Cinco maneiras de melhorar a confiança nos investimentos e o retorno em ativos de TI

Stewart Buchanan

22 de dezembro de 2008

Tratar os investimentos em ativos de TI e os contratos de vendedores com a abordagem "ajuste e esqueça" é inadequado. O ideal é tornar todo o gasto em TI mais confiável através da medição e do aperfeiçoamento dos gastos levando em conta os objetivos do negócio e os ciclos de vida de ativos e contratos.

Descobertas chave
• A confiança no investimento em TI depende muito do sucesso nos projetos iniciais. Após entrar em produção, um projeto requer uma gestão, relatórios e aperfeiçoamento contínuos.
• Aquisições de novos projetos e ativos de TI resultam em relações de longo prazo com vendedores e comprometimentos de custos contínuos que prosseguem no decorrer de todo o ciclo de vida do contrato e dos ativos.
• A pressão para a obtenção de fundos ou para o alcance de economias de baixo custo tende a aumentar os custos gerais de TI, prejudicando a confiança dos negócios em TI
• As organizações que aliam sistematicamente os custos de TI com objetivos de negócios podem melhorar de maneira significativa seu acesso a fundos e sucesso em investimentos de ativos.
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Recomendações
• Envolva especialistas em compras de TI e gestão de ativos para assegurar que as projeções de custo do projeto inicial e os estudos de viabilidade sejam realistas e precisos.
• Direcione os estudos de viabilidade e métricas para a produção, para que sejam mantidas e medidas levando em conta os indicadores chave de custo e os indicadores chave de risco. Não apenas indicadores chave de desempenho.
• Mantenha e atualize o estudo de viabilidade para cada projeto, trabalhando com acionistas e titulares de orçamento para aperfeiçoar suas posições de ativos em resposta às diferentes condições e objetivos de negócios.
• Reporte todos os ativos de TI e seus custos, e não apenas investimentos em projetos. Os indicadores chave são mais efetivos quando possibilitam aos gestores aliarem custos de ativos com métricas de desempenho relacionadas.

Cinco Princípios de Medição
Administrar os custos com relação aos objetivos requer fatores que sejam contáveis, completos, atuais, competitivos e atrativos.
• Contável é uma suposição — assumimos que os custos são contados. A maior parte das organizações conta seu gasto, mas não seus custos. Isto requer preparação e planejamento cuidadosos. Seu orçamento operacional ou modelos de custo podem não refletir o que cada ativo realmente custa.
• Completo é o princípio mais importante na contribuição para a confiança nos negócios ao se evitar custos não orçados. A metodologia de custo total de propriedade (TCO) do Gartner proporciona um modo compreensivo de se capturar os custos totais dos ciclos de vida.
• Dados Atuais são necessários. Atual se refere ao trabalho com acionistas e titulares de orçamento para atualizar os estudos de viabilidade e objetivos em relação aos quais os investimentos de ativos são medidos.
• Competitivo é um princípio chave, pois a organização de TI freqüentemente compete por fundos e orçamentos operacionais limitados. A competitividade também é um importante objetivo de negócio, mesmo no setor público, no qual as organizações são contabilizáveis por gastar dinheiro público.
• Atrativo significa que seus números e métricas devem ser claros e sem ambigüidade. Suposições, margens de erro e riscos também devem ser contabilizados em modos verificáveis, com indicadores chave de custo e de risco, assim como KPIs.