O mercado brasileiro de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) deve fechar o ano com receita de 250 milhões de reais e vem crescendo a uma taxa de 40% ao ano. O valor inclui a venda de software, serviços e hardware, como servidores, storage, scanners e PCs. Os dados são do Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (Cenadem) e mostram ainda que os setores que se destacam na utilização de GED são o governo, o mercado financeiro, as operadoras de telecomunicações, as seguradoras e as administradoras de planos de saúde. Mas ter um sistema de GED na empresa não significa somente guardar arquivos eletrônicos. O sistema deve ter capacidade para gerenciar todo o capital intelectual da empresa. Trata-se de um grupo de tecnologias dividido em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação dos dados. As ferramentas de GED são usadas para tratamento de documentos não-estruturados, ou seja, aqueles que não estão cadastrados em banco de dados. São documentos feitos em planilhas eletrônicas, editores de texto, imagens digitalizadas, arquivos de som e vídeo, fax, correspondências variadas e e-mails. Como gerenciar a informação é vital para a empresa, o GED está sendo observado pelos executivos de TI como uma solução corporativaimportante para a estratégia de negócios. Assim, por meio da intranet ou da internet, e obedecendo a níveis de acesso, as informações relevantes precisam estar disponíveis.
OPORTUNIDADESO Cenadem realiza anualmente uma pesquisa sobre GED no Brasil. A 13ª edição desse levantamento, divulgado em setembro último, mostra que 16,6% das 204 empresas ouvidas pretendem ter sistemas de GED num curto período, 22,1% já têm sistemas em uso, 27,5% estão avaliando a possibilidade de utilizar e 10,3% têm projeto piloto em andamento. Do total, 19,6% têm múltiplos sistemas em uso e 3,4% têm sistemas terceirizados. Para o canal, esses números significam boas oportunidades de negócios. O volume de documentos, tanto em papel como eletrônicos, só tende a crescer e as empresas estão cada vez mais preocupadas em buscar soluções de armazenagem e gerenciamento desses documentos.
"No mundo, o governo é o grande usuário de soluções de GED, seguido pelo setor financeiro", afirma Elena Bosio, diretora internacional de marketing da Laserfiche, um dos players desse mercado. Segundo Elena, no Brasil há dois quadros distintos. O primeiro é o formado por empresas multinacionais, grandes companhias com papéis nas bolsas de valores, os bancos e o governo, que já conhecem as vantagens do GED. Na outra ponta estão empresas de menor porte, que ainda precisam ser educadas, mas que representam um grande potencial de crescimento desse mercado. "Temos hoje 12 parceiros no Brasil, que são revendas de valor agregado (VARs) e estamos buscando novos parceiros em todo o país. Eles precisam ter infra-estrutura de pré e pós-venda, conhecimento do mercado e passar por treinamentos na sede, em Long Beach, na Califórnia", diz Elena.
WORKFLOW
Há alguns anos, o argumento de vendas que se usava para oferecer sistemas de GED era o da economia com a eliminação do papel, reduzindo-se o custo de impressão e de armazenamento dos documentos. Hoje, percebeu-se que o volume de papel continua aumentando, apesar do crescimento dos documentos eletrônicos. Daí o argumento passou a ser o da eficiência e transparência para atender a legislação. "Além de guardar os documentos eletronicamente em um repositório que permita o fácil acesso, a solução ideal deve incluir um workflow para automatizar os processos. Ele permite, por exemplo, a aprovação de documentos eletronicamente", afirma Vinícius Freire Moura, diretor-superintendente da ImagePro.
Assinatura eletrônica e projetos de CRM, ERP, B2B e B2C são algumas situações que impulsionam o crescimento do uso de GED no mundo. "Para as grandes empresas existem alguns drivers importantes que estão direcionando os investimentos em GED, entre eles a lei americana Sarbanes-Oxley e Basiléia 2 para os bancos", afirma Moura. A Agência Nacional de Saúde (ANS) emitiu uma norma instituindo o Tiss (Troca de Informações em Saúde Suplementar), que tem o objetivo de padronizar o registro e os intercâmbios de dados entre operadoras de planos privados de assistência à saúde, prestadores de serviços e a própria ANS. Os planos de saúde têm até maio de 2007 para implementar o sistema, que é baseado em linguagem XML. "Todos os consultórios médicos também precisarão aderir ao Tiss, que gira em torno de soluções de GED", afirma Moura.
PREÇO MENOR
Ao mesmo tempo em que as pequenas e médias empresas estão sentindo a necessidade de gerir os documentos eletrônicos, as soluções estão mais acessíveis. "GED já foi uma tecnologia voltada para grandes empresas, que podiam arcar com altos custos. Mas hoje o investimento é um quarto do que era necessário há alguns anos, pois houve barateamento de software, servidores, storage, scanners e, principalmente, da comunicação, com o uso da internet", diz Moura.
A ImagePro é uma empresa que oferece soluções de GED, workflow e assinatura eletrônica. Presta serviços de consultoria, integração e implementação e possui clientes no governo, na indústria, no mercado financeiro e em telecomunicações. Segundo Moura, para o canal há boas oportunidades de negócio em GED. Uma delas é a prestação de serviços, como o outsourcing de GED, onde o canal monta uma infra-estrutura e faz a digitalização dos documentos, sua indexação e o armazenamento numa mídia entregue ao cliente. "Nos grandes centros, há muitas empresas que atuam nesse segmento, mas há mercado em cidades menores", afirma Moura.
