Pese as conseqüências da otimização emergencial de custos

Kurt Potter, Mark Raskino, Jorge Lopez, Phillip Redman

10 de fevereiro de 2009

Devido à incerteza econômica geral, algumas empresas já passaram pelo ciclo das típicas, e mais ou menos audaciosas, medidas de cortes de custos e redução de despesas que incluem cortes ou congelamentos do orçamento anual, economias de custos na área de TI, melhores práticas de aprovisionamento e racionalização do pessoal.

Esta pesquisa explora o escopo e os efeitos em geral da otimização emergencial de custos para empresas que não têm outra escolha a não ser cortar ainda mais seus custos, sem o benefício de novos investimentos, e em que a viabilidade no longo prazo da empresa está em questão.

Descobertas Chave
• A otimização emergencial de custos poderá gerar conseqüências imprevistas quando os efeitos das incertezas econômicas tiverem diminuído e poderá ser uma verdadeira “otimização” somente no atual ano fiscal ou ciclo orçamentário.

• Para algumas empresas, o exercício de ações emergenciais fará parte de um programa mais amplo da tradicional otimização de custos ou da última campanha de corte de custos antes da falência, do declínio ou da retração vertical prolongada da indústria, ou de uma repentina atividade de fusão, aquisição e alienação.
Táticas da Otimização Emergencial de Custos
Normalmente, a sobrevivência é um elemento fundamental e não-declarado de uma preocupação contínua com os negócios. Com a otimização emergencial de custos, as estratégias para a sobrevivência imediata da empresa costumam se sobrepôr às táticas usadas para cumprir as metas de uma empresa com sua viabilidade em risco.

Antes de adotar procedimentos de falência, eis aqui as táticas que nossos clientes têm compartilhado conosco durante nossos contínuos esforços de pesquisa sobre o modo como lidaram com a austeridade. Essas táticas costumam criar problemas maiores, que são difíceis de remediar depois, e podem ter um efeito incalculável sobre a reputação da sua empresa.

|quebra|Abandonar as garantias do nível de serviço
Embora níveis de serviços avançados sejam sintomas de um setor de TI bem alinhado e bem administrado, em tempos de extrema austeridade eles podem rapidamente se tornar artefatos superados que são obstáculos para a nova realidade, especialmente se o setor de TI tiver reduzido o contingente de pessoal.

• Algumas empresas com programas maduros, ou em implantação para administrar o setor de TI como uma empresa, restringirão as promessas tácitas de entrega de serviços e de resposta aos clientes, ao invés do que atualmente parecem ser generosos acordos de nível de serviço (SLAs).

• Ao abandonar os níveis de serviço desse modo, as áreas de TI acham melhor estabelecer expectativas quanto aos sistemas críticos para a missão e evitar discussões sobre os níveis de serviço por períodos significativos de tempo. Isso tem o efeito colateral de tornar a TI mais reativa, porque a empresa abandonou seu tradicional histórico de entrega pró-ativa de serviços.

• Considerando todas essas questões, o pessoal de TI deve ser treinado para não responder a questões menos críticas e a dizer “não” para a maioria das solicitações de manutenção e aperfeiçoamento, a menos que a parte solicitante possa garantir fundos adicionais de melhores receitas corporativas.

• Isso não quer dizer que você deva abandonar os níveis de serviço sem motivo ou sem algum ganho em termos de custo/benefício. Geralmente, abandonar o SLA é algo que vem precedido de uma redução radical na equipe de TI.
|quebra|Transferir os custos para outras entidades
Uma tática padrão para obter eficiência durante os períodos de incerteza econômica é empurrar os custos diretos da TI para os responsáveis por tais custos.

• Isso costuma ser feito através de um sistema de cobrança retroativa, ou como uma questão de política financeira, e mudará as expectativas financeiras das unidades de negócios, da empresa como um todo e sobre os bônus oferecidos à diretoria e a executivos sênior.

• Outra forma de transferir custos é ignorar, ou de outro modo permitir a descentralização das despesas de TI e a proliferação de sistemas não-padronizados que acompanham tal mudança. Isso se deve principalmente a restrições severas nos orçamentos centrais de TI, e essa inação pelo setor central de TI permite que as unidades de negócios paguem por e consumam o que é necessário sem o atraso comum a uma supervisão centralizada.

• Embora as áreas de TI possam ser convocadas apenas para transferir custos ao invés de cortá-los, o benefício corporativo é o fator determinante do ponto de vista da eficácia administrativa.

• Mais draconiano em sua natureza é desativar a automação (o que pode significar
aplicações ou sistemas inteiros) onde houver um processo paralelo baseado no pessoal. Embora isso elimine qualquer benefício da substituição de capital-trabalho ou de uma melhor produtividade, o processo manual que estava em vias de ser substituído pode fazer as coisas andarem até que o ambiente de investimentos se recupere, com o efeito de transferir os custos com pessoal de volta para a unidade de negócios e reduzir os custos do setor de TI no curto e no longo prazos; os efeitos líquidos são: maiores custos com pessoal no longo prazo e a perda da oportunidade de obter melhoras de produtividade.
|quebra|Empurre o peso das despesas de TI para anos fiscais futuros
Durante uma retração econômica normal, as empresas normais frequentemente param bruscamente de cortar áreas nas quais os custos serão significativamente maiores no futuro, tais como manutenção de hardware, ou com programas plurianuais onde significativos investimentos prévios estejam em risco. A otimização emergencial de custos ignoraria esses conceitos porque a viabilidade continuada da empresa é colocada em cheque.

