Melhores Práticas: Análise de força de trabalho

Thomas Otter

3 de março de 2009

A análise da força de trabalho é reconhecida como componente chave da gestão de capital humano (HCM) e está se tornando cada vez mais importante para a estratégia corporativa. Porém, poucos departamentos de RH possuem os recursos qualificados necessários para analisar dados sobre a força de trabalho de forma eficaz. Os líderes de RH, TI e finanças deveriam trabalhar juntos para lidar com esse problema.

Descobertas Chave
• Menos de um terço dos setores de RH construíram as qualificações necessárias em sua força de trabalho para realizar uma análise da força de trabalho eficaz.

• As empresas líderes têm investido pesadamente na análise da força de trabalho, e estão gerando um significativo valor corporativo através da tomada de decisões baseada em fatos.

• As ferramentas estão disponíveis, mas as pessoas não estão.

• É essencial pensar além dos silos organizacionais para preencher as falhas em termos de qualificações.

Recomendações
• Faça da análise da força de trabalho um ponto inicial para os investimentos em HCM e para a tomada de decisões.

• Crie uma cultura onde o setor de RH procure tomar decisões com base em dados, e não apenas no "instinto".
|quebra|• Procure trabalhar com todos os silos organizacionais para preencher as falhas da análise de qualificações. Use especialistas em análise de marketing ou estratégia para obter ajuda.

• Alinhe os investimentos em análise da força de trabalho com outros investimentos em inteligência corporativa (BI) e gestão de desempenho, e, sempre que possível, tente alavancar as ferramentas que já possui.

Pressupostos(s) do planejamento estratégico
Até 2012, pelo menos 70% das empresas falharão em explorar a análise da força de trabalho de forma eficaz, devido à falta de recursos qualificados.

Análise
Os departamentos de RH líderes perceberam que a HCM requer fortes competências analíticas (veja a Nota 1 para obter uma definição). Na medida em que essas empresas adotam uma abordagem mais estratégica para o RH, elas têm percebido que a tomada de decisões baseada em fatos é fundamental para tornar o setor de RH um melhor parceiro corporativo.

Porém, poucas empresas têm enfatizado o desenvolvimento ou a contratação desses recursos. Os setores de RH e TI precisam desenvolver especialistas na análise da força de trabalho, e simultaneamente construir uma consciência analítica mais forte com relação à gestão de RH. Em tempos de incertezas econômicas, os líderes corporativos e de RH que forem capazes de tomar decisões difíceis com base em uma forte posição factual serão bem sucedidos onde outros falharão. Esta nota delineará a extensão das falhas em qualificações analíticas, e fornecerá as melhores práticas para lidar com isso.

|quebra|O momento é esse
O aperto no crédito já começou a incomodar. As reduções no número de funcionários e o congelamento das contratações já começaram, e deverão se acelerar durante 2009. De acordo com um painel de 50 analistas entrevistados pela National Association for Business Economics (NABE, Associação Nacional de Economia Empresarial), espera-se que o desemprego nos EUA chegue a 7.5% até o final de 2009.

Porém, poucas empresas estão realizando esses cortes com base em uma análise de dados baseada em fatos sobre a força de trabalho. A análise da força de trabalho não refere-se apenas ao planejamento para o crescimento, mas também ao planejamento para enfrentar os tempos difíceis.

Os líderes de RH que tiverem acesso a dados bem detalhados e forem capazes de analisá-los serão mais bem sucedidos em identificar onde e se os cortes devem ser feitos, sem comprometer a capacidade de execução no mais curto prazo, e a capacidade das empresas de crescerem novamente no mais longo prazo. A análise da força de trabalho deve ser uma parte fundamental da HCM a todo momento, mas, durante uma retração econômica, ela é fundamental. Considere as seguintes perguntas:

• Você poderia modelar as implicações de longo prazo dos cortes sobre o planejamento da sucessão de postos chave?

• Qual combinação de pessoal em tempo integral e de pessoal contingente é mais eficaz durante uma retração econômica?

• Que impacto as demissões voluntárias terão sobre a retenção dos maiores talentos?

• Qual é nosso alcance médio de controle da gestão?

• Qual é o verdadeiro custo da redução por geografia?

• Qual é o impacto sobre as receitas da perda do principal pessoal de vendas?

• Qual é o impacto de uma eliminação das horas extras sobre os custos e a produtividade?

