SÃO PAULO - Monte uma planilha para calcular o número de horas trabalhadas no mês.

Se você é um profissional autônomo, ou contratado de uma empresa que cobra pela hora de serviço, então precisa controlar as horas trabalhadas, certo? Uma planilha pode ajudar bastante nessa tarefa. E, com o poder do Excel, calcular automaticamente o total de horas do mês fica muito fácil. Veja, a seguir, como montar um controle de horas trabalhadas.

1. CRIAÇÃO DO TÍTULO
Um bom começo para a nossa planilha é criar um título. Para isso, digite Planilha de horas, na célula A1. Depois, escolha o tamanho da letra (16) e centralize o título, selecionando as células de A1 a G1. No menu Formatar, selecione Células e, na aba Alinhamento, marque a opção Centro. Clique também em Mesclar células. Assim, as células de A1 a G1 serão tratadas como se fossem uma só.

2. MANHÃ E TARDE
Para ajudar no preenchimento da planilha, vamos criar também títulos para separar os horários de entrada da manhã e da tarde. A técnica é parecida com a do título da planilha, mas com algumas pequenas diferenças.

• Digitação e centralização: Digite o texto Manhã na célula C2 e Tarde, em E2. Selecione as células C2e D2. Vá ao menu Formatar e escolha a opção Células. Acesse a aba Alinhamento. Abra as opções em Horizontal e escolha Centro. Marque a opção Mesclar células. Clique em OK. Para o título Tarde, selecione agora as células E2 e F2. Repita a operação e pressione OK novamente.

• Mudança de fonte: Para facilitar a troca do tamanho da letra, vamos mudar a fonte dos títulos Manhã e Tarde em uma só tacada. Para isso, selecione as células de C2 a F2. Acesse as opções de configuração de tamanho, que ficam ao lado da escolha do tipo de fonte. Mude o valor para 12.

• Bordas: Para terminar, vamos adicionar bordas aos títulos Manhã e Tarde. Mantenha a seleção das células de C2 a F2, vá ao menu Formatar e selecione Células. Passe para a aba Borda. Clique nos botões Contorno e Interna. Note que o desenho na janela mostra como ficará a borda nas células.

3. CABEÇALHOS DOS DADOS
A próxima operação é criar os títulos para os dados da planilha. Além de digitá-los, devemos mudar o visual, para combinar com o restante da planilha.

• Digitação dos textos: Comece teclando os títulos. Para isso, vá à célula B3 e digite Data. Continue a digitação dos títulos nas células C3, D3, E3, F3 e G3. Respectivamente, os textos nessas células são Entrada, Saída, Entrada, Saída e Horas trabalhadas.

• Cor da fonte: Vamos colorir um pouco a planilha. Selecione todas as células de B3 a G3. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Passe, então, à aba Fonte. Mude, em Cor, a tonalidade para branco. Troque também a opção em Estilo da fonte para Negrito. Não clique ainda em OK.

• Bordas e fundo da célula: Para finalizar a formatação do cabeçalho de dados, vá à aba Borda e clique nos botões Contorno e Interna. Depois, passe para a aba Padrões. Escolha uma cor escura, como verde. Clique, então, em OK.

4. DIAS EM ORDEM
Nossa planilha vai mostrar 31 dias possíveis de trabalho. Mas, como essas datas podem não ser consecutivas, vamos usar a primeira coluna para criar uma numeração crescente e facilitar a organização dos dados. O próprio Excel vai nos ajudar a preencher os 31 números. Para isso, digite nas células A4, A5 e A6 os números 1, 2 e 3, respectivamente. Selecione essas células e clique no quadradinho preto. Com o botão esquerdo do mouse pressionado, arraste o ponteiro para baixo, até a célula A34. Solte, então, o botão do mouse.

5. COLUNA DE DATA
Vamos, agora, preparar as células que receberão as datas de cada período trabalhado. Precisamos, claro, formatar as células para exibir dia e mês corretamente.

• Formato de data: Para mudar a formatação para data, comece selecionando as células de B4 a B34. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Passe, então, para a aba Número. Em Categoria, selecione a opção Data. Agora, em Tipo, escolha o item 14-mar. Isso indica a forma como serão exibidas as datas.

• Borda: Para facilitar o preenchimento das datas na planilha, vamos acrescentar uma borda, separando cada uma das células. Passe para a aba Borda. Clique nos botões Contorno e Interna, criando linhas de separação entre as células das datas, tornando a planilha mais legível.

• Cor de fundo: Vá, então, para a aba Padrões. Escolha uma cor clara, que não atrapalhará o texto em preto. Um verde-claro é uma boa opção.

6. COLUNAS DE ENTRADA E SAÍDA
O próximo passo é formatar as células que receberão os horários de entrada e saída. É preciso converter o tipo de número usado nas células para horas e mudar os atributos visuais delas. Veja como fazer isso.

