importantes para se cumprir as novas metas de gastos. Enquanto os setores de TI estejam procurando reduzir os gastos externos, os revendedores de TI estão lutando para alcançar suas próprias metas de receitas.

Impacto: Embora o aprovisionamento da TI seja uma potencial fonte de economias de custos, estimular um acordo muito bom poderá afetar alguns revendedores de TI que também estejam enfrentando dificuldades financeiras. Forçar em demasia a obtenção de um melhor acordo poderá significar ter de reaprovisionar produtos e serviços numa data futura.

Amostra de Pesquisa Publicada:

• “Compreender a Política de Virtualização da Oracle para Evitar Custos Inesperados”


• “Reduzir as Despesas de TI com Softwares Negociando Essas Cláusulas do Contrato”


• “Melhores Práticas para Renegociar Contratos de Terceirização”


• “Como Obter um Grande Acordo para as Licenças de Software de Suas Aplicações Corporativas”


• “Qual Deve Ser o Seu Desconto pelo Serviço Cisco Smartnet e Como Negociar o Melhor Acordo”

Quais técnicas os líderes de TI deveriam usar para reduzir os custos da TI?

Antecedentes e Contexto: Os setores de TI que foram menos otimizados antes da retração econômica descobrirão ser mais fácil reduzir custos para atender às novas expectativas corporativas do que suas contrapartes em empresas que tenham otimizado o setor de TI recentemente.

Impacto: Os benefícios da reação inicial à otimização de custos costumam incluir uma redução dos gastos de TI, que resulta na contenção de custos. Porém, a redução no longo prazo dos custos de TI na linha de base costumam requerer novos investimentos e melhorias na maturidade das disciplinas do setor de TI, tais como gestão do desempenho da TI, cobrança retroativa do setor de TI, gestão de revendedores, e gestão de custos e comparação de resultados.

Amostra de Pesquisa Publicada:

• “Otimização de Custos: Três Processos ITIL Que Podem Exercer um Papel Importante”


• “Cinco Dimensões do Design de Redes para Melhorar o Desempenho e Economizar Dinheiro”


• “Otimização de Backup e Recuperação e Contenção de Custos”


• “TI ‘Ecológica’: Reduza Suas Despesas com Viagens e Emissões de Carbono Através de Conferências via Internet”


• “Explorando Opções para Licenciar o Microsoft Office sharepoint Server 2007 para Reduzir Custos”


• “Economizar Dinheiro Agora Com Infraestrutura Hospedada e ‘Nas Nuvens’”

Antecedentes e Contexto: A Estrutura Básica dos Quatro Níveis de Otimização de Custos da Gartner (veja a Figura 1) é um princípio organizacional para o modo como a Gartner realiza pesquisas sobre a otimização de custos. Ela também é um princípio organizacional para categorizar as oportunidades de otimização de custos. Mesmo com os melhores princípios organizacionais, muitas empresas descobrem que têm dificuldades para priorizar suas amplas oportunidades de otimização de custos, que vão além apenas do setor de TI.

Impacto: Sem um quadro básico e uma estratégia de priorização para as oportunidades de otimização de custos, muitos setores de TI e suas empresas deixarão de cumprir suas metas de otimização de custos, adorarão as oportunidades de otimização de custos erradas e até mesmo afetarão sua capacidade de tirar todo proveito do eventual período de retorno ao crescimento desse ciclo de negócios.

Amostra de Pesquisa Publicada:
• “A Segurança É um Luxo em uma Economia em Declínio?”
• “Otimizar Continuamente a Capacidade do Seu Centro de Dados Antes de Construir ou Adquirir Mais Recursos”
• “Para Além da Sobrevivência: Alavancar as Melhores Práticas de EA para Obter Sucesso”
• “Para Otimizar os Custos de TI, Siga o Dinheiro”
• “Os Gerentes de TI Podem Efetivamente Aumentar Suas Despesas Atuais Eliminando um Projeto”

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Economias de Custos Conjuntas Corporativas e do Setor de TI

Quais técnicas impulsionam as economias de custos na empresa?

Antecedentes e Contexto: nos estágios iniciais de uma campanha de otimização de custos, a maioria dos setores de TI cortam despesas onde têm maior controle — no aprovisionamento da TI e no corte de custos no setor de TI. Para obter economias adicionais, os setores de TI e a empresa devem alcançar um consenso sobre como o trabalho deve ser modificado, e os níveis de serviço ajustados. Eles deve também tomar decisões sobre a viabilidade futura de programas, resultados tangíveis e mesmo sobre unidades de negócios.

Impacto: As maiores oportunidades para reduzir os custos unitários no setor de TI estão nas decisões corporativas sobre o uso da TI. A sustentabilidade dessas importantes decisões requererá um cuidadoso processo de validação.

Amostra de Pesquisa Publicada:
• “Atualizar: A Otimização de Custos Requer a Gestão do Desempenho Corporativo”
• “Como o CIO Pode aumentar o Valor da Carteira de Aplicações”
• “As Aplicações para a Tomada de Decisões em Tempo Real Podem aumentar as Receitas e Reduzir Custos no Centro de Contatos”
• “Otimizar as Despesas com Viagens Usando Conferências via Áudio, Internet e Vídeo”
• “Cortar Custos Indiretos Agora Com o E-Procurement”

Permitir a Inovação e a Reestruturação Corporativa
Como os líderes de TI deveriam apoiar a empresa durante a reestruturação?

