Os Quatro Níveis de Otimização de Custos

Barbara Gomolski, Kurt Potter e Mark Raskino

16 de fevereiro de 2009

Nesta pesquisa, definimos os Quatro Níveis de Otimização de Custos e explicamos como os líderes corporativos e de TI devem aplicá-los. Exploramos também como a pesquisa do Gartner poderá ser usada em conjunto com os esforços de otimização de custos.

Descobertas Chave- Há quatro níveis diferentes por meio dos quais os departamentos de TI poderão ajudar suas empresas a otimizar os custos corporativos. Os dois níveis inferiores focam a redução de custos no setor de TI; os dois níveis superiores envolvem a conjunção de esforços do setor de TI e da empresa para reduzir os custos operacionais.

- O corte arbitrário de custos poderá ter conseqüências secundárias e indesejadas que costumam retardar a otimização, porque implicam adiar os investimentos que gerariam um melhor resultado no longo prazo.

Recomendações
- Os líderes de TI devem usar a estrutura básica da pesquisa Os Quatro Níveis de Otimização de Custos do Gartner como uma estrutura organizadora por meio da qual poderão monitorar os programas de otimização de custos e comunicar o impacto da otimização de custos sobre a empresa.

- Não realize campanhas de cortes de custos às custas das estratégias de retorno ao crescimento. Geralmente, os líderes de TI lutam para cumprir as metas orçamentárias através de um corte de custos generalizado. Na realidade, são necessárias análises bem calculadas sobre o impacto dos cortes no longo prazo, e discussões sobre as soluções de compromisso entre o corte de custos no setor de TI e seu impacto corporativo.
|quebra|Análise
Seja devido a uma opção pela eficiência, a resposta a uma ação competitiva, para atender às necessidades de um cliente poderoso ou para lidar com uma retração econômica, um foco repentino e renovado nos custos da TI poderá gerar às vezes respostas administrativas inadequadas. De fato, os líderes de TI mais experientes sabem que as campanhas de corte de custos raramente são elegantes ou focadas, e raramente deixam a empresa bem posicionada para uma nova expansão gerada pela inovação no setor de TI e baseada na criação de valor.

Os líderes corporativos e de TI devem usar a estrutura básica da pesquisa Os Quatro Níveis de Otimização de Custos do Gartner (na ilustração, em inglês) como um modelo para avaliar as iniciativas de otimização de custos. A estrutura básica poderá ajudá-los a assegurar uma abordagem equilibrada para atender às exigências repentinas da empresa, e poderá ajudar os líderes de TI a demonstrar aos parceiros corporativos que há alternativas e conseqüências para o corte de custos generalizado.

Os Quatro Níveis de Otimização de Custos

- Permitir a inovação e a reestruturação corporativas
Implementar melhoria nos processos, reestruturação corporativa e inovação
- Economias de custo conjuntas na empresa e no departamento de TI
Implementar tecnologias para o corte de custos em conjunto com toda a empresa
- Economias de custos no departamento de TI
Identificar as oportunidades para reduzir os custos da TI
- Aprovisionamento da TI
Obter os melhores preços e condições para suas compras para o departamento de TI
|quebra|Recomendamos que as empresas mapeiem seus esforços de otimização de custos segundo esta estrutura básica, para ajudá-las a determinar se sua iniciativa está de modo geral fora de equilíbrio (todos os cortes são oriundos de economias de custos no setor de TI, por exemplo) ou se a empresa possui economias de custos do setor de TI combinadas a uma quantidade apropriada de técnicas de otimização (tais como inovação e reestruturação corporativas) que preparem a empresa para um retorno ao crescimento.

O Gartner oferece uma pesquisa sobre otimização de custos que se alinha a essa estrutura básica, oferecendo sugestões e recomendações em todos os níveis. Os clientes devem usar a pesquisa sobre otimização de custos do Gartner para orientar suas decisões e para disseminar ou vender uma alternativa para as típicas metas da liderança de adotar cortes generalizados nas despesas com TI.

