Google Docs, Aprex e companhia entram para o dia-a-dia do trabalho

As constantes visitas a clientes e fóruns impossibilitavam o advogado Renato Lacerda Gonçalvez, sócio da ZLG Advogados, de gerenciar de forma eficaz seus e-mails, arquivos e agenda. A web 2.0 e as ferramentas de escritório online estão mudando esse cenário. “Hoje, posso ficar mais tempo na rua sem ter de voltar correndo para o escritório”, diz.

Quando Gonçalves começou a usar a versão gratuita do serviço brasileiro Aprex, há um ano e meio, a ferramenta substituiu o Outlook. Os contatos e a agenda passaram a ser acessados pela web, e Gonçalves acabou migrando para a versão paga. “Vejo tudo de qualquer lugar. Os funcionários também se adaptaram bem”, afirma. O caso de Gonçalvez mostra como a chegada dos escritórios online, com Aprex, Google Docs e Zoho entre seus representantes, abre um novo leque de possibilidades para profissionais autônomos e empresas, principalmente nas pequenas e médias. Com opções pagas ou gratuitas, os novos serviços dão acesso a recursos como processador de texto, planilha, apresentação, agenda, calendário e disco virtual, onde quer que o funcionário esteja. Silenciosamente, também vão substituindo o uso de clássicos como o pacote Office, que ainda não dá sinais de cair na web.

A GRIFE DO GOOGLE

De fato, uma das grandes sacadas dos escritórios online está em combinar duas das mais fortes características do trabalho no século 21: a colaboração

e o trabalho remoto. Nem sempre a iniciativa de usar ferramentas de compartilhamento parte das equipes de TI. Tanto nas pequenas empresas como em departamentos das grandes, muitas vezes são os funcionários que dão a largada. É uma planilha aqui, um documento ali. Nesse cenário, quem vem brilhando nas telas é o Google Docs, que tem um modelo de uso gratuito. Embora a ferramenta ainda perca pontos pela instabilidade — não

é raro ver apresentações, planilhas e textos congelando no monitor —, o uso vai crescendo rápido, inclusive no Brasil.

É o caso do diretor da consultoria financeira Prime, Luis Alcade Dias,

que aderiu ao Google Docs para salvar online planilhas eletrônicas de finanças, apresentações e documentos sobre a rentabilidade de fundos de investimento. Dias passa a maior parte do seu tempo na rua, atendendo clientes. “Não preciso mais ficar carregando um bolo de papel. Abro

as planilhas no Google Docs e faço as consultas com dados atualizados”, afirma. “Os documentos e contratos ficam todos arquivados no Google”, diz.

Com clientes em diversas cidades do país, Flávio Ferreira Segura, proprietário da fabricante de instrumentos musicais para iniciação infantil Maná, precisava encontrar uma solução barata para emitir a listagem de preços dos produtos para os distribuidores. “Todos os meses, tínhamos de atualizar as listas de preços e enviá-las para empresas espalhadas pelo Brasil, mas há cinco meses adotamos as planilhas do Google Docs. Agora, os distribuidores podem acessá-las sempre que precisarem”, diz.

Na corretora de seguros Porto Belo, o uso do Google Docs já é até mais intenso do que o do Word. “Todos os modelos de relatórios mensais que os corretores precisam preencher estão no escritório online. Nas visitas ou viagens para fechar contratos, eles simplesmente entram no sistema com uma senha e login”, diz o sócio James Piracelli. Segundo ele, a seguradora ganhou agilidade na emissão de relatórios e na atualização das apresentações.

ESCRITÓRIO NA FACULDADE

Até as salas de aula começam a se render aos escritórios online. Um exemplo é a Faculdade Impacta de Tecnologia, que aderiu ao Aprex em julho deste ano, sob a supervisão do professor José Luiz Moraes de Souza. “Formei um grupo de 40 alunos de graduação e três de pós-graduação para testar a ferramenta e identificar suas possibilidades no meio educacional. Eles compartilham arquivos, tiram dúvidas das tarefas, comentam no blog, checam calendários e descrevem as atividades do grupo, tudo remotamente”, afirma.

A Impacta vai preparar um relatório para a Aprex com as impressões do uso do escritório online na área acadêmica. “Nosso know-how científico vai servir para que eles façam adaptações para o meio educacional”, diz Souza.

Com recursos de calendário, contatos, tarefas, bloco de notas, blog, enquete, disco virtual e e-mail marketing, o brasileiro Aprex tem

hoje mais de 25 mil cadastrados, entre o serviço pago e o gratuito (as ferramentas são as mesmas; a diferença está no número de usuários disponíveis e no espaço no disco virtual). “Agora, estamos estudando a integração com ferramentas de comunicação entre grupos de trabalho, como VoIP, conferência e mensagens instantâneas”, diz Edson Romão, diretor comercial do Aprex e um dos criadores do hpG.

Marcelo Passos, gerente de projetos da desenvolvedora de software da nota fiscal eletrônica Softeam, usa o Aprex pago desde janeiro. “Acomodamos os aplicativos no disco virtual. Além de economizarmos com CDs, ganhamos agilidade nos processos”, diz. “Quando instalamos os aplicativos de nota fiscal em um novo cliente, o funcionário da Softeam só entra no sistema pela internet e baixa os programas. Não precisa levar nada”, afirma.