Explore as tabelas e os gráficos dinâmicos para estudar resultados e tomar decisões.

Os relatórios gerados por sistemas de ERP normalmente têm como alvo os departamentos administrativo e contábil. Pouco ágeis e flexíveis, esses sistemas de gestão não conseguem dar conta eficientemente dos relatórios gerenciais, que mudam com bastante freqüência em função de novas demandas. Em um momento, pode ser necessário um relatório que aponte a participação da empresa no mercado nacional. Em outro, uma avaliação regional. Em algumas situações, será preciso confrontar o desempenho de uma marca com concorrentes específicos e, em outras ocasiões, avaliar a penetração dos produtos em diferentes classes sociais nas várias regiões do país. Tudo em questão de meses ou de semanas.

TABELA DINÂMICA

O Excel pode muito bem dar uma força nessa tarefa. Em sua lista infindável de recursos, um dos destaques do aplicativo da Microsoft são as tabelas e os gráficos dinâmicos. Os relatórios gerados a partir dessas ferramentas permitem a apresentação de uma mesma base de informação de diferentes formas e, o que é mais importante, em um único documento.

Uma tabela dinâmica é uma tabela interativa, utilizada para resumir e analisar dados de uma lista ou tabela já existente de forma rápida e surpreendente. Colunas ou linhas de sumarização de dados podem ser invertidas automaticamente, criando novas versões do relatório em fração de segundos.

Um exemplo dessa funcionalidade? Se você tem um relatório de vendas por vendedor e por produto, o máximo que consegue fazer em uma tabela tradicional é filtrar as colunas. Mas você não obtém totais e subtotais nem consegue uma organização mais clara das informações. Com uma tabela dinâmica, precisa apenas inverter a posição de colunas e linhas com o auxílio do mouse e — voilá! — o resultado desejado está disponível para consulta. Os dados de origem permanecem intactos, independentemente das alterações nas posições das colunas ou linhas realizadas no Relatório de Tabela Dinâmica.

DADOS DE ORIGEM

A tabela dinâmica pode ter como fonte dados que residam em uma lista do Excel, vários intervalos de consolidação de dados em planilhas criadas no mesmo aplicativo ou outra tabela dinâmica da mesma pasta de trabalho. Podem, ainda, estar em uma tabela ou arquivo criado em outro aplicativo ou em um sistema de gerenciamento de banco de dados, como SQL Server, Access, Oracle e Sybase. A vantagem é que é possível atualizar as informações de um relatório de tabela dinâmica sempre que forem feitas modificações na fonte dos dados.

Fontes Externas

Se você deseja criar uma tabela dinâmica com dados externos, utilize o Microsoft Query e os controladores de conectividade de banco de dados (ODBC — Open Database Connectivity) adequados e defina as fontes de dados que deseja utilizar.

PLANILHA ORIGINAL

Planilha original: dados dispostos em formato de listas

Vamos a um exemplo concreto. Criamos uma planilha de vendas composta de oito colunas e 120 registros de dados (linhas). Para gerarmos um relatório de tabela dinâmica a partir desses dados é necessário que eles estejam formatados como lista, com os títulos das colunas na primeira linha e as restantes contendo itens similares. É importante também não deixar nenhuma linha ou coluna em branco nesse intervalo de dados e remover todas as fórmulas de soma, subtotais e filtros da tabela. Para simplificar a atualização das informações no relatório, é recomendável também dar um nome para o intervalo de dados. Para fazer isso, selecione todo o intervalo de dados, abra a guia Fórmulas e clique em Definir Nomes. Digite o nome que julgar mais conveniente no campo correspondente e clique em OK.