• Mudança de formato: Selecione as células de C4 a G4. Vá ao menu Formatar e selecione a opção Células. Passe para a aba Número. Na seção Categoria, clique em Hora. Finalmente, em tipo, selecione 13:30. Vamos digitar, para facilitar, horários no formato 24 horas. Assim, para 2 da tarde, você deverá digitar 14:00.

• Borda e cor de fundo: Para diferenciar melhor as linhas de cada dia, vamos acrescentar bordas entre elas. Para isso, na aba Borda, clique no botão Contorno e em Interna. Depois, na aba Padrões, troque a cor de fundo das células com os horários. Escolha um verde claro, por exemplo, e dê OK.

7. CÁLCULO DAS HORAS TRABALHADAS
Depois de criar as colunas de entrada e saída, é o momento de fazer o cálculo das horas trabalhadas para cada dia. Para isso, primeiro teremos de formatar as células da coluna para mostrar horas, depois criar uma fórmula para a primeira célula e copiá-la para as restantes.

• Formatação da coluna: Para mudar o formato de exibição para horas, selecione todas as células de G4 a G34. Acesse o menu Formatar e escolha a opção Células. Passe para a aba Número e clique, na seção Categoria, em Hora. Do lado direito da janela, na seção Tipo, selecione 13:30. Não clique em OK ainda.

• Cor de fundo e borda: Vamos diferenciar o cálculo das horas dos horários de entrada e saída com uma cor de fundo diferente. Passe para a aba Padrões e selecione uma cor clara, como amarelo. Vá, então, à aba Borda e clique no botão Contorno e também em Interna. Pressione OK.

• Primeira fórmula: Para preencher todas as células das horas trabalhadas, comecemos pela primeira. A fórmula é simples: a hora de saída menos a hora de entrada da manhã, somada com a mesma operação feita para a tarde. Digite, então, em G4, a fórmula =(D4–C4)+(F4–E4).

• Cópia para as outras células: Vamos, agora, copiar a fórmula para as outras células. Para isso, selecione G4, vá ao menu Editar e escolha a opção Copiar. Depois, selecione de G5 a G34. Volte ao menu Editar e escolha Colar.

8. NOME DAS PLANILHAS
No controle de horas trabalhadas, vamos usar duas planilhas em um mesmo arquivo. Uma com a tabela de horas (que acabamos de completar) e outra com os totais. Para facilitar a localização desses dados, vamos mudar os nomes-padrão do Excel para as planilhas. Na parte inferior da tela, clique no nome Plan1 com o botão direito do mouse e selecione Renomear. Digite, então, Horas. Clique com o botão direito em Plan2 e selecione novamente Renomear. Agora, tecle o texto Totais.

9. BLOCO DE TOTAIS
Vamos agora começar a segunda parte de nosso tutorial, que é fazer a planilha que mostra os totais de cada mês. Alterne para a planilha Totais, clicando em seu nome na parte inferior da tela.

• Título: Digite, na célula A1, o texto Planilha de horas – Totais. Mude o tamanho da letra (para 16) e clique no botão que traz a letra S sublinhada. Isso faz com que o texto passe a ser sublinhado. Depois, centralize o texto.

• Adereços visuais: Selecione agora todas as células de A1 a F6. Acesse o menu Formatar e escolha Células. Vá à aba Borda e clique o botão Contorno. Passe para a aba Padrões e escolha uma cor leve, como amarelo claro.

10. CABEÇALHOS DOS RESULTADOS
Para deixar nossa planilha mais organizada, vamos criar os títulos para as células que calcularão os totais do mês. Elas são quatro: Dias trabalhados, Horas trabalhadas, Valor por hora e Rendimentos. Digite Dias Trabalhados na célula B3, Horas Trabalhadas, na C3, Valor por hora, na D3 e Rendimentos, na E3.

11. DIAS TRABALHADOS
O cálculo do número de dias trabalhados é nossa primeira experiência acessando células de outra planilha. Primeiro, vamos formatar a célula e depois usar as janelas de auxílio na entrada de funções para selecionar as células da planilha Horas.

• Formatação: Para começar, vamos mexer no formato de número exibido na célula. Clique em B4. Vá ao menu Formatar e selecione célula. Passe para a aba Número e, na seção Categoria, selecione a opção Número. Abaixe o valor de casas decimais para 0.

• Acesso ao assistente: É hora de adicionar a função que somará os dias trabalhados no período. Para isso, selecione novamente a célula B4. Na barra de fórmulas, pressione o botão de Inserir função (com um fx desenhado). Note que a janela Inserir função aparece. Clique em CONTAR.NÚM (que conta as células preenchidas), na seção Selecione uma função e, depois, em OK.

• Argumentos: A janela Argumentos da função é interessante para evitar a digitação das células que serão usadas no cálculo. Clique no botão ao final do campo Núm1, para fazer a seleção das células das horas trabalhadas. Note que a janela de argumentos é reduzida a apenas o campo Núm1. Podemos agora clicar diretamente nas células que serão usadas na função.