Antecedentes e Contexto: As depressões econômicas costumam resultar em uma profusão de fusões, aquisições, alienações, liquidações, criação de serviços partilhados, e outras formas radicais de ações corporativas estratégicas. A devida diligência do setor de TI e uma ação rápida para acompanhar a urgência da situação serão necessários para atender as expectativas da empresa.

Impacto: Algumas empresas chegarão a um ponto em que a otimização de custos não será suficiente para garantir a viabilidade de suas empresas no longo prazo. O desafio do alinhamento da TI será o modo como a TI e sua cadeia de fornecimentos administram as ações estratégicas ofensivas e defensivas associadas à retração econômica.

Amostra de Pesquisa Publicada:
• “Construa Seu Mapa da Estrada para o Projeto ECM em 2009 para Evitar a Tendência de Fracassos”
• “Retenção, Arquivamento e Depuração de Dados: Estratégias Importantes para Administrar os Custos e Riscos do ERP”

• “Em Tempos Difíceis, a Internet Vista como Necessidade”
• “Criando Casos corporativos Móveis e Persuasivos em uma Recessão”
• “Aja Agora para Mensurar e Fortalecer a Viabilidade da Arquitetura Corporativa Durante a Retração”

Como os líderes de TI podem ajudar a empresa a retornar ao crescimento?

Antecedentes e Contexto: Para muitas empresas onde a TI não tem estado bem alinhada com as metas corporativas, será mais difícil alcançar as metas de otimização de custos. Esta retração econômica sinaliza para um significativo ponto de inflexão onde as empresas com setores de TI alinhados excederão até mesmo os melhores esforços daqueles que gerem mal seus setores de TI.

Impacto: Mesmo apos o retorno do período de expansão econômica, muitas empresas enfrentarão atrasos significativos para realizar os investimentos em TI e as necessárias recontratações de seus recursos humanos para a TI. Aquelas empresas que estiverem realizando um mau trabalho de otimização de custos terão de dedicar fundos críticos de investimento — não para explorar um novo mercado em expansão, mas para consertar seus erros com a otimização de custos não alinhada.

Amostra de Pesquisa Publicada:
• “Como o Setor de TI Lida Com os Três Estágios de uma Retração”
• “Software para Gestão de Territórios Ajuda a Obter Receitas com o Crescimento das Vendas”
• “Implementar a Automação da Força de Vendas Mesmo Durante uma Retração Econômica”
• “Otimização de Custos na Gestão da Campanha de Múltiplos Canais”
• “Gestão da Inovação e de Ideias: Tome Primeiro Essas Decisões”

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Principal Pesquisa
A pesquisa “Como o Setor de TI Lida Com os Três Estágios de uma Retração” apresenta os três estágios de uma retração econômica, da situação econômica, e das condições dos negócios, os orçamentos da TI e, o mais importante, as ações do setor de TI para cada estágio de uma retração. Como o tópico da otimização de custos é multidimensional e dinâmico, grande parte da pesquisa do Gartner sobre a otimização de custos será definida pelos conselhos para a ação do setor de para cada um desses estágios e estará em intersecção com as questões chave sobre a exploradas nesta pesquisa.

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Pesquisa Planejada
A agenda para otimização de custos é um esforço de pesquisa contínuo e constante que envolve todas as áreas de pesquisa do Gartner. Além da pesquisa realçada aqui, dois relatórios especiais foram planejados para a agenda de pesquisas sobre otimização de custos durante 2009. Em abril, produziremos uma coletânea de pesquisas sobre uma abordagem sadia para a otimização de custos. Essa coletânea de pesquisas delineará os processos para identificar, priorizar e executar as iniciativas de otimização de custos. Prosseguiremos com um relatório especial em junho sobre como administrar durante uma retração. Essa pesquisa analisará como as empresas precisam adaptar suas disciplinas de gestão corporativa e do setor de TI durante uma retração econômica. Ela focará também sobre como equilibrar a necessidade de otimizar custos com a necessidade de se preparar para o retorno ao crescimento.

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LEITURA RECOMENDADA

• “Os Quatro Níveis da Otimização de Custos”


• “Equilibrando os Esforços de Otimização de Custos no Curto e Longo Prazos”


• ”Otimização de Custos: Classificar Custos Para Obter Economias Sustentáveis”


• “Otimização de Custos de Emergência: Pese as Consequências”


• “Descobertas de Consultas Junto a Clientes: Nunca Deixe Que uma Crise Séria Seja Desperdiçada”


• “Por Que Algumas Tarefas do CIO Podem Se Tornar Grandes Demais”


• “Serviços de TI: uma das Maiores Oportunidades para Obter Economias Dado Que É Uma das Maiores Fontes de Despesas com TI”


• “Cobrança Retroativa do Setor de TI como uma Ferramenta para a Otimização de Custos”


• “Estudo de Caso: O Corte dos Custos com TI Pode Ir longe Demais”


• “Otimização de Custos Fácil: Por que Algumas Empresas Podem Fazer Mais Do Que as Outras”