CRIAÇÃO DA TABELA

Criação: o Excel mostra como os dados serão dispostos

Em seguida, abra a guia Inserir, clique no botão Tabela Dinâmica e selecione a opção Tabela Dinâmica novamente para abrir a caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica. Como estamos usando uma base de dados oriunda de uma planilha do Excel, vamos marcar o item Selecionar Uma Tabela ou Intervalo. Em seguida, você precisa definir qual é a tabela ou intervalo de dados que vai usar. Para não errar, pressione a tecla F3 e selecione o nome que deu para o intervalo de dados anteriormente — no exemplo, nomeamos esse intervalo como Vendas — e clique em OK para inseri-lo no campo Nome. Na mesma caixa de diálogo, defina também se quer criar o relatório em uma nova planilha ou em uma planilha existente e clique em OK. Optamos pela primeira possibilidade.

Definições: indique o intervalo e como será criada a tabela

Capriche na apresentação

Quando a Tabela Dinâmica é criada, duas novas guias surgem na tela e permanecem ativas enquanto a tabela dinâmica estiver selecionada. São as guias Opções e Design. Na primeira delas você encontra uma série de opções para ajustar as informações no seu relatório, atualizar a fonte de dados, classificar os dados apresentados, gerar gráfico dinâmico, incluir Campo Calculado, entre outras ações. A Guia Design, por sua vez, concentra ferramentas dedicadas ao aprimoramento visual, a apresentação ou o ocultamento de subtotais e totais, o layout e uma ampla galeria de formatos predefinidos. Se você não gostar de nenhum dos formatos prontos pode criar outros com a ajuda de um assistente. É só abrir a galeria Estilos de Tabela Dinâmica, selecionar Novo Estilo de Tabela Dinâmica e formatar os 26 elementos da tabela.

Estilos: se não gostar dos formatos prontos, crie um próprio

LAYOUT

O resultado é apresentado em uma nova planilha (Plan5, no exemplo). Observe que duas novas guias surgiram (Opções e Design) para facilitar o trabalho com a tabela dinâmica. Do lado esquerdo dessa planilha você encontra uma referência ao local onde a Tabela Dinâmica será apresentada, e do lado direito, em um painel de tarefas, a lista de campos da tabela dinâmica. Na parte superior desse painel de tarefas estão os campos da base de dados, que serão utilizados como chaves para o agrupamento das informações. Um pouco mais abaixo há quatro caixas que representam as quatro áreas da tabela dinâmica.

CAMPOS E ÁREAS

Campos: arraste os campos para as diferentes áreas

Para a área Filtro de Relatório você arrastará todos os campos sobre os quais não lhe interessem os detalhes no momento, mas que podem ser úteis posteriormente. Para a área Rótulos de Linha deve ser arrastado o campo do relatório que julgar relevante. Dica importante: evite iniciar o relatório com mais de um campo nesta área, pois isso poderá criar uma dificuldade inicial de interpretação do relatório. A área Rótulos de Coluna é similar à Rótulos de Linha. Nesse caso, é igualmente interessante que ela não inclua muitos campos para que o relatório não fique largo e de difícil entendimento. Por fim, na área Valores, devem ficar os campos que podem ser somados no relatório. Normalmente, são os campos com números. Você pode arrastar para essa área um campo com texto, mas, nesse caso, a tabela dinâmica apenas contará as ocorrências. No exemplo, arrastamos inicialmente o campo Serviço para Rótulos de Linhas, Faturamento para Valores e os demais campos para Filtro de Relatório. Para fazer essa distribuição dos campos, simplesmente clique sobre seu nome na parte superior do painel direito e, com o botão do mouse pressionado, arraste-o até a área desejada na parte de baixo.

Filtros de Relatório: explore os menus drop-down

Layout Clássico: campos movidos na própria tabela

PRIMEIROS TESTES

Seu Relatório de Tabela Dinâmica já está pronto para ser usado na área esquerda da tela do Excel com todas as informações resumidas e concentradas no modo solicitado. Observe os campos de quebra de página Data, Supervisor, Cliente, Cidade, Realizado e Previsto. Eles apresentam a mesma funcionalidade que os botões drop-down do AutoFiltro. Teste as opções disponíveis nesses menus para ver os resultados gerados na tabela dinâmica.

