Com o apoio da integradora gaúcha RCI, Unisinos amplia o uso de ferramentas de BI para gerir as finanças e as atividades educacionais.

Em tecnologia da informação, quem pára perde o bonde. Quando a Unisinos (Universidade do Vale do Rio dos Sinos), do Rio Grande do Sul, concluiu a implantação de um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning), em fevereiro do ano passado, já sabia que teria de ir adiante e investir na aquisição de uma ferramenta de BI (Business Intelligence) para lidar com a nova fonte de dados transacionais e com as necessidades de análise que demandava naquele momento. Mas qual caminho tomar: continuar com as soluções de Business Intelligence da Cognos que já possuía ou tentar algo totalmente diferente? Fiel à máxima em time que está ganhando não se mexe, a instituição gaúcha decidiu manter a aposta na Cognos e substituiu a solução Powerplay e Impromptu, usada de 1997 a 2005, pela dobradinha Powerplay e ReportNet.

A nova ferramenta ReportNet foi apresentada à universidade pela RCI, solution provider da Cognos em Porto Alegre e fornecedora de produtos e serviços de longa data para a Unisinos. "Mostramos à instituição essa evolução tecnológica, apresentamos todas as facilidades da ferramenta e indicamos como ela poderia aderir às necessidades da universidade", afirma Erbene Oliveira, diretora comercial da RCI. "Como o mercado de ensino passava por um momento de oferta maior que a demanda, com uma competição acirrada entre faculdades, os gestores perceberam o valor de obter informações mais relevantes para apoiar a tomada de decisões e conquistar novos alunos", diz Erbene. Além de implantar o ReportNet, a RCI presta serviços de suporte e treinamento no desenvolvimento de aplicações à universidade. "O processo de expansão foi tranqüilo porque a RCI trabalha com a Unisinos há muitos anos e conhece muito bem nosso negócio", afirma Aliomar Silva de Oliveira, gerente de TI da instituição.

A implementação da nova ferramenta de BI foi concluída em fevereiro deste ano. Conclusão, a rigor, não é o termo exato. Segundo Silva, da Unisinos, a instituição já colocou as soluções Powerplay e ReportNet à disposição de 100 gestores nas áreas de marketing, suprimentos, gestão do ensino, gestão financeira e RH. Até 2007, pretende usar os recursos da tecnologia em seu favor no processo de avaliação institucional conduzido pelo Ministério da Educação e outros órgãos do governo encarregados de acompanhar as atividades das universidades privadas. "Vamos monitorar variáveis ao longo do ano para sermos proativos. Queremos ter as informações à mão e antecipar as medidas necessárias para colocar a universidade em dia com o que está sendo exigido", afirma Silva.

IMPACTOS NA GESTÃO_Nas áreas em que já foi implantada, a solução expandida de Business Intelligence vem garantindo maior flexibilidade e agilidade na extração de relatórios gerenciais. "No Powerplay, tínhamos gráficos para analisar as informações, mas não conseguíamos relatórios mais minuciosos. Agora, continuamos a trabalhar com o Powerplay para obter dados consolidados e usamos o Report- Net para relatórios dinâmicos", diz Silva.

A combinação das duas ferramentas na gestão de ensino, por exemplo, possibilita a análise das tendências de procura para que a instituição ajuste a oferta de vagas à demanda, gerencie a alocação de professores e o espaço físico, analise o número de ingressos e saídas e acompanhe o desempenho dos alunos. Durante o período de matrículas, a análise e os ajustes na grade de horários e na oferta de disciplinas são feitos em tempo real. "Estamos particularmente preocupados com a concorrência de outras instituições da região. Pegamos informações dessas instituições que estão disponíveis na mídia, alimentamos nosso sistema de BI e consolidamos com nossos próprios dados para fecharmos um quadro mais exato dos movimentos do setor", afirma Silva

Na área econômico-financeira, uma das aplicações mais úteis de BI está relacionada ao monitoramento do fluxo de caixa e dos índices de inadimplência. Segundo Silva, o acompanhamento mensal ajuda na correção do limite orçamentário anual. "Esses dados consolidados pelas ferramentas de BI realimentam depois o sistema de ERP", diz. Além disso, os gestores conseguem confrontar, mês a mês, o orçamento com os gastos reais. Os profissionais de marketing da Unisinos, por sua vez, adotam BI como arma para conhecer mais a fundo o corpo discente. O departamento quer saber exatamente quem são os 30 mil alunos da instituição do ponto de vista socioeconômico e demográfico para percorrer o caminho inverso do que é feito hoje - buscar os interessados em vez de ficar esperando por eles.