Cinco coisas que os especialistas em planejamento de investimentos em TI deveriam saber sobre BPM

Bill Rosser

26 de fevereiro de 2009

Aqui, descrevemos os cinco passos críticos para a tomada de decisões sobre investimentos em TI e exatamente como as disciplinas e práticas de gestão de processos corporativos (BPM), quando aplicadas, poderão contribuir para as melhores decisões sobre investimentos. Para as diretorias responsáveis pelos investimentos em TI, elas podem melhorar sua capacidade de distinguir o relativo valor corporativo, examinar as medidas corretas de desempenho, e abrir caminho para uma execução bem sucedida.

Descobertas Chave

• A BPM pode associar claramente os resultados das iniciativas de TI individuais aos principais objetivos e estratégias corporativos usando uma ampla visão do processo.

• A BPM enriquece a priorização de projetos ao focar a mensuração de melhorias visíveis no desempenho corporativo que estão associadas aos processos de maior valor em termos de contribuição.

• A disciplina da BPM de descoberta e modelagem poderá aperfeiçoar a compreensão do impacto dos investimentos e estimular positivamente o envolvimento de usuários finais.

• A perspectiva da BPM é valiosa para todos os métodos de construção de recursos de TI novos ou aperfeiçoados — incluindo o desenvolvimento de aplicações customizadas, da arquitetura voltada para serviços (SOA), de aplicações em pacotes, da terceirização de processos corporativos e do software como um serviço (SaaS).
|quebra|Recomendações

• Para todo o processo de tomada de decisões sobre investimentos em TI, encoraje a adoção da perspectiva da BPM e a aplicação da disciplina da BPM para todos os investimentos em TI que afetem os processos corporativos.

• Oriente os membros do pessoal corporativo para que atuem como parceiros e patrocinadores comuns do aperfeiçoamento dos processos corporativos para que colaborem na descoberta das melhores oportunidades de negócios.

• Construa uma capacidade interna para a modelagem de alto nível dos processos corporativos como uma ferramenta para estimular a geração de soluções alternativas de investimentos e permitir a simulação de diferentes cenários de investimentos.

• Use o mapeamento de processos e a determinação de propriedades para melhor atribuir responsabilidades pela execução e pelo sucesso de projetos.
|quebra|Análise

A tarefa do planejamento dos investimentos em TI consiste em determinar quanto e onde gastar dinheiro com a TI de modo a se obter o maior retorno a partir de recursos limitados. Obter aprovação para isso pode ser desafiador porque a função da TI é considerada essencialmente um recurso de apoio ou de capacitação que parece ter um apetite insaciável por fundos corporativos limitados.

Historicamente, o financiamento da TI tem sido aceito de forma relutante porque o uso real dos dólares investidos em TI tem estado além da compreensão de muitos dos que devem aprovar decisões sobre gastos. Costuma ser difícil compreender por que a TI custa tanto para algo que pode parecer ser relativamente simples e direto.

Há uma oportunidade para que a perspectiva da BPM gere uma um contribuição efetiva. Isso ocorre porque a BPM pode traduzir os dólares gastos em TI em uma visão mais ampla associada aos negócios sobre como tais dólares poderão proporcionar bons investimentos com altos retornos ao permitirem que a empresa seja melhor administrada.

Uma maneira de analisar os níveis de gastos com a TI envolve dividir o orçamento geral em uma carteira de três classes de investimentos — Administrar, Crescer e Transformar — que se distinguem pelo grau relativo de aperfeiçoamento do desempenho corporativo.

|quebra|Administrar investimentos para manter as operações normais e melhorar a eficiência.

Crescer investimentos para construir crescimento das receitas ou melhorar as margens de lucros.

Transformar investimentos para mudar a natureza dos negócios para melhor.

Para a categoria Administrar, todos reconhecem que há uma necessidade fundamental de se aplicar a TI às tarefas rotineiras com as quais estamos acostumados, tais como contabilidade legada, inserção de pedidos, sistemas de inventário, e e-mail, assim como para a infra-estrutura essencial subjacente.

Os custos para apoiar essa tarefa estão incluídos na categoria Administrar— essa é a parte das despesas gerais corporativas descrita como "mantendo as luzes acesas." Embora essas despesas formem o grosso dos gastos com TI propriamente ditos — frequentemente representando até três terços dos investimentos anuais do orçamento da TI — e sejam essenciais para as operações normais da empresa — para a maior parte dos executivos elas não costumam dar uma contribuição direta para a melhoria do desempenho corporativo.

Para compararmos o desempenho dos gastos na categoria Administrar, é possível mensurar esses custos, de forma relativa, aos gatos de empresas similares através do uso de marcos de referência dos custos da TI.

|quebra|As demais duas categorias, Crescer e Transformar, são onde a justificativa econômica precisa ser muito bem estabelecida. A BPM poderá ser usada aqui para proporcionar uma melhor compreensão e aceitação dos investimentos em TI porque foca explicitamente na entrega direta de melhorias no processo corporativo que podem ser analisadas e mensuradas.

Novos investimentos em TI deve ser analisados sob a lente da BPM.

Para descrever exatamente como isso poderá ser alcançado, observe os passos críticos que compõem os investimentos em TI.
Conclusão
Vários princípios fundamentais de BPM podem ser particularmente valiosos para contribuir para um desempenho bem sucedido das áreas responsáveis pelo planejamento dos investimentos em TI. A visão da BPM deve ser adotada sempre que os investimentos em TI tiverem sido direcionados para os processos corporativos.