Você pode redefinir a distribuição dos campos na Tabela Dinâmica simplesmente arrastando os indicativos de campos, no painel de tarefas, no lado direito da tela, para outras áreas, invertendo as posições de linhas, colunas e páginas. Deste modo, pode obter visualizações diferentes com a mesma tabela dinâmica.

Caso queria alterar as posições dos campos diretamente na tabela dinâmica, alterne para o modo Layout Clássico de Tabela Dinâmica (Permite Arrastar Campos na Grade). Para habilitá-lo, clique com o botão direito do mouse sobre a Tabela Dinâmica, selecione Opções de Tabela Dinâmica, abra a guia Exibição da caixa de diálogo e marque o item.

NOVAS DEFINIÇÕES

Quer tentar um novo relatório com o layout clássico? Clique sobre o campo Supervisor, que está no canto superior esquerdo da planilha e arraste-o até o lado direito do campo Serviço. Ao soltar o botão esquerdo do mouse você terá o relatório reorganizado. Você pode experimentar o tipo de arranjo que desejar. A cada mudança, tem um novo relatório em mãos. Qualquer um dos campos da tabela dinâmica, exceto os campos definidos em Valores, pode ser trocado de posição entre as áreas de Filtro de Relatório, Rótulos de Linha e Rótulos de Coluna.

Vamos organizar outro tipo de relatório. Devolva os campos de Supervisor e Serviço para a área Filtro de Relatório. Traga para a área de Rótulos de Linha da Tabela dinâmica o campo Data. Podemos criar algumas visões de agrupamento de dados, mesmo aquelas que não estavam previstas na base de dados. Selecione qualquer célula do campo de Data, por exemplo, e na guia Opções, no grupo Agrupar, clique em Agrupar Seleção.

Agrupamento reúne dados de diferentes maneiras

DATAS E HORAS

O Excel detecta, automaticamente, que este é um campo data/hora e apresenta as opções de agrupamento na caixa de diálogo correspondente. Os itens de data ou de hora podem ser agrupados em uma tabela dinâmica em períodos específicos. O aplicativo seleciona os menores e maiores valores entre os itens, conforme indicado na parte superior da caixa. Você pode selecionar outros itens ou criar seus próprios intervalos se for necessário. Os itens selecionados devem estar em um formato de data ou hora válidos para o Excel. Na caixa Iniciar Em, defina o primeiro item desejado no grupo e, em Finalizar Em, o último item desejado no grupo (ou aceite as sugestões do programa).

Na caixa de listagem Por, selecione um ou mais períodos de tempo para os itens no grupo. Em Número de Dias, estabeleça o número de dias desejado em um intervalo (por exemplo, períodos de 10 dias). Esta opção, no entanto, estará disponível somente após a seleção da opção Dias na caixa de listagem Por. Em nosso exemplo, selecionamos o agrupamento Meses. Repita o procedimento, selecionando o agrupamento por Meses e Anos e observe a diferença. Para retirar o agrupamento realizado, selecione antes uma célula qualquer que tenha o indicativo de mês ou ano e, na guia Opções, no grupo Agrupar, clique no botão Desagrupar. Seu relatório volta a exibir os dados por data de venda e não mais agrupados.

Rearrange novamente a Tabela Dinâmica, de tal modo que o campo Supervisor seja levado para a área Rótulo de Linha e o Faturamento para Valores. Mantenha os demais campos em página. Se você quiser saber qual foi o supervisor que mais vendeu, selecione qualquer uma das células que tenha o resultado e clique no botão Classificar do Maior para o Menor (guia Opções, grupo Classificar) e observe o resultado.

Interatividade: a cada alteração um novo relatório

Hora de atualizar

Caso tenha virado o mês ou um novo negócio tenha sido fechado, você pode solicitar a atualização dos dados em relação à origem. Na guia Opções, no grupo Dados, clique no botão Atualizar. O único problema é saber como a tabela de origem foi nomeada para seu uso no relatório de tabela dinâmica.