Definições dos níveis de otimização de custos
Onde for apropriado, cada nível dessa estrutura básica explora as questões relativas à otimização de custos por domínio tecnológico, papel da tecnologia, fatos favoráveis e quantificação, estimativas das economias e dos riscos, e, em alguns casos, da vertical de indústria. Associado a cada nível, os líderes de TI encontrarão uma massa crítica de pesquisas que poderão ajudá-los a organizar rapidamente seus programas internos de otimização de custos. Abaixo apresentamos amplas definições da nossa pesquisa publicada e de pesquisas futuras no que se referem à estrutura básica:
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Aprovisionamento de TI: Verdadeiras parcerias com os fornecedores de TI significam que cada parte se beneficia nos períodos de bonança e que ambos fazem sacrifícios conjuntos nos períodos de incerteza econômica. Todos os anos, os departamentos de TI gastam bilhões de dólares com hardware, software, serviços de TI e serviços de telecomunicações. O modo através do qual os setores de TI abordam as questões relativas ao aprovisionamento afetará o quanto poderão reduzir as despesas para cumprir os objetivos corporativos.

No nível da estrutura básica relativo ao Aprovisionamento da TI, fornecemos orientação sobre como obter os melhores preços em suas compras para o departamento de TI, as melhores práticas para negociação e renegociação, os prazos e condições de contratos, a seleção de provedores de serviços, modelos alternativos de entrega e aquisição, e outras questões relativas ao aprovisionamento de insumos para o setor de TI.

Economia de custos no departamento de TI: Uma prioridade para muitos departamentos de TI será identificar as oportunidades para reduzir os custos básicos da TI, e não apenas transferi-los para outro centro orçamentário. As áreas nas quais os departamentos de TI focarem seus esforços serão onde obterão sucesso com os cortes de custos. No nível da estrutura básica relativo à Economia de Custos no Setor de TI, fornecemos oportunidades específicas de economia de custos por área tecnológica e de serviços, faixas ou percentuais específicos das economias mais típicas, as coisas que deve fazer para obter tais economias, alternativas para o atual status quo, e os prós e contras das possíveis ações voltadas à economia de custos.
|quebra|Economias de custos conjuntas na empresa e no departamento de TI: Considere que o orçamento médio da TI é de cerca de 3% da receita da empresa, enquanto que o total das despesas operacionais representa de 80% a 90% das receitas. Se sua empresa estiver procurando reduzir custos em 2009, junte os esforços do departamento de TI aos esforços da empresa para reduzir os custos com as despesas operacionais corporativas.

No nível da estrutura básica relativo às Economias de Custos Conjuntas na Empresa e no departamento de TI, fornecemos orientação específica sobre como implementar tecnologias de economia de custos, em conjunto com a empresa, que poderão incluir investimentos para reduzir os custos no longo prazo, ou alternativas para as atuais tecnologias. Exploramos também as estratégias para economizar energia por meio da tecnologia, da modernização, do custo total de propriedade, e de modelos alternativos de entrega e aquisição.

Permitir a inovação e a reestruturação corporativas: Na medida em que a incerteza econômica se dissipe, a otimização de custos retomará seu foco nos esforços para implementar melhorias de longo prazo nos processos e permitir a inovação e a estruturação corporativas. A pesquisa sobre esse nível da estrutura básica da otimização de custos focará a melhoria dos processos corporativos e da TI para reposicionar a empresa no que se refere às vantagens competitivas usando a TI ou, em alguns casos, para ajudar a empresa a “encontrar um modelo corporativo” que lhe permita sobreviver à retração econômica.
|quebra|Pesquisa dos fundamentos da Otimização de Custos corrobora a estrutura básica

Para corroborar nossa pesquisa sobre a otimização de custos há o que chamamos de “pesquisa dos fundamentos”. Muitos departamentos de TI terão rever os aspectos fundamentais da otimização de custos e do corte de custos porque estes costumam ser o oposto das despesas voltadas para o crescimento, em voga na última década. Em nossa pesquisa sobre os fundamentos da otimização de custos, fornecemos regras básicas relativas à otimização de custos, tais como as melhores práticas e modelos de retorno sobre os investimentos (ROI). Além disso, fornecemos também nossa posição sobre a atual situação econômica e o que isso significa para as empresas: priorização, gestão de riscos, produtividade, marcos de referência, questões relativas aos investimentos e fundamentos para os corte de custos.