• Os seus líderes corporativos e de RH possuem os dados e o apoio para tomar decisões para realizar a análise da força de trabalho?

A competência analítica é tão importante em tempos de contração quanto em tempos de crescimento. Onde, quando e o que cortar é algo a ser feito racionalmente, a partir dos conhecimentos adquiridos.
|quebra|Mas há uma falha
Uma série de estudos recentes demonstram claramente os pontos fracos dos departamentos de RH no que se refere à análise. Por exemplo, a pesquisa de 2008 sobre capital humano da IBM mostra que somente 6% das empresas são muito eficazes no uso de dados e informações sobre capital humano para tomar decisões sobre a força de trabalho. Consideravelmente mais da metade das empresas acreditam serem menos do que eficazes.

Mesmo uma análise relativamente simples poderá apontar para problemas ocultos, e poderá permitir que o setor de RH invista onde realmente importa. Tomemos, por exemplo, a rotatividade de funcionários. Como uma cifra em si, isso não é particularmente útil; porém, se você segmentar essa cifra por departamento, título da função, tempo no cargo, potencial do funcionário, idade e gênero, então será capaz de realçar os pontos onde encontrará problemas.

Se você observar uma grande perda de engenheiros nos primeiros seis meses após sua chegada à empresa, então é provável que esteja enfrentando problemas de recrutamento e adaptação. Se um grande número de funcionárias de alto potencial estiver deixando a empresa, então avalie se a empresa deve realmente possuir um teto de vidro.

Tradicionalmente, as qualificações analíticas básicas tem sido raramente ensinadas nos programas de RH, e muitos executivos de RH estão encantadoramente inconscientes do poder da aplicação de técnicas estatísticas mais avançadas para os dados guardados em seu ERP e nos sistemas de gestão de RH. Pesquisadores como Jamais Cascio, Dave Ulrich, Jac Fitz-enz e John Boudreau argumentam há tempos que o RH precisa se tornar mais baseado em fatos. Mas, infelizmente, os exemplos de análise da força de trabalho que influenciam a ação estratégica continuam a ser exceção, e não a regra.

A boa notícia é que muitas empresas têm investido para colocar seus processos e sistemas administrativos de RH em boa forma. Isso proporciona um excelente fundamento para a análise da força de trabalho. Bons processos geram bons dados. A onda de investimentos em soluções para a gestão de talentos está gerando também dados mais aprofundados. O desafio agora é explorar e alavancar esse dados para tomar melhores decisões corporativas. A tecnologia já está disponível, embora, em muitas empresas, esteja guardada nas prateleiras, esperando ser usada.

A pesquisa da Gartner "Definindo a Análise da Força de Trabalho" explica os diferentes tipos de análises da força de trabalho, e oferece alguns exemplos de implementações bem sucedidas da análise da força de trabalho.

|quebra|Melhores Práticas Das Empresas Líderes
Através de pesquisas com clientes, podemos listar várias melhores práticas para gerar mais tomadas de decisões baseadas em fatos no setor de RH:

• Alavanque os dados sobre os processos transacionais e estratégicos do RH para construir análises eficazes sobre a força de trabalho. Muitos departamentos de RH estão sentados sobre vários anos de dados transacionais guardados no ERP ou nos sistemas de gestão de RH, mas as empresas líderes exploram esses dados para obter conhecimentos sobre a força de trabalho. Essas empresas usam uma combinação de ferramentas de BI padrão e de softwares especializados em modelagem estatística. Nossa recomendação é que você tente fazer uso das ferramentas que já possui. Porém, isso não se refere predominantemente às ferramentas, mas a ter as pessoas certas para analisar o que as ferramentas fornecem.

• Comece aos poucos. Mesmo com apenas cinco itens precisos de dados, um bom analista poderá identificar as áreas problemáticas, e poderá ajudá-lo a compreender o custo de tais problemas. Isso não requer um depósito de dados complexo logo de início. Uma vez que obtenha algum sucesso, poderá passar para planos mais ambiciosos.