• A prática da gestão do ciclo de vida para hardware e software costuma ser um luxo para empresas que consideram aplicar a otimização emergencial de custos, e costuma ser substituída por ciclos de substituição mais longos de um ano, ou mesmo indefinidamente.

• Embora aprovisionar a TI mais barata às vezes seja prático para itens do tipo commodity, a otimização emergencial de custos indicaria que se deve aprovisionar a TI menos cara, mesmo que isso signifique uma deterioração do nível de serviço, na não-observância arquitetural, e em dúvidas sobre a capacidade do fornecedor de entregar o que foi prometido; aprovisionar absolutamente nada é sempre a opção menos cara.

• A não-renovação e o simples cancelamento de contratos de manutenção e de garantia costumam ter um impacto muito direto sobre custos maiores nos anos seguintes, mas a otimização emergencial de custos deixa pouca escolha, mesmo se as taxas de falhas de hardware aumentarem (por exemplo) de 6% durante a vida útil para 40% no ano posterior ao final da vida útil.

• Disponibilidade, usabilidade e a gestão inteligente de ativos de TI são totalmente abandonadas em nome da vantagem financeira.

• Os que terceirizam serviços de TI não costumam ser bem versados na gestão de seus contratos, ou os provedores costumam declarar que a tradicional terceirização de infraestrutura e/ou aplicações de TI não economiza nem reduz custos no longo prazo. Muitas empresas que estão envolvidas com a otimização emergencial de custos tomarão decisões mais rápidas, mal assessoradas e pessimamente planejadas sobre a terceirização da TI, e poderão requerer poucos investimentos adicionais para proporcionar algum alívio imediato ou previsibilidade dos custos. Porém, no longo prazo, problemas com expectativas, responsabilidades e indecisões quanto aos investimentos trarão despesas de TI muito maiores nos anos seguintes.
|quebra|Mantenha o pessoal certo
As questões mais sensíveis enfrentadas pelos líderes de TI durante uma retração econômica envolvem a tomada de decisões de curto prazo sobre o pessoal.

• Em discussões confidenciais com muitos clientes, muitos adiam as efetivas decisões sobre pessoal até que outros atores envolvidos (por exemplo, o CFO, diretor de RH ou o departamento jurídico) tomem a decisão inicial sobre se a empresa deve ou não reduzir o quadro de funcionários, e com qual intensidade.

• O pessoal de TI é extremamente valioso e altamente treinado, e costuma levar de dois a cinco anos para que compreenda o escopo e a complexidade das questões corporativas, necessárias para que opere eficazmente. Questões sobre a otimização emergencial de custos mudam a equação do valor para algumas empresas, com alguns líderes de TI reportando a demissão de gestores que protestam muito ou atrasam as ações necessárias.

• Em situações de emergência, as empresas constantemente debatem o equilíbrio entre profissionais de alto desempenho, de médio desempenho, e aqueles de baixo desempenho; o consenso geral é que os profissionais de baixo desempenho poderão substituir os profissionais de alto desempenho que deixarem a empresa voluntariamente ou forem sacrificados por causa da escala de salários que acompanha seu nível de desempenho.

• Um departamento de TI elaborou um perfil dos seus funcionários para determinar quais funcionários tiravam vantagem das oportunidades criadas em um ambiente de trabalho caótico e quais funcionários trabalhavam melhor com menos supervisão, que se torna a norma em empresas que procuram implementar uma estratégia de otimização emergencial de custos.
|quebra|• No nível de supervisão ou administrativo, acredita-se que em situações extremas, o pessoal de TI consegue sobreviver a uma liderança média ou ruim por dois anos.

• O treinamento, antes um incentivo para atrair e reter pessoal, é cancelado com o efeito de sinalizar que o desenvolvimento de carreiras é uma prioridade menor. Isso também contribui para demissões voluntárias entre – e desinvestimento em – funcionários que poderiam se tornar de todo modo redundantes.

• As empresas e as áreas de TI podem esperar por mais ações judiciais associadas a decisões sobre emprego, porque funcionários demitidos consideram que não têm nada a perder uma vez que suas perspectivas são menores de encontrar posições em outras empresas.

• Se há qualquer efeito colateral positivo ou benefício das ações de otimização emergencial de custos com pessoal é que isso requer inovações básicas por parte do pessoal e da liderança que permanecem na empresa, forçando-os a explorar opções e abordagens que não teriam sido desenterrados em períodos de atividade econômica normal.

Você poderá ter recebido sinais ou poderá ter suspeitas sobre a viabilidade futura da sua empresa. Mesmos os principais líderes, tais como CIOs, talvez não estejam cientes das iminentes mudanças radicais na viabilidade financeira de suas próprias empresas. A natureza da atual retração econômica poderá deixar alguns líderes de TI, líderes corporativos e acionistas sem nenhuma outra escolha a não ser realizar reduções imediatas e brutais das despesas de TI, mesmo se tiverem de arriscar aumentar os custos de TI no mais longo prazo.

Nada nesta pesquisa é confortável de se pensar ou discutir, porque costuma representar o comportamento oposto às melhores práticas. Embora esta pesquisa seja menos do que suficientemente ampla para todas as áreas associadas à otimização emergencial de custos, ela poderá ser usada como um ponto de partida para as áreas de TI que enfrentarem retração.