Use a estrutura básica do Gartner para o planejamento interno da Otimização de Custos
Os líderes de TI também devem usar a estrutura básica como um princípio organizacional através do qual poderão monitorar os programas de otimização de custos e comunicar o impacto sobre a empresa das iniciativas de otimização de custos.

Num cenário ideal, os planos corporativos para otimização de custos poderão ser associados às economias de custos em cada um dos elementos, para que se observe se a empresa e o setor de TI estão focados demais no aprovisionamento da TI ou nas economias de custos dentro do setor de TI, e se estão carentes de iniciativas que demonstrem níveis superiores de valor no longo prazo para a empresa.

Por exemplo, no nível das Economias de Custos Conjuntas na Empresa e no departamento de TI, ou como no nível de Permitir a Inovação e a Reestruturação Corporativas. Conforme as necessidades imediatas da empresa mudem com relação ao ambiente macroeconômico, um maior foco na otimização será transferido para os níveis superiores da estrutura básica, refletindo os esforços para gerar um retorno ao crescimento. Também, conforme as empresas foquem as áreas de otimização de custos de nível superior, reconhecerão e comunicarão os níveis superiores de benefícios corporativos gerados pelo corte de custos.
|quebra|Otimização de custos Vs. corte de custos
As economias de custos no setor de TI costumam ser o resultado da otimização, mas as economias de custos no setor de TI não são citadas ao se otimizar os processos corporativos. Em outras palavras, otimizar a empresa poderá requerer mais despesas com TI. O uso que fazemos da otimização de custos inclui a otimização corporativa e do setor de TI.

O que está implícito na expressão “otimização de custos” são as economias de custos que atendam às expectativas quanto aos níveis de serviços da empresa e do setor de TI. Portanto, a expectativa quanto à otimização de custos é que haverá economias sem um sacrifício dos recursos corporativos necessários, tais como quando uma empresa determina que os níveis de serviços eram maiores do que o necessário e os reduzem para economizar dinheiro.

Nosso conselho aos clientes é que realizem campanhas de economia de custos, mas não às custas das estratégias de retorno ao crescimento. O corte de custos generalizado poderá ser uma realidade para empresas que estejam lutando pela sobrevivência. Porém, um planejamento bem calculado e inteligente para o futuro, e discussões em torno das soluções de compromisso para a empresa e para o setor de TI, devem sempre acompanhar o corte de custos. É essencial que os líderes de TI conheçam a estratégia de retorno ao crescimento de sua empresa e se certifiquem que essa estratégia obterá o financiamento e a atenção de que necessita para estar pronta para implementação quando chegar sua hora.

|quebra|Geralmente, economias de custos podem ser realizadas em qualquer área ou processo apenas devido ao acúmulo de tempo, enquanto que as outras prioridades focam o departamento de TI e a empresa em áreas de maior ROI, tais como a criação de novos processos corporativos ou de recursos que criem novas fontes de receitas. Ao longo do tempo, as funções corporativas tendem a se tornar naturalmente desorganizadas. Nesses casos, a otimização dos esforços poderá gerar eficiências e economias de custos ao mesmo tempo.

Novos investimentos em hardware, software e serviços para atender às demandas corporativas costumam já estar disponíveis na própria empresa, mas a sintonia fina constante é feita com base nas novas exigências que surgem. Certas áreas ou tarefas poderão permanecer menos que perfeitas, enquanto o principal processo atender à expectativa de um projeto. Porém, o processo ou iniciativa alcança um ponto onde a atenção e a ação mais focadas poderão otimizar e gerar melhor produtividade a um nível de serviço similar e com o benefício extra de gerar economias de custos no longo prazo.

O corte arbitrário de custos costuma retardar a otimização, porque os investimentos que normalmente gerariam melhores resultados no longo prazo acabam sendo adiados. Esses são os desafios da liderança corporativa e de TI, e o que devem enfrentar no atual período de incerteza econômica.