• Acessando a planilha Horas: Para completar a função de cálculo de horas trabalhadas do período, só falta escolher as células correspondentes a cada dia de trabalho. Alterne para a planilha Horas, clicando no seu nome na parte inferior da tela. Selecione, como mouse, as células de B4 a B34. Pressione o botão à direita do campo único na janela Argumentos da função e em OK. Note que voltamos à planilha Totais.

12. SOMA DO MÊS
O total de horas trabalhadas no mês tem alguns truques especiais, que vão da exibição da soma até a seleção das células, que estão em outra planilha (a que chamamos de Horas).

• Formato: A soma do tempo trabalhado no mês pode passar de 24 horas. Só que a formatação-padrão de horas no Excel não mostra mais do que 24 horas. Vamos, então, fazer uma formatação personalizada. Clique na célula C4. Vá ao menu Formatar e selecione célula. Passe para a aba Número e, na seção Categoria, selecione Personalizado. Digite, em Tipo, o texto [h]:mm. Isso indica que o total de horas será exibido em números maiores que 23, incluindo os minutos.

• Acesso ao assistente: Chegou a hora de adicionar a função que somará as horas trabalhadas de todos os dias. Para isso, selecione novamente a célula C4. Clique, na barra de fórmulas, no botão de Inserir função (ele traz um fx desenhado). A janela Inserir função é aberta. Clique em SOMA, na seção Selecione uma função, e depois em OK.

• Argumentos: A janela Argumentos da função ajuda na entrada das células que serão usadas no cálculo. Clique no botão ao final do campo Núm1, para fazer a seleção das células das horas trabalhadas. Note que a janela de argumentos é reduzida a apenas o campo Núm1. Podemos agora clicar diretamente nas células que serão usadas na função.

• De volta à planilha Horas: O último passo para completar a função de cálculo de horas trabalhadas do período é escolher as células correspondentes a cada dia. Para isso, alterne para a planilha Horas, clicando em seu nome na parte inferior da tela. Selecione, com o mouse, as células de G4 a G34. Clique no botão à direita do campo único na janela Argumentos da função e, depois, em OK.

13. VALOR POR HORA
Vamos, agora, formatar a célula que vai receber o valor por hora (D4). Os valores serão expressos em moeda. Vale a pena diferenciar a célula do fundo do bloco de totais.

• Formatação: Para exibir os números do rendimento em moeda, clique na célula D4. Vá ao menu Formatar e selecione Célula. Depois, vá à aba Número. Na seção Categoria, escolha a opção Moeda.

• Borda e cor: Passe, agora, à aba Borda. Clique no botão Contorno, adicionando uma fronteira para nossa célula de valor por hora. Se quiser deixá-la com fundo branco, vá à aba Padrões e clique em Sem cores. Pressione o botão OK.

14. RENDIMENTOS DO PERÍODO
O próximo passo é completar os cálculos de nossa planilha. Devemos criar e formatar a célula que calcula os rendimentos do mês. Isso é feito, claro, usando o produto do número de horas trabalhadas pelo valor por hora. No entanto, o Excel guarda o total de horas, internamente, como o número de dias. Dessa forma, devemos primeiro multiplicar esse valor por 24.

• Formatação: Vamos trocar o tipo de dados da célula dos rendimentos para mostrar o número contido nela no formato de moeda. Para isso, clique na célula E4. Vá ao menu Formatar e selecione Células. Clique na aba Número. Em Categoria, marque a opção Moeda. Clique em OK.

• Fórmula do lucro: A seguir, vamos calcular os rendimentos. Cuidado! Não basta multiplicar o valor por hora pelo número de horas trabalhadas. Como já alertamos, o Excel guarda a soma de horas internamente como o número de dias. Assim, a fórmula correta é o produto descrito multiplicado por 24. Dessa forma, digite, em E4 a fórmula =C4*24*D4. O resultado do rendimento das horas trabalhadas no mês é esse.

15. A PLANILHA VIRA MODELO
Com nosso controle de horas trabalhadas terminado, podemos criar um modelo a partir dele. Dessa forma, é fácil gerar rapidamente vários controles, sem ter de mexer nos vários arquivos.

• Gravação: Dessa vez, não vamos gravar a planilha usando o botão na barra de ferramentas. A gravação do modelo é feita de forma diferente: vá ao menu Arquivo e selecione a opção Salvar como.

• Escolha do tipo: Agora, devemos mudar o tipodo arquivo a ser gravado. Abraas opções em Salvar comotipo. Localize o item Modeloe clique nele. Note que a pas-ta mostrada na seção Salvarem muda para uma denomi-nada Modelos. Para terminara gravação do modelo, bastadar um nome para ele. Emseguida, clique em Salvar.