Se novos dados tiverem sido inseridos na planilha, você terá de informar esses novos campos no nome do intervalo antes de pedir a atualização, caso tenha simplesmente dado um nome para a planilha de base sem definir que é um intervalo variável. Neste caso, abra a guia Fórmulas na planilha de origem, clique em Gerenciador de Nomes e, em seguida, no nome do intervalo e em Editar. Mude as referências de coluna ou linha que compõem o novo intervalo e clique em OK e em Fechar.

Se a tabela de base é alimentada constantemente, no entanto, essa solução é trabalhosa. O indicado é usar a função DESLOC na hora de nomear o intervalo. Dessa forma, a tabela é redimensionada automaticamente quando recebe novos registros. Leia mais sobre a função DESLOC nos tutoriais Não Digite, Escolha e De Olho no Trabalho.

CÁLCULO

Quando criamos a tabela dinâmica, a função ContNum foi aplicada nos dados de faturamento. Mas é possível alterar o tipo de cálculo para outra função, como Soma ou Média. Se quiser saber o total vendido por supervisor, por exemplo, selecione uma das células que contenha essa informação, clique com o botão direito do mouse e selecione Configurações do Campo de Valor. Na caixa de diálogo seguinte, na guia Resumir Por, selecione a função desejada — no caso, Soma. Clique no botão Formato do Número se quiser alterar a forma como eles serão apresentados — como moeda, por exemplo — e clique em OK.

Cálculo: altere a fórmula usada em campos de valores

CRIE CAMPOS CALCULADOS

Outro recurso disponível na tabela dinâmica é a criação de campos calculados. Um campo calculado é o resultado de uma operação que é feita com base nos valores de outros campos da tabela, por meio da aplicação de fórmulas. Normalmente, esse tipo de informação não está presente na base de dados e necessitamos dessa informação no relatório. No nosso caso, gostaríamos de apresentar o desempenho de vendas de cada supervisor, apresentando um resultado percentual de quanto cada um conseguiu cumprir de sua meta.

Na guia Opções, no grupo Ferramentas, clique no botão Fórmulas e, em seguida, na opção Campo Calculado para exibir a caixa de diálogo Inserir Campo Calculado. Dê um nome para o novo campo — Desempenho, por exemplo. No campo Fórmula, digite a seguinte expressão: =Realizado/Previsto. Para escrever a fórmula você pode utilizar o botão Inserir Campo para reduzir a possibilidade de erros. Clique no botão OK e observe o resultado. Você acabou de criar um campo que indica o desempenho de vendas (realizado contra o previsto). Formate este campo como porcentagem com duas casas decimais. Se quiser, retire depois o campo calculado Desempenho que acabou de criar. Basta arrastar a indicação de Desempenho da área de Valores do painel direito da tela para a lista de campos na parte de cima. Abordamos apenas alguns dos inúmeros recursos oferecidos pelo Excel para a geração de relatório de tabelas dinâmicas. Uma infinidade de outras possibilidades podem ser exploradas. Portanto, a dica é experimentar. Não se acanhe em clicar nos vários botões, redefinir a posições dos campos e explorar os comandos que estão à vista. Se não gostar do resultado, é só partir para uma nova configuração ou desfazer as mudanças realizadas com as opções Desfazer e Refazer. Não se esqueça de que os dados de origem continuam intactos.

Desempenho: campo criado na própria tabela dinâmica

Número: selecione o tipo que será exibido no campo calculado

Dinamismo nos gráficos

Os resultados exibidos em tabelas dinâmicas também podem ser apresentados graficamente. Para criar um gráfico dinâmico, abra a guia opções da planilha onde está criada a tabela dinâmica e selecione Gráfico Dinâmico. Na seqüência, escolha o tipo de gráfico mais conveniente para exibir os números que tem a apresentar e clique em OK. Assim como as tabelas dinâmicas, os gráficos dessa categoria são interativos, mudando de acordo com as alterações operadas no Painel Filtro de Tabela Dinâmica. A formatação do gráfico dinâmico é similar à de um gráfico convencional. Em outras palavras, é possível aplicar neles, inclusive, todos os novos efeitos 3D e de sombreamento.

Gráficos dinâmicos: interativos como as tabelas