• Contrate uma pequena equipe de especialistas em análises para construir os modelos e estruturas básicas para a tomada de decisões. Você talvez seja capaz de usar recursos qualificados de marketing ou de planejamento financeiro para ajudá-lo. Uma fabricante líder do setor automotivo na Alemanha possui um profissional com doutorado em estatística para rodar o programa de análise da força de trabalho, e ele desenvolveu uma série de modelos que impulsionam o planejamento de cenários de longo prazo da empresa. A empresa tem aplicado modelos de riscos e usa técnicas tais como a análise de Monte Carlo para desenvolver esses sofisticados modelos.
Os dados sobre pessoal estão no coração do processo de planejamento estratégico, e são considerados tão fundamentais quanto os dados financeiros e sobre a cadeia de fornecimentos nesse processo.
|quebra|• Transfira um controlador financeiro sênior para o setor de RH, que responda ao principal executivo de RH. Uma empresa líder do setor de alta tecnologia fez isso, e a pessoa gerou uma forte integração entre a CPM e a análise da força de trabalho. Combinar dados corporativos tais como cifras sobre vendas, lucratividade e taxas de defeitos dos produtos com dados organizacionais e sobre pessoal lhes permitiu detalhar as questões com pessoal que geravam os maiores problemas para a empresa.

• Invista no treinamento dos parceiros corporativos e dos profissionais de RH em geral em qualificações analíticas básicas. Esse é um processo de gestão de mudanças e de gestão de qualificações, pois frequentemente os dados apontam para um resultado diferente do que o tradicional instinto do setor de RH sugeriria. O parceiro corporativo de RH deve ser capaz de observar os dados sobre RH e inferir as tendências e intervenções chave. Isso representa uma grande mudança em termos de qualificações e mentalidades. Elas proporcionam competências analíticas básicas para os planos de desenvolvimento dos parceiros corporativos de RH e dos funcionários de alto potencial, e fazem das mesmas um critério explícito para a contratação e promoção no setor de RH. Em outras palavras, elas fazem das análises um conjunto desejado de habilidades. Elas também procuram criar um rodízio entre especialistas em análises mais sofisticados no setor de RH.

• Use os dados analíticos para discutir as questões e intervenções relativas ao pessoal com os gerentes de linha e executivos. Os gerentes de linha deverão mais provavelmente aceitar as recomendação se estas forem apoiadas por evidencias empíricas. As apresentações de estratégias de HCM em nível do Conselho Diretivo incluem significativos dados e tendências analíticas, e também os dados sobre a força de trabalho são um componente significativo do planejamento estratégico e operacional mais amplo. Uma empresa farmacêutica líder conseguiu descobrir o que fazia um alto executivo de vendas ser bem sucedido e mostrar o custo de péssimas contratações para o setor de vendas, devido a uma simples porém rigorosa avaliação dos dados de RH e sobre vendas. Os números tiveram um forte impacto sobre as receitas com vendas, e convenceram o CEO a comprometer-se a mudar fundamentalmente os processos de contratação que os gerentes de linha utilizavam havia muitos anos. Mais tarde, eles mensuraram o dramático impacto positivo.
|quebra|• Crie parcerias com cuidado. Crie parcerias com revendedores de softwares analíticos que compreendam que isso não envolve apenas as ferramentas, mas os serviços. Por exemplo, com a aquisição da Cognos, a IBM construiu uma oferta conjunta, que combina as qualificações técnicas necessárias para construir a plataforma analítica para a força de trabalho e os serviços de consultoria a partir das práticas de HCM necessários para desenvolver competências analíticas junto à equipe de RH. Revendedores especializados tais como a Infohrm oferecem soluções e serviços dedicados para a análise da força de trabalho. Isso tem mais a ver com educação e mudança do que com uma tecnologia complexa e cara.

Fato Fundamental
A economia global está forçando as empresas a cortar custos, e, em muitos países, cortar funcionários é algo visto como uma maneira rápida e fácil de atingir tal objetivo. Porém, as empresas que pensarem melhor, analisarem os fatos e então, se necessário, realizarem os cortes nos lugares certos, serão muito mais capazes de enfrentar uma recessão e estarão melhor posicionadas para crescer quando a economia se recuperar. Uma análise da força de trabalho eficaz fornece os fatos que propiciam tomar decisões mais difíceis de forma justa e inteligente. Se você simplesmente cortar custos, então sua marca como empregadora poderá continuar a sofrer muito depois da economia ter se recuperado (veja "Os Efeitos do Software Social sobre Sua Marca Como Empregadora ").

Leitura Recomendada
"Ciclo de Alta para o Software de Gestão de Capital Humano, 2008"
"Destravando o Valor Estratégico dos Investimentos em Aplicações para a Gestão de Talentos "