ARMAZENAMENTO
Começam a surgir também empresas que fazem a guarda dos documentos, que ficam disponíveis pela internet para consulta. É um modelo próximo ao do ASP (Application Service Provider). Uma emdos no cliente, digitalizados, armazenados e acessados pela internet. "Esse é um mercado que tem muito a crescer, principalmente no SMB", diz Ricardo Caldas, presidente da Telemikro. A Nota Fiscal Eletrônica deve também impulsionar o mercado. O principal produto da empresa é o Captaris RighFax, servidor que combina fax, e-mail e internet. Ele permite a produção, o envio e o recebimento de documentos de fax pelo computador, transformando-os em documentos eletrônicos. "O fax parece coisa do passado, mas ainda é muito usado em instituições financeiras, seguradoras, planos de saúde e empresas de telecom. A cada ano aumentam as vendas do RightFax no mundo, que somam 86 milhões de dólar es", afirma Caldas.
A Telemikro é distribuidora do RighFax, mas 60% de suas vendas são diretas. O canal responde pelos 40% restantes e é formado por nove parceiros regulares. "Não exigimos certificação ou treinamento do canal, pois é um produto de fácil implementação, composto por software e placa de fax. Em geral, vamos com a revenda fazer a instalação e dar treinamento, além de prestar os serviços de suporte técnico", afirma Caldas. A Telemikro também trabalha com outro produto da Captaris, o Alchemy, sistema para gerenciamento eletrônico de documentos.
IMPRESSÃO E GED
Uma pesquisa recente da consultoria IDC revela que em 2005 o mercado de outsourcing de impressão registrou crescimento histórico de 42,5% em relação a 2004. Além da queda no valor dos contratos, os fornecedores estão agregando novas funcionalidades e serviços, entre eles GED e workflow.
Esse é o caso, por exemplo, da Compushop, empresa que atua no segmento de outsourcing de impressão em parcerias com a Okidata e a Gestetner. "Inicialmente prestamos serviço de consultoria, de forma a analisar o fluxo de trabalho de impressão. Atuamos em um segmento de preparação ao GED, com o objetivo de gerar redução de custos. Se por um lado há queda no número de impressões,
por outro há ganho na consultoria e, principalmente, a conquista da confiança do cliente", afirma Ulisses Rios Lima, diretor da Compushop.
OUTSOURCING
Lima conta que, por meio de uma parceria com a Murah Technologies, a empresa presta um serviço de locação de sistema de GED in-house. "Não vendemos a solução. Fazemos a instalação e cobramos por volume de documentos digitalizados. Em geral, começamos num departamento, como um projeto de área, e vamos crescendo dentro do cliente, já que a solução proporciona grande redução de custos e aumento da produtividade", afirma Lima. Esse modelo de negócios é bom para o mercado SMB e também para departamentos de grandes empresas. "A Nota Fiscal Eletrônica é um bom argumento de vendas de GED, e deverá compensar a perda de receita que teremos, já que as empresas deixarão de imprimir esses documentos", diz Lima.
Outra empresa de outsourcing de impressão que vem pegando carona na onda do GED é a Tecnoset. Um dos serviços prestados é a digitalização em rede. Os documentos são digitalizados em diversos formatos, armazenados na rede ou encaminhados por e-mail. "Além disso, a empresa possui soluções de digitalização e conversão de arquivos, que são customizadas por scripts e integráveis com os diversos sistemas de GED existentes no mercado", diz Flávio Melo, supervisor de outsourcing da empresa. Um case recente da empresa é o da Marítima Seguros, que instalou multifuncionais Lexmark com sistema de imagem e workflow para permitir ao usuário, na hora em que digitaliza um documento, escolher no próprio painel do equipamento o perfil de processo ao qual o documento pertence. "A nota fiscal de um veículo, por exemplo, ao ser digitalizada na filial, automaticamente é enviada para a matriz e se enquadra no workflow para emissão da apólice do automóvel", afirma Melo. A redução no tempo de emissão de apólices chega a 50%, pois não é mais necessário esperar o recebimento físico.
A VS Datta Imagem, revenda de João Pessoa (PB) que comercializa produtos Laserfiche no Norte e no Nordeste do país, apostou no GED e se deu bem. Segundo Válber Azevedo, proprietário da revenda, o acordo com a Laserfiche foi firmado em 1999. "Fui o segundo parceiro da empresa no Brasil", diz Azevedo. A VS Datta Imagem possui dois técnicos certificados, que passaram por quatro treinamentos na sede da Laserfiche, na Califórnia. Hoje a empresa possui 60 clientes que usam o serviço de autenticação digital e custódia de documentos eletrônicos. "Cerca de 95% desses clientes são construtoras que participam de licitações e precisam agilizar o processo burocrático", diz Azevedo. A empresa vende softwares da Laserfiche, scanners da Fujitsu, presta consultoria e suporte técnico. Segundo Azevedo, as vendas de hardware e software respondem por 60% do faturamento, seguido de serviços de digitalização e custódia, com 35%, e suporte técnico e consultoria, com 5%. Ponto para o GED.